Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Система внутреннего контроля в организации

22 декабря 2014 1939 просмотров

Об авторе: Об авторе: закончил в 1980 году учетный факультет Казанского финансово-экономического института. Распределен в ПО «КАМАЗ», где прошел путь от бухгалтера до главного бухгалтера Литейного завода КАМАЗ (1986–1996 гг.) и главного бухгалтера ОАО «КАМАЗ» (1996–2007 гг.). В настоящее время бизнес-консультант. Ведет ряд своих проектов в области информационных технологий и ресурсосбережения. Заслуженный экономист РФ.  

С позиций главного бухгалтера система внутреннего контроля состоит из сотен элементов, некоторые из которых я постараюсь привести.

Куда смотреть

На любые падающие показатели, которые обязательно должны привлечь внимание. Если налицо факт ухудшения ситуации, то обязательно должен быть виновник, а также причина этого.  Исключений не бывает. Так, обнаружив, что у кого-то упали статистики любых показателей деятельности (объемы, рентабельность, выполнение графиков документооборота и т. п.), мы немедленно (в недельном цикле) проводили анализ причин, определяли состояние и составляли совместные мероприятия для улучшения ситуации по специальным формулам. При правильном их выполнении эффект всегда был положительным. 

На что смотреть

Добейтесь, чтобы все правила игры (законы, стратегии, политики, планы, инструкции, положения, программы, проекты, приказы, регламенты и т. п.), выполнение которых надо контролировать,  были изложены в письменном виде, а исполнители знали, что они должны их выполнять. Очень часто в организациях существуют так называемые негласные правила, «неписанные законы», и что гораздо хуже – не закрепленные письменно функциональные обязанности. И пока у каждого человека на его рабочем месте не будет изученной им папки с подбором всех нормативных документов, относящихся к его посту, то может возникнуть замешательство, а системно контролировать в организации будет зачастую нечего и незачем.

Прием и анализ отчетности, подписание документов

На каждом рабочем месте должны быть памятка, проверочный список и алгоритм действий в случае обнаружения отклонений от нормативов и стандартов. Все процессы можно отслеживать из хорошо построенной системы учета, нормирования и документооборота. При этом ни в коем случае не надо надеяться только на компетенцию, прозорливость и ответственность персонала. В должностные обязанности и в графики документооборота (ГДО) каждого бухгалтера надо включать контрольные процедуры и специальные формы по системе внутреннего контроля, в которых, в том числе, отмечать принятые меры по устранению обнаруженных нарушений.

Финансовое планирование (бюджетирование)

Организуйте систему анализа всего массива информации, получаемого при финансовом планировании, когда сопоставляются плановые и фактические данные, например, по прошлой неделе (месяцу, году), запрашиваются объяснения и составляются планы по доходам и расходам. Специалистам бухгалтерии, регулярно участвующим в детализированном финансовом планировании, лучше любых ревизоров становятся понятны любые процессы и действия персонала, отклоняющиеся от нормативных величин и регламентов, а также меры необходимого корректирующего воздействия.

Компьютерные дыры или цифровые помощники

Ограничьте доступ к компьютерным программам. Сделайте невозможным ее несанкционированное изменение. Для этого, например, можно привлечь несколько независимых программистов, которым поставить задачу по максимальному затруднению возможности несанкционированного изменения данных в компьютерной программе.

Кроме того, чтобы не быть беззащитным перед злонамеренным программистом или продвинутым пользователем, ваши регламенты должны содержать требования определенной и незамедлительной реакции в случаях изменения остатков на начало периода, на срабатывания многочисленных счетных проверок, дублирований и «защит от дурака», заложенных в программы и в должностные инструкции (регламенты). Наибольший эффект для системы внутреннего контроля дает процесс интеграции многих ранее отдельных программ в единую межфункциональную систему управления с обученными специалистами и многочисленными точками взаимно пересекающегося контроля.

Система обучения бухгалтеров и персонала других подразделений

Необходимо так обучить сотрудников, чтобы не нужно было тратить значительные ресурсы на контроль… их возможных ошибок. На столе у каждого работника должна находиться папка, в которую подшиваются все нормативные документы, для регламентации его деятельности и описания в подробностях специфики его работы. К каждому из этих документов готовится аттестационный лист,  по которому работник обязан пройти аттестацию. В результате такого обучения-аттестации обычно не только подтверждаются его знания и умения их правильно применять, но и выявляются, а затем устраняются многочисленные узкие места в деятельности организации.

Эффективные и нетрудоемкие методы обучения и контроля

Создайте систему по аттестациям и проверкам одних сотрудников другими. После совещаний или проверок - на конкретные рабочие места (в папки сотрудников) рассылались сотни писем с актуальной для сотрудников информацией и зачастую с аттестационными листами для обучения и аттестации персонала на знание этих данных и умение правильно их применять. Кроме того, шли письма-запросы с требованием документальной проверки определенных вопросов, а также отчета по проверке и принятым мерам.

Например, в одной из дочерних организаций нашли какое-либо нарушение. Принимается решение о проверке этой темы во всей системе учета корпорации, и во все бухгалтерии направляются либо запросы на проверку этой области, либо аттестационные материалы для аттестации на местах сотрудников, которые ведут соответствующий учет. Копии актов проверок и завершенных аттестационных листов должны направляться в Центральную бухгалтерию.

Создайте защиту от недобросовестных сотрудников - проверяющих и аттестующих. После анализа и контрольных проверок на правильность проведения таких проверок, аттестаций и достоверности отчетов по письмам-запросам, а также после показательного осуждения «попавшихся на халтуре», к таким инструментам внутреннего контроля стали относиться более ответственно и «конвейер» из сотен писем-запросов в год заработал с огромной эффективностью.

Инвентаризация

Не жалейте сил на организацию непрерывных (месячных) инвентаризаций. Чтобы ни случилось, но центральные инвентаризационные комиссии (ЦИК) должны активно работать в месячном режиме. Да, можно ограничиться и годовой инвентаризацией, однако у нас всем подразделениям и «дочкам» было определено проводить  месячные  инвентаризации – проверку не менее 10% всех активов и пассивов, с тем, чтобы за год охватить инвентаризациями не менее двух раз всю номенклатуру, а особо учитываемую номенклатуру – еще чаще. Плюс к этому ежемесячные выборочные инвентаризации, проводимые каждым бухгалтером, ведущим учет активов и пассивов. Плюс технология непрерывных инвентаризаций и текущие инвентаризации при смене материально ответственных лиц, хищениях, проверках функциональных служб и т. п.

Добейтесь, чтобы ЦИК возглавлял статусный, активный и небезразличный заместитель руководителя или сам руководитель, а члены всех инвентаризационных комиссий прошли бы неформальное обучение и аттестацию. Протоколы ЦИК приравнивались к приказам и были документами прямого действия. Обязательно мы включали все материалы и отчётность по месячным и иным инвентаризациям в графики документооборота (ГДО), за нарушение которых неотвратимо следовали наказания. Обязательный приказ по итогам инвентаризаций за месяц обычно содержал анализ инвентаризационной работы и мероприятия по недопущению причин, приведших к обнаруженным отклонениям.

Не допускайте бесхозного и ни за кем не закрепленного имущества. Вспомните, что нежилой, брошенный дом ветшает и разрушается гораздо быстрее, чем дом, в котором живут. Опыт показывает, что постоянное хозяйское внимание к наличию и сохранности активов (даже путем просто инвентаризаций) гораздо эффективнее разового годового внимания.

Проверочные списки

Пошаговые рекомендации по контролю оформите письменно. Вы наверняка в жизни писали проверочные списки, чтобы заранее составить план каких-либо действий и ничего не забыть и не упустить. Попробуйте распространить это успешное действие на систему внутреннего контроля в вашей организации. Например, вы на полчаса выходите на какой-либо участок в бухгалтерии и по заранее составленному проверочному списку задаете вопросы или проводите наблюдения. Затем вами записываются отклонения и предложенные корректирующие мероприятия или даются обязательные доброжелательные подтверждения в правильном ведении дел на этом участке.

Заставляйте всех  сотрудников составлять и работать по проверочным спискам. Например, выверенные проверочные списки могут применяться: при приеме отчетности, подготовке и проведении инвентаризации, внедрении автоматизированного учета, подготовке аттестаций, совещаний и т. д.

Создайте систему самопроверок и проверок чужими руками. Если вам надо проверить какую-либо деятельность, то составляется проверочный список, который может быть отправлен либо самому проверяемому или независимому исполнителю, с обязательной обратной связью с вами и/или с соответствующим органом управления. Временные затраты на этот инструмент внутреннего контроля зачастую составляют не более одного часа, однако его эффективность может многократно превысить многочисленные и многодневные комплексные ревизии.

Аудиторы – как внештатные работники

Запустите «игру», при которой внешние проверяющие служат укреплению системы внутреннего контроля, улучшения и совершенствования вашей организации.

Настройте себя и сотрудников, что вы получаете не ревизоров, а помощников и  дармовую рабочую силу для процедур контроля и вашего развития, а так же для  подтверждения вашей компетентности, не забывая при этом отстаивать интересы своей организации и соблюдать свою личную технику безопасности.

Стратегические партнеры

Создайте атмосферу стратегического партнерства в вопросах системы внутреннего и внешнего контроля. Очень важно собрать в одну команду руководителей и специалистов из различных подразделений и даже организаций, осуществляющих наиболее важные функции в системе внутреннего контроля, например, под эгидой комиссии по сохранности собственности или ЦИК.

Возможно,  в этом случае вам не придется отвечать на нелепые обвинения ВОХР и службы безопасности, мучительно заставлять технологов оперативно исправлять нормы расхода, оправдываться перед экономистами в невыполнении планов организации, отвлекаться на допросы в прокуратуре и в структурах МВД, ждать помощи от коммерческих и производственных подразделений, упрашивать специалистов в информационных технологиях и т. п. Без товарищеского межфункционального взаимодействия всех служб и их координации - создание действенной системы внутреннего контроля невозможно.

Постарайтесь обеспечить командный настрой на одну общую цель – сохранность и приумножение собственности. И чем больше в этом процессе будет партнерского общения, тем значительнее будут симпатии участников друг к другу, а это, в свою очередь, поможет сформировать их общее согласие (реальность) на то, как лучше совместно действовать для достижения этой цели.

Контроль − это не только поиск нарушений

Обеспечьте, чтобы система внутреннего контроля не забывала поощрять высокую компетентность, хорошее состояние дел и растущие статистики. Если не давать отрицательную оценку выявленным нарушениям и не поощрять хорошую работу, то в результате можно получить  хаос в управлении и всеобщее «не производство». Обязательно надо давать подтверждение продуктивным и компетентным специалистам и эффективным коллективам. Даже если у них и будут выявлены какие-либо нарушения, наказание за них должно быть намного мягче, чем у нарушителей с падающими статистиками.

Учетная политика

Закрепите в нормативных документах организации свои контрольные функции, их методологию и необходимые вам для этого права и полномочия, как, например, сделано в текстах из ниже приведенных выписок из Учетной Политики:

Разделяй и проверяй

В целях исключения преднамеренных или непреднамеренных ошибок и злоупотреблений при осуществлении хозяйственных операций производится закрепление функциональных обязанностей за отдельными работниками организации (подразделения) таким образом, чтобы ни один из этих работников не имел возможности осуществлять влияние или контроль всех операций или всех записей сделки.

Системы хозяйственного функционирования и оформления операций должны быть построены таким образом, чтобы работа отдельного лица не была зависима от работы другого лица либо служила проверкой его работы (например, кассир не имеет права оформлять кассовый ордер; функции отгрузки и выписки счета должны быть разделены и т. п.).

Необходимо производить разделение или закрепление функций за работниками, которые ранее не исполняли данные функции. В случаях, когда невозможно обеспечить обычное разделение функций, следует осуществлять альтернативные методы контроля, в том числе такие, как проверки определенных операций по запросу (поручению) главного бухгалтера или руководителя организации (подразделения).

Контроль на каждом участке работы

В организациях (подразделениях) главный бухгалтер отвечает за проведение контрольных процедур, в том числе за организацию и проведение ревизий, целевых, сквозных и иных проверок в подразделениях, за организацию контроля относительно устранений нарушений, а так же отклонений в области учета, экономики, финансов и сохранности собственности.

Каждый работник бухгалтерии организации (подразделения) на закрепленном за ним участке работы выполняет функцию контроля в области учета, экономики, финансов и сохранности собственности, а также осуществляет контроль соблюдения законодательства, нормативных актов своих организаций (подразделений).

Работники бухгалтерии ежемесячно должны осуществлять проверки в службах, представляющих первичные документы и информацию для формирования бухгалтерских регистров, оформлять акты проверок, готовить и контролировать мероприятия по устранению выявленных недостатков.

Контроль деятельности подразделений и дочерних организаций осуществляется:

  • через инструменты финансовой политики путем утверждения и контроля исполнения бизнес-планов, бюджетов доходов и расходов, ПДДС, прогнозных балансов, показателей деятельности центров финансовой ответственности, анализа и принятия мер по итогам их выполнения;
  • через делегирование в органы управления организаций (в том числе в ревизионную комиссию) своих представителей;
  • путем проведения специалистами основной организации мониторинга показателей финансово-хозяйственной деятельности дочерних организаций;
  • путем использования документов и (или) совместной работы с внешними контролирующими органами, в том числе с внешним аудитором;
  • путем подготовки и проведения совещаний по различным направлениям деятельности организаций, оформления протоколов совещаний и разработки мероприятий по выявленным отклонениям;
  • путем проведения подразделениями (в соответствии с их полномочиями) комплексных ревизий, целевых и сквозных проверок деятельности организаций.

Будьте причиной, а не следствием

Система внутреннего контроля должна быть частью общей системы управления организацией основателя вашего бизнеса. Её полноценное построение невозможно без обеспечения функции бухгалтерии - по сохранности и приумножению активов. Если же по отношению к этой задаче бухгалтерия не будет занимать активную позицию, а иногда и заглавную роль в обеспечении системы внутреннего контроля организации, то у неё есть реальный риск стать «следствием чужих игр», «козлом отпущения» и объектом для постоянных  проверок. Лучше уж быть причиной, а не следствием.

Е.Гольдфайн, 
заслуженный экономист РФ,
главный бухгалтер ОАО «КАМАЗ» (1996 - 2007 гг.)


Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка