Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Штатное расписание, к которому ни у кого не будет претензий

26 декабря 2014 2126 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

Зачем вести штатное расписание

Многие компании штатное расписание не воспринимают как обязательный документ. То есть либо у них вообще штатки нет, либо ее толком не ведут. Руки всем развязал Трудовой кодекс: там нет ни единой статьи, которая бы четко предписывала составлять штатное расписание.

Однако кто хоть раз оформлял трудовой договор, знает, что в нем трудовую функцию работника нужно указывать в соответствии со штатным расписанием. Об этом – статья 57 ТК РФ. А значит, предполагается, что такой документ в организации все-таки должен быть.

Штатное расписание обязательно потребуют трудовые инспекторы при проверке. И если документа не будет, то ждите штрафа. Ответственному сотруднику придется заплатить от 1000 до 5000 руб. А компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Или могут приостановить деятельность организации до 90 суток.

Кроме трудовиков документ запросят ревизоры ФСС и ПФР, отслеживающие правильность начисления страховых взносов и данные о стаже работников. Не исключено, что и налоговикам понадобится штатка, чтобы при выездной проверке проконтролировать выплаты персоналу.

Так что организациям, которые еще не ввели у себя штатное расписание, рекомендуется это сделать. В конце концов штатное расписание – единственный документ, который четко и понятно показывает организационную структуру компании. А также в нем отражен перечень должностей и количество сотрудников по каждой из них в конкретном подразделении.

Составлять штатное расписание в идеале должен экономист по труду. Ведь именно в его функционал Квалификационный справочник должностей (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) включил такую обязанность. Если такой должности в компании нет, документ может быть составлен и кадровиком, и бухгалтером (находятся в одинаковом положении). В этой ситуации имеет смысл  издать приказ и зафиксировать обязанности по составлению штатного расписания в должностной инструкции. Либо в трудовом договоре, заключив дополнительное соглашение.

Знакомить ли со штатным расписанием нового работника

Будущий сотрудник, когда устраивается на работу, подписывает трудовой договор. А в этом документе и так в полной мере оговорены условия работы. К тому же должность свою новичок знает, в какой отдел идет в курсе, зарплату ему озвучили, с руководителем познакомили. Казалось бы, ничего нового штатное расписание человеку не расскажет. Тогда зачем с ним ознакомлять? Да еще и под подпись.

К слову, ответственных за ведение штатного расписания здесь пугает даже не сама бумажная волокита. Они элементарно не хотят показывать новичку уровень зарплаты по компании в целом и раскрывать доходы его непосредственных коллег! И такое опасение вполне обоснованно. Ведь в этом случае кадровик или бухгалтер прямо нарушает закон о защите персональных данных (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Тем не менее при приеме на работу сотрудника нужно обязательно ознакомить со всеми локальными нормативными актами, которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое правило вполне однозначно сформулировано в части 3 статьи 68 ТК РФ. А чиновники из Роструда убеждены: штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, в котором фиксируют разделение труда между работниками и условия оплаты (письмо от 22 марта 2012 г. № 428-6-1).

Однако с такой позицией чиновников можно и поспорить. Немало экспертов считают, что штатное расписание нельзя относить к локальным нормативным актам. Ведь в статьях 5 и 8 ТК РФ, по сути, сказано следующее: локальные нормативные акты должны содержать нормы трудового права. А штатное расписание – это упорядоченная таблица со сведениями и ничего более.

Так что ознакомлять работников со штатным расписанием или нет, решайте самостоятельно. Но будьте готовы обосновать свою точку зрения инспекторам.

Впрочем, безопасный выход из положения все-таки есть. Не показывайте новому работнику штатное расписание полностью. Сделайте выписку только тех сведений, которые касаются конкретно его. И ознакомьте человека с содержанием документа в таком виде. Тогда вам не придется подавать штатное расписание и при этом стикерами или рукой прикрывать секретные графы.

Как правильно штатное расписание заполнять

Название должностей и профессий. Заполнять эту графу штатки лучше в соответствии со списком признанных должностей. Воспользуйтесь Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367) или Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Конечно, несмотря на то, что оба эти списка периодически обновляются, за реальной жизнью они все равно не поспевают. Увы, многих современных профессий там нет. Взять хотя бы офис-менеджера или исполнительного директора. Впрочем, если вы укажете в штатном расписании, трудовом договоре и книжке должность известную, но классификатором не предусмотренную, серьезных последствий не будет. Разве что организация, которая будет проводить аттестацию рабочих мест, потребует привести все должности в соответствие с классификатором.

Гораздо более важно соблюдать другое правило: все должности и в трудовой книжке, и в договоре, и в штатном расписании должны быть прописаны только на русском языке. Такой порядок установлен статьей 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1.

Поэтому, даже если HR-менеджер, web-дизайнер или SEO-оптимизатор желают, чтобы вы указали их профессию исключительно в англоязычном варианте, предупредите их о возможных рисках. Ведь такую на первый взгляд мелочь сотрудники Пенсионного фонда не пропустят. Не известно, как будет в перспективе, но сегодня, если бы они обратились в ПФР за назначением пенсии, им прямым текстом сказали бы: переводом не занимаемся.

На практике был случай, когда девушке, подсчитывая пенсию по инвалидности, не зачли в общий стаж время, пока она трудилась на должности секретаря в приемной. И все потому, что в трудовой книжке значилось: «принята на должность секретаря на reception». Так что либо по смыслу переводите иноязычное название, либо указывайте должность, как слышите, но русскими буквами. В нашем примере это будет выглядеть так: «принята на должность секретаря на ресепшен».

Ну и, конечно же, не забывайте следующий момент. Допустим, должность работника предполагает, что ему предоставят определенные льготы или же в чем-то должны будут ограничить. Тогда наименование его профессии должно соответствовать наименованию и требованиям, указанным в квалификационных справочниках ( ст. 57 ТК РФ). В противном случае права на компенсацию не будет.

Наименование структурного подразделения. Эту графу оформляйте по тому же принципу, что и предыдущую. Используйте только общепринятые понятия и определения. Малопонятные и иностранные термины – под запретом. Ведь в отдельных случаях от наименования отдела также будет зависеть, предоставят вашим работникам причитающиеся привилегии или нет. К примеру, при назначении льготной пенсии работникам компании с вредными или опасными условиями труда.

Вилка окладов. Казалось бы, ну что такого запрещенного делает работодатель, когда нанимает нового сотрудника и устанавливает ему зарплату ниже, чем у остальных на этой должности. Его все равно некоторое время придется обучать, ждать, пока человек окончательно освоится на новом месте и начнет показывать хороший результат. Не совсем справедливо платить ему такие же деньги, как и опытным сотрудникам. И не важно, что люди при этом занимают одинаковую должность, производительность ведь все равно у всех разная.

Но вот трудовые инспекторы думают иначе и не разрешают в штатном расписании устанавливать разную зарплату на одинаковых должностях. Ведь в этом случае налицо дискриминация прав работников в вопросе оплаты труда.

Чтобы выйти из тупика, рекомендуется несколько вариантов. Первый: вы можете установить категории для должностей работников: инженер 1-й категории и т. д. Правда, для этого в должностных инструкциях нужно четко прописать обязанности того или иного специалиста. Да так ,чтобы было видно: вы предъявляете разные требования к образованию, опыту работы и прочим составляющим.

Кроме того, понадобится проводить аттестацию работников по разным категориям, правила которой должны быть прописаны в локальном нормативном акте. Каждого работника, которого касается аттестация, нужно ознакомить с этим документом под подпись. Затем в штатном расписании покажите несколько единиц с разными должностями и отличными окладами, соответствующими разным категориям.

Если не хотите проводить аттестацию, рекомендется второй вариант – складывайте название должности из частей. Например, так: младший, старший, ведущий и главный бухгалтер. При этом не забывайте, что обязанности работников должны различаться. Поэтому нужно закрепить в должностной инструкции конкретный перечень трудовых функций.

И последний вариант: можно установить индивидуальные надбавки. То есть оклад у сотрудников на одинаковой должности будет равный. А все остальные суммы конкретным работникам, которых вы хотите материально поощрять, оформите в виде надбавок. Только вот все критерии для прибавок четко пропишите в локальном нормативном акте. А размер надбавки укажите в трудовом договоре.

Л. Французова,
эксперт в области трудового права

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка