Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

14 января 2015 256 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Для чего внутренний контроль в кадровой службе

По своей сути внутренний контроль (аудит) – независимая от внешнего влияния деятельность организации по проверке и оценке своей работы, проводимая в собственных интересах.

К основным задачам внутреннего аудита работы кадровой службы можно отнести контроль за (ст. 21, 22 ТК РФ):

– соблюдением в компании законодательства, локальных актов, коллективного и трудовых договоров;
– исполнением приказов и распоряжений руководителя организации;
– соответствием осуществляемых операций регламентам и полномочиям сотрудников;
– своевременностью подготовки достоверной отчетности.

А также предотвращение ошибок и искажений в документах; изучение причин нарушений в кадровой деятельности, принятие мер к их устранению, своевременное возмещение причиненного ущерба и изучение опыта применения в организации действующих инструкций и иных локальных актов для того, чтобы их усовершенствовать.

Если в ходе проверки будут выявлены недостатки, которые являются несущественным нарушением трудового законодательства, можно отправить виновных сотрудников на курсы повышения квалификации

Как организовать кадровый контроль

В зависимости от организационной формы и размера компании обязанность по осуществлению внутреннего кадрового контроля может быть возложена либо на конкретного сотрудника: аудитора, юриста, кадровика и т. п., обладающего необходимыми знаниями и опытом для проведения проверок и переведенного на должность контролера, либо на созданную для этих целей службу или отдел. Решение о создании такого подразделения принимается руководителем организации и, как правило, оформляется приказом.

Порядок проведения внутреннего кадрового контроля в компании должен быть утвержден локальным актом, например, соответствующим положением. Законодателем не установлено особых требований к этому документу, поэтому работодателю нужно самостоятельно решить, как его разработать и утвердить (ст. 8 ТК РФ).

В положении можно прописать цели и задачи контроля, перечни обязательных для изучения документов, формы и способы проведения контроля и т. д. Важно указать, кому подчиняется новое подразделение, с какими отделами взаимодействует. Также целесообразно описать права и обязанности сотрудников, проводящих внутренний аудит.

Что нужно контролировать

При определении того, какие составляющие кадрового документооборота нужно проверить, важную роль имеют такие показатели и характеристики, как:
– численность персонала в компании;
– количество структурных подразделений;
– количество работников, обучающихся без отрыва от производства;
– количество внешних и внутренних совместителей;
– режим работы организации (сменность, работа в ночное время, сверхурочные, работа в выходные);
– количество командировок;
– необходимость предоставления льгот работающим родителям малолетних детей, инвалидам, пенсионерам и много других.

По сути своей каждая процедура и этап деятельности кадровой службы должны попасть под внутренний контроль. Для этого по всем этапам документооборота можно прописать процедуру проверки. При этом в первую очередь нужно проверить порядок:
– приема, перевода и увольнения работников;
– предоставления сотрудникам отпусков;
– направления работников в командировки;
– учета рабочего времени и т. д.

Например, проверяя то, как оформляется прием на работу, нужно определить, соответствует ли процедура требованиям действующего законодательства. Прежде всего при аудите порядка оформления приема сотрудников на работу нужно обратить внимание на следующее:
– представил ли соискатель документы, необходимые для заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ);
– был ли работник ознакомлен с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ);
– был ли заключен трудовой договор с работником в письменной форме и в какой срок (ст. 67 ТК РФ);
– какие сведения и условия включены в трудовой договор, выдан ли работнику на руки его экземпляр (ст. 57, 58, 67, 136 ТК РФ);
– издан ли приказ о приеме на работу, соответствует ли его форма утвержденной в компании, а содержание – условиям трудового договора (ст. 67 ТК РФ);
– оформлена ли на работника трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ), внесены ли сведения о ней в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Постановления о трудовых книжках № 225);
– оформлена ли на работника личная карточка, ознакомлен ли он с записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке (п. 12 Положения о трудовых книжках № 225);
– проведен ли с работником инструктаж по охране труда и в необходимых случаях обучение (ст. 212 ТК РФ) и т. д.

Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего кадрового контроля в компании, должны также рассматривать материалы проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.

Важен не просто контроль оформления уже произошедших событий, а именно выявление, анализ и устранение рисков, которые возникают при оформлении кадровых документов.

Как оформить результаты проверки

По результатам проведенного мероприятия нужно составить акт. В нем следует отразить размеры причиненного ущерба или другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц, описание необходимых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе контроля, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.

При включении в акт недостатков, нарушений и злоупотреблений стоит указать, какие нормативно-правовые акты нарушены и какие подлинные документы могут подтвердить достоверность сделанных в акте записей.

Чтобы выяснить, кто несет ответственность за определенные направления работы, нужно изучить внутренние документы: положения о подразделениях, регламенты взаимодействия, должностные инструкции, положения о документообороте, приказы, доверенности и т. п.

Работники, допустившие недостатки, искажения и нарушения, обязаны в письменной форме представить руководителю компании объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля (ст. 193 ТК РФ).

Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры. После нужно составить план мероприятий по устранению выявленных недостатков, в котором указать ответственных за их устранение, сроки выполнения, и утвердить его приказом работодателя. Работников, отвественных за выполнение приказа, нужно обязательно ознакомить с ним под роспись.

Какова ответственность внутренних аудиторов

Служба кадрового контроля отвечает за оценку принятых мер по устранению нарушений, обнаруженных в ходе проверок, и по повышению эффективности деятельности кадровой службы.

При этом сотрудники, ответственные за проведение внутреннего кадрового контроля, должны нести ответственность за (ст. 21, 192 ТК РФ):
– искажение результатов проведенных ими проверок;
– разглашение профессиональной тайны, а также персональных данных работников, о которых им стало известно в ходе проверки;
– несоблюдение конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну организации, которая была предоставлена им или стала известна в связи с выполнением ими служебных обязанностей;
– обеспечение сохранности и возврата полученных документов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 18:00 Форма трудового договора – 2017
Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка