Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

6 советов тем, кто сдает отчетность в ПФР через интернет

15 января 2015 13522 просмотра

С 1 января 2015 года страхователи с численностью персонала 25 человек и более обязаны представлять расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам (РСВ-1) в электронном виде с электронной подписью. Соответствующие изменения были внесены в ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ. При сдаче отчетности у многих организаций возникают определенные сложности. Перед вами 6 советов, которые помогут их избежать.

Совет 1. Решите оргвопросы

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов необходимо:

  • заключить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи в Управлении ПФР по месту регистрации. На это может уйти порядка двух недель; 
  • заключить договор с одной из организаций, оказывающих страхователю услуги по поставке и сопровождению средства криптографической защиты информации (СКЗИ) и поддержке транспортного сервера.

Страхователь за свой счет приобретает у поставщика услуг СКЗИ и программное обеспечение, необходимые для подключения к системе для сдачи электронной отчетности, устанавливает и обеспечивает их работоспособность.

Документы в электронной форме должны быть заверены квалифицированной электронной подписью (КЭП), таково требование Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Изготовление и сертификацию ключей шифрования и КЭП осуществляет один из поставщиков услуг – удостоверяющий центр (УЦ). Список УЦ предоставляется территориальным органом ПФР.

Совет 2. Изучите порядок передачи отчетности по ТКС

При представлении отчетности в электронном виде страхователь должен придерживаться следующей последовательности действий.

1. Сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату.

2. Проверить правильность подготовленной отчетности проверочной программой ПФР (выявив ошибки, исправить их); проверить файлы антивирусной программой.

3. Подписать отчеты КЭП у должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или у его уполномоченного представителя. Отправить отчетность в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР.

4. Отслеживать в течение двух рабочих дней с момента отправки отчетности получение извещения о результатах ее рассмотрения. Если извещение в указанный срок не поступит, выяснить причину (у поставщика услуг или в территориальном органе ПФР).

Фонд может отказать в приеме отчетности, направить страхователю извещение об отказе в приеме отчетности с указанием причин. Страхователю предстоит устранить эти причины и повторно направить отчетность в фонд. Если же отчетность представлена успешно, нужно получить извещение о ее приеме территориальным органом ПФР и сохранить его.

Извещение содержит сведения о дате и времени доставки файлов отчетности, оно подтверждает факт представления отчетности в электронном виде. Отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата ее доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством РФ.

5. Отслеживать в течение четырех рабочих дней с момента получения документов территориальным органом ПФР поступление протокола контроля отчетности. Такой протокол в зашифрованном виде, подписанный КЭП территориального органа ПФР направляется страхователю по результатам проверки отчетности проверочными программами.

Протокол контроля, подписанный КЭП страхователя, направляется в территориальный орган ПФР, тем самым подтверждается его получение. Если же в установленное время протокол не поступит, нужно заявить об этом в фонд, выяснить причину отсутствия протокола и при необходимости повторно представить отчетность. Если в протоколе будут сведения об ошибках, их следует устранить и повторно представить отчетность в указанные сроки. Подписанный КЭП территориального органа ПФР и подписью страхователя протокол контроля сохраняется в архиве.

После направления отчетности в фонд и до получения положительного протокола проверки отчетности нужно ежедневно просматривать входящую корреспонденцию, чтобы при необходимости своевременно произвести корректировку отчетности. Лучше всего не совершать все названные действия в последний момент, а позаботиться о представлении отчетности заблаговременно.

Совет 3. Контролируйте соответствие электронному формату

Файлы отчетности должны соответствовать установленному ПФР формату, который меняется вслед за изменениями в нормативных документах. Если организация использует для подготовки отчетности собственное программное обеспечение, то необходимо отслеживать эти изменения и вносить соответствующие правки в программу. Если используются программы сторонних разработчиков, то нужно своевременно обновлять версии.

Кроме того, необходимо следить и за обновлением программы для проверки отчетности, созданной в электронном виде. С 2014 года это CheckPFR, которая используется:

  • страхователями – для проверки подготовленных документов в электронном виде для последующего представления их в органы ПФР;
  • территориальными органами ПФР – при приеме расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам и сведений персонифицированного учета (отчетные периоды с 2014 года).

Совет 4. Проверяйте состав пакета отчетности

Первое, что проверяется при поступлении отчета в ПФР, – это полнота комплекта. В электронном виде отчетность по форме РСВ-1 представляется в виде комплекта файлов документов:

  • один файл с разделами 1−5 (может быть единственным в пакете, но не может отсутствовать);
  • один или несколько файлов с разделами 6 (файл представляет собой одну пачку документов и может содержать не более 200 документов). Отправка расчета без раздела 6 допускается в случае представления нулевого расчета.

Кроме того, в пакет могут быть включены файлы с корректирующими (отменяющими) сведениями за прошлые периоды. 

Имена всех файлов, содержащих индивидуальные сведения о застрахованных лицах, должны быть указаны в разделе 2.5. При проверке пакета отчетности в ПФР могут возникнуть проблемы, если отсутствует файл, указанный в разделе 2.5, либо, наоборот, в пакете присутствует файл, не указанный в перечне пачек.

Чтобы избежать получения отрицательного протокола, нужно тщательно отслеживать нумерацию файлов при формировании − в течение расчетного периода номера должны быть уникальны. Важно также быть внимательнее при сохранении файлов в папку для отправки.

Совет 5. Правильно указывайте номер корректировки при исправлении расчета

Часто у страхователей возникает проблема с указанием номера корректировки, это связано с многоуровневым автоматическим контролем в фонде.

Если из ПФР получен отрицательный протокол, сформированный программой CheckPFR (рис. 1), то первый этап контроля не пройден. Значит, после исправления ошибок нужно заново отправить исходный расчет с номером корректировки 000.

Рисунок 1. Протокол CheckPFR

Страхователь может получить отрицательный протокол, сформированный приемным комплексом ПТК АСВ  (рис. 2). Это означает, что запущен второй этап контроля и РСВ-1 загружен в базу. В этом случае после исправления обнаруженных ошибок следует изменить номер корректировки на 001, а при каждой следующей отправке указывать  номер, следующий далее по порядку (002 , 003 и пр.).

Рисунок 2.  Протокол ПТК АСВ

Если дважды отправить расчет с одним и тем же номером корректировки, то в ответ придет отрицательный протокол с сообщением от ПТК АСВ о том, что РСВ-1 с номером NNN уже присутствует в базе.

До тех пор пока не будет получен положительный протокол, тип корректировки должен иметь значение 2, а файлы с разделами 6 должны быть в комплекте. Отправка расчета без раздела 6 допускается  в случае исправления сумм уплаты (стр. 140−144) со значением 1
в поле «Тип корректировки»  либо в случае исправления реквизитов, не затрагивающих индивидуальные сведения застрахованных лиц, со значением 3.

Совет 6. Учитесь читать протоколы

Понять из протокола, в чем заключается ошибка, порой непростая задача. Зачастую сообщения неявно указывают на причину непринятия отчета.  Рассмотрим несколько примеров таких протоколов.

Пример

Такое сообщение приходит, когда в файле отсутствует предшествующий обязательный блок с подразделом 6.4. Такая ситуация возникает, если в разделе 6 заполнить только сведения о стаже (подраздел 6.8) и не указать в подразделе 6.4 код категории застрахованного лица.

Пример

Это сообщение говорит о том, что в файле содержится документ, в котором отсутствуют сведения (выплаты, взносы и стаж) за последние три месяца или данные о доначислениях в подразделе 6.6. Для устранения ошибки нужно исключить из отчета работника, уволенного в предыдущем отчетном периоде.

Пример

Если получен такой протокол, это не значит, что файлы на самом деле не указаны в разделе 2.5. Просто из-за нарушения структуры файла с разделами 1−5 он выключается из перекрестных проверок пакета, и проверочная программа не видит его содержимого. Для устранения ошибки необходимо заполнить в расчете требуемый реквизит (в приведенном примере – Ф.И.О. лица, подтверждающего сведения).

Елена Кулакова,
эксперт системы Контур.Экстерн компании СКБ Контур

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка