Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Когда правомерен отказ в выдаче документов работнику?

22 декабря 2014 9816 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Даже такая, казалось бы безобидная, процедура, как выдача документов, связанных с работой, может стать в руках недобросовестного работника инструментом давления на работодателя.

Поскольку законодательство не регламентирует конкретный перечень документов, работник может потребовать предоставить ему обширный пакет бумаг, которые, так или иначе, относятся к его трудовой деятельности. Причем подготовка требуемого количества копий иногда в буквальном смысле может парализовать работу целого отдела. Отметим, что подобным образом работник может пытаться завладеть и конфиденциальной информацией, доступ к которой ограничен. Противостоять недобросовестным действиям работника вполне реально.

Судебная практика исходит из следующих принципов. Во-первых, запрашиваемые документы должны быть действительно связаны с работой работника, а не просто относится к внутренней деятельности компании. Во-вторых, если запрашиваемый документ содержит конфиденциальную информацию (в частности персональные данные других работников), то работодатель вправе ограничиться лишь выпиской из этого документа.

Документы, не связанные с работой сотрудника

Статья 62 ТК РФ содержит перечень документов, которые вправе запросить работник. К таким документам относятся: копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя.

Между тем, как отметил Верховный суд РФ в определении от 25.03.2010 № КАС10-108, перечень указанных документов является лишь примерным и исчерпывающим образом в законе не определен. Поэтому на практике между работодателями и работниками возникают споры относительно законности и обоснованности требований работников о предоставлении тех или иных документов.

Прежде всего, как работодателю, так и работнику, необходимо исходить из общего правила, согласно которому работник вправе запросить копии не всех документов, имеющихся у работодателя, а только тех документов, которые непосредственно связаны с его работой. Поэтому не будет считаться обоснованным запрос работника о предоставлении ему копий документов, непосредственно не связанных с его работой. Не редко работники запрашивают копии различных документов, связанных с хозяйственной и организационно-распорядительной деятельностью работодателя. К таким документам, в частности, относятся:

  • документы, подтверждающие доходы, расходы, результаты финансовой деятельности работодателя за определенный период;
  • документы, касающиеся реорганизации (реформирования) деятельности работодателя и (или) его структурных подразделений;
  • штатные расписания, табеля учета рабочего времени;
  • иные документы, оформляющие различные организационные решения работодателя по хозяйственным или организационно-административным вопросам или фиксирующие определенные факты хозяйственной или административной деятельности.

Как свидетельствует судебная практика, запрос копий таких документов является неправомерным в той части, в которой данные документы не связаны с работой конкретного работника.

Рассмотрим конкретный пример. Работник потребовал от работодателя предоставить ему расчетные листки по заработной плате, справки о доходах от рекламной деятельности, а также расчет от положенных, но не выплаченных премиальных. Работодатель отказался предоставить запрашиваемые документы, тогда работник обратился в суд. Суд признал незаконным только отказ в предоставлении расчетных листков. В отношении справок о доходах от рекламной деятельности суд указал, что данный документ не относится к профессиональной деятельности работника и не связан с его непосредственной работой.

Отказывая в удовлетворении требований о предоставлении расчета премиальных, подлежащих выплате согласно Положению о премировании труда, суд указал, что они носят взаимоисключающий характер и что работник вправе самостоятельно рассчитать размер премии на основании указанного Положения (апелляционное определение ВС Удмуртской Республики от 24.09.2012 по делу № 33-3004).

Аналогичные выводы содержатся и в определениях Московского городского суда от 13.07.2010 по делу № 4г/6-4500 и от 16.03.2011 по делу № 33-465 Таким образом, если документ не относится напрямую к трудовой деятельности самого работника, отказ в выдаче правомерен.

Злоупотребление правом на получение документов

Трудовой кодекс РФ не ставит обязанность работодателя предоставить работнику копии документов в зависимость от целей работника по использованию этих документов. Между тем иногда, получая запрос работника о предоставлении копий документов, в особенности если в запросе изложена просьба о предоставлении большого количества документов, вполне логично, что работодатель может задаться вопросом о необходимости работнику того или иного документа и о целях его последующего использования.

Следует отметить, что в судебной практике сложился неоднозначный подход к вопросу о необходимости обоснования работником практической надобности копии того или иного документа.

Некоторые суды придерживаются позиции, согласно которой право работника на запрос и получение документов о его работе распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. При этом цель получения документа работодателем выясняться не должна как не имеющая правового значения (определение Костромского областного суда от 01.12.2010 по делу № 33-1552; постановление президиума Московского областного суда от 08.02.2012 № 41 по делу № 44г-24/12; определения Санкт-Петербургского городского суда от 08.08.2012 по делу № 33-11320, от 29.10.2012 по делу № 33-15381).

Вместе с тем существует противоположная позиция, в соответствии с которой работодатель имеет право на отказ в выдаче документа, если отсутствует объективная необходимость в нем, сославшись на указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Согласно п. 1 данного документа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Данная позиция признается судами обоснованной. В частности, Московский областной суд отметил, что законодательством предусмотрена выдача работнику не любых документов, связанных с работой, а только тех, которые необходимы последнему для защиты законных прав и интересов (определение Московского областного суда от 02.08.2011 по делу № 33-17254).

В силу общих принципов правоприменения, нормы трудового законодательства подразумевают возможность получения любых необходимых работнику копий документов, связанных с его работой. Вместе с тем каждый конкретный запрос работника должен оцениваться с учетом всех фактических обстоятельств дела и с учетом принципа о недопустимости злоупотребления правом, в том числе, и со стороны работника.

В ряде случаев неконкретный запрос работника о «предоставлении всех документов, связанных с его трудовой деятельностью» или запрос о предоставлении большого объема документов может фактически на несколько дней парализовать работу соответствующего подразделения работодателя. При этом он не будет иметь под собой практической необходимости для работника. В связи с этим, если запрос работника о предоставлении копий документов неконкретен, полагаем возможным запросить у работника соответствующие уточнения.

При оценке запроса работника к каждому требованию необходимо подходить индивидуально и ориентироваться на существующую судебную практику, признающую некоторые действия работников по запросу копий документов злоупотреблением правом.

Так, например, в некоторых судебных решениях отмечается, что такими действиями признаются неоднократные запросы работника одних и тех же документов при том, что эти документы уже были получены работником. Злоупотреблением также считается и неуказание работником адреса, по которому следует направить почтовое отправление с подготовленными документами, и умышленное неполучение документов по почте (кассационное определение Сахалинского областного суда от 23.11.2010 по делу № 33-3073, определение Свердловского областного суда от 07.02.2012 по делу № 33-1341/2012).

Конфиденциальные и не относящиеся к работнику документы

При передаче работнику документов работодателю следует помнить и о необходимости соблюдения законодательства о защите конфиденциальной информации. Так, например, если копии документов, связанных с работой работника, которые он требует предоставить, содержат коммерческую тайну, полагаем, что прежде чем передать соответствующие копии документов, работодатель вправе потребовать выдачи расписки, подтверждающей, что работник предупрежден о конфиденциальности получаемой информации и об обязанности ее не разглашать.

Нельзя также забывать и о том, что для надлежащей защиты своей коммерческой тайны работодатель обязан принимать и другие меры по охране конфиденциальной информации. В частности, необходимо определить перечень видов информации, составляющей коммерческую тайну; наносить соответствующие грифы на материальные носители, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну и т. п. (ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

Особо следует обратить внимание на случаи, когда работником запрашиваются копии документов, содержащих конфиденциальную информацию, обладателем которой является не работодатель (или не только работодатель), а другое лицо. Такое возможно, когда речь, в частности, идет о персональных данных других работников и профессиональных видов тайн (врачебная, адвокатская и т. д.). При этом у работника отсутствует законный доступ к данным видам конфиденциальной информации.

Если запрашиваемый документ касается трудовой деятельности работника, но содержит указанную конфиденциальную информацию, то в таком случае полагаем возможным передать работнику только выписку из указанного документа в части, касающейся именно его трудовой деятельности. Если запрашиваемый документ не имеет отношения к работнику и при этом содержит конфиденциальную информацию, то отказ в выдаче такого документа со стороны работодателя признается правомерным (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012).

Служебная характеристика

Практика показывает, что часто возникают споры касательно выдачи работнику служебной характеристики. Запрос этого документа, как правило, осуществляется либо в момент прекращения трудовых отношений с работником, либо уже после расторжения трудового договора, когда работник не состоит в трудовых отношениях с работодателем.

Такой запрос является вполне законным и правомерным, поскольку норма ст. 62 ТК РФ в полной мере распространяется на работника и работодателя, которые уже не состоят в трудовых отношениях на момент запроса о предоставлении документов (см. определения Московского городского суда от 28.10.2010 по делу № 33-33920, Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410; апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598 и др.). Несмотря на выдвигаемые работодателями аргументы об отсутствии служебной характеристики в числе обязательных документов, которые оформляются работодателем в связи с наличием трудовых отношений и в рамках кадрового учета, следует все-таки согласиться с выводами судов о необходимости предоставления работнику служебной характеристики по его запросу.

Служебная характеристика на работника является документом, подтверждающим факт работы работника у определенного работодателя, то есть, по сути, справкой о работе, но составленной в более развернутом виде. Более того, спор о предоставлении характеристики приобретает еще большую актуальность в случаях, когда такая характеристика может объективно быть необходима работнику для поступления на работу в другую организацию. Часто при трудоустройстве требуется предоставить не просто справку с прежней работы, а развернутую характеристику с предыдущего места работы (например, для замещения некоторых должностей госслужбы).

В данном случае суды особо обращают внимание на то, что на основании ст.ст. 37 и 55 Конституции РФ получение характеристики от бывшего работодателя является одним из способов реализации и защиты права работника на труд (определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2012 по делу № 33-410, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 26.09.2012 по делу № 33-5598). Вместе с тем, как отмечается в судебных актах, за работодателем не закреплена обязанность предоставлять работнику исключительно положительную характеристику. И в случае спора о ее содержании каждой стороне спора, руководствуясь ст. 56 ГПК РФ, необходимо доказать основания своих требований или возражений.

Документы по дисциплинарному проступку

Как правило, в случае совершения работником дисциплинарного проступка, требующего сбора особых доказательств, исследования его сложности и иных обстоятельств, работодатели формируют комиссии и проводят полноценные служебные расследования, оформляя соответствующие акты и протоколы расследования. На практике такие документы содержат результаты исследования фактических обстоятельств совершенного проступка и их юридическую оценку, а также анализ предшествующей работы и поведения работника.

Одним из наиболее спорных и часто возникающих на практике вопросов является правомерность запроса работником документов, в которых отражены процесс и/или результат такого служебного расследования по вопросу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

Как следует из положений трудового законодательства (гл. 30 ТК РФ), при привлечении работника к дисциплинарной ответственности как таковое служебное расследование в его традиционном понимании (то есть с формированием комиссии) работодатель проводить не обязан. При этом в соответствии со ст. 193 ТК РФ единственным документом, с которым работодатель должен ознакомить работника по факту дисциплинарного проступка, является приказ о применении дисциплинарного взыскания. В связи с этим, полагаем, что документы, которыми оформляется процесс и (или) результат такого служебного расследования (за исключением вышеуказанного приказа о применении дисциплинарного взыскания), по общему правилу могут не передаваться работнику как не связанные непосредственно с его трудовой деятельностью.

Судебная практика подтверждает, что отказ работодателя в выдаче работнику таких документов является правомерным (определение Московского областного суда от 27.05.2010 по делу № 33-8537/2010). В свою очередь необходимо отметить, что в случае оспаривания работником в судебном порядке наложения дисциплинарного взыскания, данные документы с большой долей вероятности будут истребованы судом и/или работником, что повлечет возможность работника как участника судебного процесса ознакомиться с данными документами к (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ).

Резюмируя сказанное, отметим, что при поступлении от работника запроса о предоставлении документов имеет смысл выполнить следующие действия:

  • проанализировать запрос работника с точки зрения относимости запрашиваемых документов к конкретному работнику и конкретики запроса;
  • определить, содержит ли запрашиваемый документ конфиденциальную информацию (в том числе коммерческую тайну работодателя), не будут ли нарушены права третьих лиц (в том числе право на охрану и защиту персональных данных других работников) при передаче документа работнику, и осуществить соответствующие действия;
  • соблюсти установленный ст. 62 Трудового кодекса РФ 3-дневный срок выдачи документов работнику; а в случае принятия решения об отказе в выдаче документов при наличии обоснованной позиции такого отказа – аналогичный срок направления отказа работнику.

Также следует учитывать, что за неправомерный отказ в выдаче копий документов, запрашиваемых работником, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Важно!
Отказ в выдаче копии локального акта признается судами правомерным

Нередко между работодателями и работниками возникают споры по вопросу о правомерности предоставления работникам локальных нормативных актов работодателя. Следует отметить, что в настоящее время существует судебная практика, согласно которой отказ в выдаче работникам подобного рода документов работодателя признается правомерным (определения Липецкого областного суда от 04.05.2011 по делу № 33-1154/2011, Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328).

При толковании ст. 62 ТК РФ суды исходят из того, что на работодателе лежит обязанность предоставить лишь документы, содержащие персональную информацию о работнике, связанную с выполнением им конкретной трудовой функции у работодателя. Что касается локальных нормативных актов, то законодательство предусматривает обязанность работодателя только по ознакомлению с ними работников под роспись (ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Следует отметить, что данная позиция судов не является бесспорной, и при получении запроса от работника работодателю следует в каждом конкретном случае проанализировать, правомерен ли запрос о представлении копии того или иного локального нормативного акта. При этом в ряде случаев отказ в предоставлении таких актов может быть признан необоснованным (например, в случае если в качестве локального нормативного акта утверждена должностная инструкция работника, определяющая его трудовые обязанности).

П. Пчелкина,
юрист компании «Прайсвотерхаус Куперс Лигал СНГ Б.В.»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка