Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как учесть расходы на аренду офиса

19 января 2015 689 просмотров

Электронный журнал

Нередко компаниям приходится менять свой адрес в силу самых разных причин. При этом у бухгалтеров возникает целый ряд вопросов, связанных с расходами на аренду нового офиса.

Офис в жилом помещении

Стоит убедиться в том, что помещение, в котором вы планируете работать, не относится к жилым (п. 3 ст. 17 Жилищного кодекса РФ, п. 3 ст. 288 Гражданского кодекса РФ).

Налоговики столицы убеждены: для деятельности организаций предназначена только нежилая недвижимость. А использование, скажем, квартиры под офис недопустимо. Это значит, что такой договор аренды нельзя считать действительным, а расходы по нему — обоснованными. Инспекторы изложили такую позицию еще в письме УФНС России по г. Москве от 22 сентября 2008 г. № 20-12/089130.

И с тех пор мало что изменилось: налоговики по-прежнему доначисляют налог на прибыль, а заодно пени и штрафы, когда обнаруживают офис в жилом помещении.

Переспорить контролеров удается разве что в суде. Примером тому может быть постановление ФАС Московского округа от 27 июля 2009 г. № КА-А41/7015-09. Но, согласитесь, проще сразу арендовать нежилую площадь и без опаски признать расходы, чем отстаивать свои права в стенах суда.

Амортизация капвложений

Хорошо, если ваш новый офис полностью готов к работе. Однако на практике такая удача выпадает не всем. Часто компании вкладывают дополнительные средства в перестройку арендованного имущества. Данные расходы придется списывать постепенно, если вложение отвечает параметрам амортизируемого имущества. То есть прослужить такое улучшение должно больше года, а его стоимость должна превышать 40 000 руб.

Кстати, налоговики не станут возражать против такого подхода, даже если арендодателем будет выступать не юридическое, а физическое лицо (письмо ФНС России от 17 августа 2009 г. № 3-2-13/181@).

Итак, по мнению налоговиков, порядок амортизации зависит от характера затрат на арендованное имущество. Этот вывод подтверждает также письмо УФНС России по г. Москве от 7 сентября 2012 г. № 16-15/084483@. Рассмотрим эти правила подробнее.

Но сразу скажем, что, прежде чем улучшать арендуемое имущество, надо обязательно получить согласие собственника. Лучше всего это прямо прописать в договоре. Иначе расходы будут необоснованными. А раз так, то вашу базу по налогу на прибыль они не уменьшат.

Стоимость капитальных вложений вам возмещает арендодатель. Предположим, в договоре указано, что неотделимые улучшения вы делаете с согласия арендодателя, а тот в свою очередь вам их компенсирует. В таком случае начислять амортизацию будете не вы, а собственник здания (п. 1 ст. 258 Налогового кодекса РФ). Ведь основного средства у вас в учете не возникнет. Вы отразите лишь расход в виде стоимости капвложений и такой же по размеру доход — компенсацию от арендодателя.

Неотделимые улучшения арендодатель не компенсирует. Другое дело, если неотделимые улучшения вы делаете за свой счет и, конечно же, с согласия собственника. При таком варианте капвложения вы будете амортизировать в течение всего срока действия договора аренды. При этом суммы амортизации надо рассчитывать исходя из срока полезного использования. Его определите в соответствии с Классификацией основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1.

Как только срок действия договора истечет, амортизацию придется прекратить. Причем ту часть стоимости капвложений, что вы не успели самортизировать, учесть в расходах не удастся.

На практике бывает, что договор аренды вы вынуждены расторгнуть из-за смены собственника помещения, а затем заключить еще один — уже с новым арендодателем. В такой ситуации вы вправе продолжить начисление амортизации. К счастью, так считают и в Минфине России (письмо от 22 февраля 2013 г. № 03-03-06/2/5003). Так же стоит поступать, если вы пролонгировали договор аренды. А вот если срок одного контракта истек и вместо него вы заключили новый, то амортизацию неотделимых улучшений придется прекратить.

Вот еще ситуация. Допустим, подготовка к переезду затянулась. В итоге для получения дохода помещение вы фактически не используете. Зато регулярно платите за аренду и активно вкладываете деньги в улучшения. Так вот, и в этом случае претензии инспекторов вам не страшны. Они считают, что вы вправе учесть расходы на аренду: как суммы, истраченные на капвложения, так и арендные платежи. Об этом ревизоры сообщили в письме УФНС России по г. Москве от 26 сентября 2012 г. № 16-15/091081@.

Если со временем руководитель организации решит выкупить арендованное имущество, то его первоначальную стоимость можно увеличить на ту часть стоимости неотделимых улучшений, которую вы не успели самортизировать в период действия договора аренды. В этом случае амортизацию по приобретенному объекту начисляйте в обычном порядке исходя из вновь сформированной стоимости. Такой вывод следует из письма Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-10/61. Согласны с таким подходом и налоговики, о чем свидетельствует письмо ФНС России от 18 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9951.

Улучшение внешнего вида здания

Расходы на улучшение внешнего вида здания считаются необоснованными. А вот если ремонт не связан с реконструкцией, модернизацией, техническим перевооружением арендованного имущества, то всю сумму надо учесть в составе прочих расходов. Причем сделать это надо в том отчетном или налоговом периоде, в котором они фактически произошли (п. 1 ст. 260 Налогового кодекса РФ). Эти же правила применяются даже в том случае, когда договором аренды не предусмотрено возмещение расходов арендодателем.

Кстати, если у вас заключен предварительный договор аренды, но вы хотите приступить к ремонту уже сейчас, то опасаться вам нечего: и в этом случае расходы на ремонт вы спишете без проблем. Такой вывод сделали представители УФНС России по г. Москве в письме от 11 октября 2012 г. № 16-15/096958@.

Но будьте осторожны. Если помещение вам передают в исправном состоянии, то столичные инспекторы могут оспорить ваши затраты на ремонт, посчитав их необоснованными. Дело в том, что расходы на улучшение внешнего вида помещения контролеры считают скорее блажью, чем необходимостью. И такие примеры на практике уже были. К счастью, в суде удалось восстановить справедливость, о чем свидетельствует постановление ФАС Московского округа от 14 мая 2010 г. № КА-А40/ 3565-10.

Согласование договора субаренды

Некоторые арендаторы и сами сдают площади другим компаниям. Для этого они заключают договор субаренды. В подобных ситуациях надо обязательно получить письменное согласие изначального владельца здания. Например, заключить трехсторонний договор. Зачем это нужно?

Дело в том, что право на субаренду возникает именно при условии согласия собственника. Такой порядок описан в пункте 2 статьи 615 Гражданского кодекса РФ. И этим активно пользуются налоговики на местах. Они попросту отказывают компаниям в признании расходов по договору субаренды, если он заключен без ведома изначального арендодателя.

Однако порой субарендаторам удается защитить свои расходы в суде. Например, так было в случае с постановлением ФАС Московского округа от 30 сентября 2008 г. № КА-А40/9153-08. Судьи посчитали, что для признания расходов достаточно их документального подтверждения. А отсутствие согласования сделки с собственником — не повод считать затраты недействительными.

Вы и сами можете сдать в субаренду часть нового офиса. Конечно, при условии, что собственник помещения письменно подтвердил свое согласие. Расходы в виде платежей владельцу вы все равно спишете. Причем к вам не будет претензий даже в том случае, если площадь вы сдадите по более низкой цене, чем арендуете сами. В этом уверили налоговики столицы в письме УФНС России по г. Москве от 19 октября 2012 г. № 16-15/099933@.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка