Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учитываем расходы на форменную одежду

16 декабря 2014 1310 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

Компания может выдавать сотрудникам специальную либо форменную одежду. Важно не путать эти понятия.

Разница вот в чем. Спецодежду выдают сотрудникам, которые трудятся во вредных или опасных условиях. Либо на работах с особыми температурными условиями или загрязнением. А вот форменная одежда не предназначена для защиты от вредных факторов. Она показывает, что человек представляет определенную компанию. Как правило, форменную одежду делают в единой цветовой гамме, с символикой организации.

Есть два способа, как компания может обеспечивать работников формой. Во-первых, предоставить брюки, рубашки и обувь во временное пользование. Во-вторых, передать одежду в собственность. Какой бы вариант вы ни выбрали, порядок выдачи форменной одежды закрепите во внутреннем документе компании. Пропишите в нем перечень должностей, для которых обязательно носить форму. Не забудьте про нормы выдачи одежды и срок носки. Еще укажите порядок выдачи и возврата формы.

Форменная одежда во временное пользование

Организация может предоставить форменную одежду в пользование сотрудникам. В этом случае право собственности на нее остается у компании. Сотрудники же могут носить ее только в течение рабочего времени. Увольняясь, они обязаны вернуть одежду. Это наиболее удобный и простой вариант в плане учета.

Как правило, форменная одежда стоит недорого. Да и срок носки у нее зачастую всего несколько месяцев. Поэтому форму учитывают в составе МПЗ. Соответственно, и все первичные документы по сути те же, что и при учете материалов. Например, передавая форму работнику, оформите требование-накладную или лимитно-заборную карту. Можете использовать как типовые формы (№ М-11 и № М-8), так и разработанные компанией.

Стоимость форменной одежды списывайте в расходы в тот момент, когда выдаете. И не забудьте организовать контроль за тем, как дальше будет использоваться форменная одежда. Для этого составьте ведомость учета. Или же откройте забалансовый счет «Форменная одежда, переданная в эксплуатацию».

Когда окончится срок носки формы, выдайте работнику новый комплект. При этом составьте акт о списании старой одежды.

При расчете налога на прибыль стоимость форменной одежды можно списать как материальные расходы в силу подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Затраты признавайте по аналогии с бухучетом – по мере того, как выдаете работникам форму.

Раз одежда остается в собственности компании, дохода у работника нет. Значит, и НДФЛ удерживать не нужно. И страховые взносы также не начисляйте.

Начислять НДС также не нужно, поскольку право собственности на одежду остается у компании. То есть никакой реализации не происходит. При этом входной НДС со стоимости формы поставьте к вычету по общим правилам.

Пример
В феврале ООО «Звезда» приобрело для продавца Разувановой О.Г. два комплекта форменной одежды на сумму 2360 руб. (в том числе НДС – 360 руб.). Срок носки каждого комплекта – шесть месяцев. Бухгалтер сделал следующие проводки:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– 2360 руб. – оплачена форменная одежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Форменная одежда» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – оприходована форменная одежда;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 360 руб. – отражен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 360 руб. – принят к вычету входной НДС.

1 марта один комплект передали сотруднице во временное пользование. В этот же день можно списать его стоимость при расчете налога на прибыль (1000 руб.). Проводка такая:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Форменная одежда»
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.

31 августа (по истечении шести месяцев) продавцу выдали новый комплект форменной одежды. В этот же день составили акт на списание старой формы. В учете выдачу нового комплекта бухгалтер отразил проводкой:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Форменная одежда»
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.

Также 31 августа бухгалтер спишет стоимость нового комплекта формы (1000 руб.) при расчете налога на прибыль.

Форменная одежда в постоянное пользование

Допустим, компания передает сотрудникам форму сразу в собственность. Возможно, за полную или частичную компенсацию. Или вообще бесплатно. В некоторых компаниях условие о компенсации прописывают в трудовом или коллективном договоре. Это уже считается перепродажей.

В этом случае форму учтите на специальном субсчете к счету 41. Типовой документ, в котором вы зафиксируете передачу одежды сотрудникам, в законодательстве не закреплен. Поэтому бланк вы можете разработать самостоятельно, соблюдая условия статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Например, это может быть акт.

Сумму компенсации можно удержать из зарплаты работника. Либо тот сам внесет наличные в кассу. В этом случае обязательно используйте ККТ.

Перечислим условия, при которых компания вообще может списать расходы на форменную одежду. Первое – законом предусмотрено, что работников компания обязана обеспечить формой. Вторая ситуация: руководство распорядилось выдать сотрудникам форменную одежду. Которая будет свидетельствовать о том, что человек является работником именно вашей компании. Тут обязательно пропишите в коллективном или трудовых договорах выдачу одежды. А дальше все зависит от того, компенсирует сотрудник расходы на форменную одежду или нет.

Если одежду вы выдаете бесплатно, то списать можно всю ее стоимость. Когда же сотрудник компенсирует хотя бы часть стоимости формы, действуйте так. Спишите в расходах на оплату труда только ту часть, которую не компенсировал работник. А оставшуюся сумму учтите как материальные расходы. Если человек оплачивает форму целиком, списывайте всю стоимость форменной одежды в составе материальных расходов. То есть по аналогии с тем, когда вы выдаете рубашки и брюки на время.

Все деньги, которые заплатил за форму работник, учтите как внереализационный доход. Делайте так независимо от того, по какой статье вы списали расходы.

Если вы выдали сотруднику форменную одежду бесплатно или за частичную компенсацию, то у него появляется доход в натуральной форме. С него удержите НДФЛ. Для расчета возьмите стоимость одежды с учетом НДС. Ну а когда работник платит за форму полную стоимость, НДФЛ рассчитывать не нужно.

Когда сотрудник полностью компенсировал организации затраты на одежду, страховые взносы платить не нужно. То же самое, если вы выдаете форму бесплатно (либо за частичную оплату) только в соответствии с требованиями закона.  А в остальных случаях взносы на обязательные виды страхования (в том числе от несчастных случаев) придется заплатить.

Независимо от того, компенсируют сотрудники стоимость одежды или нет, начислите НДС в момент выдачи. Дело в том, что такая операция является реализацией товаров. Налог рассчитайте с рыночной стоимости по ставке 18 процентов. А входной НДС, предъявленный поставщиком форменной одежды, примите к вычету.

Л. Самсонова,
генеральный директор «Фактор Групп»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка