Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Как через интернет вернуть деньги за лечение, учебу и квартиру

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№4

Управление оборотными средствами

14 января 2015 155 просмотров

Об авторе: Об авторе: закончил в 1980 году учетный факультет Казанского финансово-экономического института. Распределен в ПО «КАМАЗ», где прошел путь от бухгалтера до главного бухгалтера Литейного завода КАМАЗ (1986–1996 гг.) и главного бухгалтера ОАО «КАМАЗ» (1996–2007 гг.). В настоящее время бизнес-консультант. Ведет ряд своих проектов в области информационных технологий и ресурсосбережения. Заслуженный экономист РФ.  

Система управления оборотными средствами должна не только нацелить персонал на бережное и рациональное использование финансов, но и обеспечить оптимальное выделение ресурсов для бесперебойной работы производства, увеличения продаж и сохранения доверия партнеров как к надежной и платежеспособной организации.

Задача была в том, чтобы ограничить закупку запасов до величин, необходимых для производства и продаж продукции, уменьшить размер дебиторской задолженности (ДЗ) до уровня, оптимального для продавцов и снабженцев, и увеличить размер непросроченной кредиторской задолженности (КЗ) с целью уменьшения дефицита финансовых средств организации.

Технология системы управления оборотными средствами

Я решил применить для этого проекта административную технологию управления, которая предполагает построение организации (проекта) на базе организующей схемы из семи частей (отделений). Обычно ее описание начинается не по порядку, а с седьмого отделения,  где условно должны быть представлены органы управления, призванные обеспечивать реализацию стратегии и политики организации.

Утверждение органов управления оборотными средствами

В нашем случае приказами были созданы три комиссии: по управлению запасами, по управлению дебиторской задолженностью, по управлению кредиторской задолженностью. В приказах кроме состава и полномочий комиссий определялись ответственные подразделения, утверждались политика в области каждого из видов оборотных средств и принципы  нормирования.

Политика и стратегия по работе с оборотными средствами

Возможно, политика вашей организации требует больших запасов материальных ресурсов для обеспечения надежности производства и/или снижения цен при закупках крупными партиями. А может быть, наоборот, необходима максимальная оборачиваемость всех ресурсов?

Продажа вашей продукции – предусматривает ли отсрочку платежа и насколько жестко предполагается вести себя с «просроченными» дебиторами?

Какова политика в отношении кредиторской задолженности? Можно ли с кредиторами вести себя высокомерно или важен имидж предприятия как платежеспособного и надежного плательщика?

Все эти «политики» должны попасть в документы по системе управления оборотными средствами и вылиться в инструкции и нормативы для конкретных исполнителей.

Оперативный контроль и разработка методик

В нашей организации за бухгалтерией была закреплена функция по ежеквартальной подготовке проектов трех приказов: по запасам, по дебиторской и по кредиторской задолженностям. В приказах был подробный анализ  состояния и динамики оборотных средств, принципы управления ими, оценка виновных в нарушениях,  утвержденные нормативы и планы на следующий квартал, а так же утвержденные и скорректированные нормативные документы по системе управления оборотными средствами. При этом ответственность самой бухгалтерии заключалась в методологическом руководстве, контроле и выполнении пунктов утвержденных графиков документооборота (ГДО).

Персонал проекта

Добейтесь письменного назначения ответственных за каждый вид оборотных средств (по запасам, ДЗ и КЗ).  Например, у нас в корпорации каждое подразделение снабжения отвечало за свою номенклатуру материальных ценностей, где бы они ни находились. Кроме того, за управление теми же материальными ценностями отвечали следующие за ними по производственной цепочке руководители, вплоть до материально ответственных лиц.

За дебиторскую и кредиторскую задолженность отвечали подразделения  и сотрудники, которые курировали договоры с дебиторами и кредиторами, а также дополнительно к ним юристы, финансисты, служба безопасности и т.п.  За расчеты нормативов по оборотным средствам  отвечали технологи, экономисты, финансисты, коммерсанты и т.п.

Главное все это необходимо делать под жесточайшим контролем и так, чтобы  ни у кого не возникло искушения  возложить на других, в том числе на бухгалтерию,   свою ответственность за оборачиваемость, соблюдение нормативов, проблемы с финансами и др.

Если ваша организация крупная и имеет несколько подразделений, отвечающих за работу с оборотными средствами, то в каждом подразделении необходимо назначить, отдельно обучить и аттестовать конкретного сотрудника по этим функциям. Важно, чтобы существенная часть его переменной заработной платы зависела от соблюдения графиков документооборота (в том числе и в недельном режиме) и выполнения показателей по этому участку работы.

Не забудьте организовать включение индикативных показателей по работе с оборотными средствами в системы оплаты труда всех причастных подразделений и сотрудников. Ничего так не дисциплинирует и не придает важности порученному делу, как хорошо простроенная и справедливая система оплаты труда, которая обеспечивает «наказание виновных и поощрение причастных». Если вашей организации необходимо развитие и оптимальное обеспечение ресурсами, то не стесняйтесь пользоваться и этим инструментом.

Обеспечьте, чтобы все участники системы управления были известны, попали в общедоступную компьютерную базу данных, на организующую схему и в подробнейшие графики документооборота (ГДО).

Организуйте разработку и выполнение системы постоянных совещаний по различным направлениям и номенклатуре оборотных средств, участие в которых должно быть строго обязательным. Все очень просто. Участники  обучены и постоянно координируются, персонал знает их и знает, к кому по какому вопросу и когда надо обращаться. Все письменные коммуникации  зафиксированы в ГДО и контролируются.             

Организуйте вывешивание данных о состоянии и движении различных видов оборотных средств (в графической форме) на рабочих местах участников проекта и руководства. Графики наглядно должны показать динамику основных показателей, закрепленных за участниками системы, выявить отклонения от нормативных величин, уловить тенденции и общий тренд движения оборотных средств, дать мгновенную оценку работе ответственного.

Услуги и информацию  тем, кто принимает решения

Уточните, кто из руководителей и специалистов всех уровней отвечает и принимает решения относительно оборотных средств, и выясните, какие услуги и информация им для этого нужны. Составьте по каждому ответственному ГДО. Управлять оборотными средствами невозможно, если у ответственных нет соответствующих инструментов и компетентных помощников.

При необходимости частично перестройте систему документооборота и учета оборотных средств, а также направьте на этот участок самых опытных и ответственных сотрудников, которые были бы на постоянной связи со специалистами и руководителями, выясняли, что еще необходимо сделать по работе с оборотными средствами, корректировали бы ГДО и добивались бы его выполнения.

Бухгалтерия и финансовое планирование

Обеспечьте совместно с другими функциональными службами, чтобы система управления оборотными средствами была неотъемлемой составной частью общей системы финансового планирования вашей организации. Никому не нужен учет ради учета или нормирование ради нормирования.

Важно, чтобы в еженедельном или в ежемесячном финансовом планировании обоснованно выделялись или изымались определенные, в том числе и финансовые, ресурсы, заявки на закупки рассматривались с учетом запасов и движения оборотных средств, планы производства заранее обеспечивались на основании проверенных детальных расчетов и т.д.

Работа по управлению состоянием и движением оборотных средств

Добейтесь, чтобы действующее в вашей организации программно-компьютерное обеспечение  максимально обеспечивало потребности системы управления оборотными средствами. Кроме стандартных функций от компьютерной системы, возможно, потребуются различные группировки по дебиторам и кредиторам (независимо от юридических оболочек), анализ различных показателей по всем видам номенклатуры оборотных средств (сотрудникам, партнерам), механизмы по оптимизации, данные по нарушениям и т.п.

Сократите трудоемкость работы, чтобы не возникало никаких препятствий в получении данных для принятия и реализации управленческих решений, в том числе специальным документооборотом, цифровыми технологиями и интеграцией с другими подсистемами.

Заставьте ответственных за работу с оборотными средствами  ежемесячно (еженедельно, ежеквартально) активно защищать свои  нормативы.  Обычно от правильного обеспечения оборотными средствами зависит выполнение многих других важных показателей деятельности организации. Поэтому без налаживания системы заинтересованного и компетентного двустороннего рассмотрения расчетов, фактов и обстоятельств   для нормирования оборотных средств  можно допустить нарушение политики и/или неоптимальности в функционировании.

Если, например, компетентная комиссия или специалист от имени руководства организации пытаются сэкономить и уменьшить выделение ресурсов, а ответственный прилагал максимум усилий для доказательства своих расчетов, то окончательное решение обычно принимается с учетом необходимого количества и уровня достоверных данных.

Организуйте в каждом подразделении как минимум три представительные комиссии по работе с оборотными средствами (запасы, дебиторка и кредиторка) со статусными и неравнодушными руководителями для ежемесячного подробного рассмотрения ситуаций с обороткой.

У различных функционеров могут быть разные интересы, показатели деятельности, компетенции, данные, суждения и т.п.  Необходимы площадки для координации действий для достижения общих целей и задач. Обычно это происходит в процессе принятия решений в системе финансового планирования, но для многих решений крайне необходима подготовительная работа и межфункциональное взаимодействие различных служб и сотрудников, в том числе и на площадках комиссий по оборотке.

Надо заставить себя и других руководителей просто водить пальцем по каждой строчке запасов, ДЗ, КЗ и задавать вопросы, а так же требовать устранения нарушений. Например, почему превышен норматив запасов по такой-то номенклатуре и когда запасы будут приведены в норму. Что можно сделать с просроченной кредиторской задолженностью такого-то клиента? Почему нарушен договор по срокам оплаты кредиторской задолженности?

 Протоколируйте высказывания и решения, составляйте мероприятия по недопущению причин, приведших к отклонениям и  нарушениям, давайте конкретные сроки на устранение, а затем жестко контролируйте в том числе с помощью системы по исполнительской дисциплине и/или графиков документооборота.

Совместно с другими службами организуйте работу по компьютерному финансовому моделированию с учетом роли оборотных средств. Современные компьютерные технологии позволяют просчитать возможные последствия от принятия любых решений, планов и проектов. Если правильно заложить алгоритмы и данные в систему финансового моделирования, то можно избежать ошибок и просчетов в том числе и в области обеспечения оборотными средствами.

Качество работы

Создайте систему морального и материального поощрения эффективных и результативных участников работы по управлению оборотными средствами в том числе и в части их карьерного роста.

При любых сбоях и неудачах обеспечьте оценку, переобучение и переаттестацию ответственных специалистов и руководителей, а при не аттестации или повторных провалах – их увольнение. Зачастую от обеспеченности ресурсами зависит жизнь или смерть организации, поэтому целесообразнее проявить жесткость в этих вопросах, чем в очередной раз надеяться на чудо от несправившегося сотрудника или руководителя.

Активизация общественности и вовлечение новых участников

Активно распространяйте положительную информацию об успехах системы управления оборотными средствами, а также о замечательных результатах отдельных специалистов и руководителей. Добейтесь, чтобы в оптимизации состояния и движения оборотных средств участвовало все больше и больше персонала организации и партнеров. В последнее время, например, широко используются такие механизмы и инструменты, как: бережливое производство, внедрение производственной системы, движение рационализаторов  и др.

Здравомыслие превыше всего

Не бойтесь подходить к финансовому планированию творчески, а иногда и двигаться против течения. Есть такой закон, по которому любой коллектив (человек) способен расходовать гораздо больше средств, чем он зарабатывает. Вы наверняка видели очень убедительные аргументы в пользу совершенно ненужных трат и глупые решения, принятые так называемым «коллективным разумом».

Не обесценивайте себя в качестве компетентного специалиста, стоящего на страже интересов организации, сохранности и приумножения ее активов. Будьте компетентны и ответственны.

Е. Гольдфайн,
заслуженный экономист РФ,
главный бухгалтер ОАО «КАМАЗ» (1996 - 2007 гг.)

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы платите НДФЛ досрочно?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка