Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Работник для служебных поездок использует общественный транспорт: назначаем оплату

19 января 2015 191 просмотр

Печатная версия
Электронный журнал

Сотрудники, которые по долгу службы постоянно находятся в разъездах, есть во многих компаниях. Например, с поездками связана работа курьеров и менеджеров по продажам. Часто при этом им приходится пользоваться общественным транспортом. А расходы на проезд, как следует из статьи 168.1 ТК РФ, в этом случае должны нести вы, работодатель. Какими именно способами можно и целесообразно оплачивать проезд?

Компенсируется стоимость проездных билетов

Сотруднику могут возмещаться расходы на проезд, которые он должен подтвердить документально. Для этого по окончании определенного периода (это может быть неделя или месяц) сотрудник представляет в бухгалтерию авансовый отчет и прилагает к нему проездные билеты либо другие документы на проезд (квитанции, чеки).

В день, когда вы проверите отчет и его утвердит директор, понесенные сотрудником затраты отнесите на расходы проводкой:
ДЕБЕТ 20 (44, 08) КРЕДИТ 71
— учтена в составе расходов компенсация сотруднику расходов на проезд в размере фактической стоимости понесенных им затрат.

Начислять с выплаты НДФЛ и страховые взносы не нужно. Такое освобождение прямо предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. «и» подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

В интересах работодателя можно установить предельный размер компенсации, выплачиваемой на основании проездных билетов. Тогда, если общая стоимость проездных билетов окажется больше такого лимита, вы начислите в бухучете и выплатите сотруднику лишь предельную сумму. Остальная часть компенсирована не будет. А если реальная сумма получится меньше установленного лимита, то тогда возмещайте всю фактическую стоимость билетов. С порядком получения такой компенсации сотрудники должны быть согласны и ознакомлены под роспись.

Для того, чтобы учитывать компенсацию расходов на проезд, нужно прежде соответствующим образом оформить документы. Прежде всего приказом руководителя должно быть утверждено положение о порядке оплаты транспорта работникам. Перечень работ, профессий или должностей сотрудников, постоянная работа которых связана со служебными поездками, можно привести в качестве приложения к этому приказу. Далее в трудовом договоре, заключенном с сотрудником, должно быть прописано, что он имеет разъездной характер работы и возникающие при этом расходы компенсируются ему согласно указанному положению. Если сразу в договоре это не было прописано, оформите к нему дополнительное соглашение.

Еще один документ — должностная инструкция. Если она есть (а желательно, чтобы была), пропишите и в ней условие о разъездном характере работы. Этого будет достаточно, чтобы возмещать сотруднику фактически понесенные им расходы на проезд и не платить с этой компенсации каких-либо зарплатных налогов.

Что касается налогового учета при УСН, то учесть компенсацию в расходах нельзя. Так как расходы в виде возмещения затрат, связанных с разъездным характером работы, напрямую в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ не поименованы. Некоторые могут возразить, что допустимо провести компенсацию по другому основанию — как расходы на оплату труда. Ведь последние как раз поименованы в подпункте 6 пункта 1 указанной статьи. Но компенсация за разъездной характер работы не входит в систему оплаты труда. И по этой причине применять данный пункт нельзя. Такие разъяснения даны, в частности, в письме Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174.

Доплачивается фиксированная сумма

Сразу скажем, что при этом варианте нельзя вести речь о компенсации, поскольку расходы на проезд не будут подтверждаться проездными документами. Вы просто выплачиваете сотруднику заранее прописанную в трудовом договоре или соглашении сумму за то, что его работа связана с разъездами.

Поэтому при данном варианте, в отличие от компенсации, возникают зарплатные налоги — НДФЛ и страховые взносы. Ведь фиксированную сумму контролирующие органы расценят, скорее всего, как доплату к заработку. Зато вы сможете учесть выплату при расчете «упрощенного» налога как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Только для этого позаботьтесь, чтобы сумма была экономически обоснованной, а не «с потолка». Поэтому, устанавливая оплату транспорта работнику, руководствуйтесь ценами на проезд, действующими в местности, где он будет разъезжать, и частотой поездок. Например, можно среднюю цену билета умножить на предполагаемое количество поездок за месяц. Так вы получите нужную сумму.

Данный способ удобен, если при выполнении своих трудовых обязанностей сотрудник приобретает большое количество разовых билетов и в результате их набирается множество. Если он получает фиксированную доплату, все эти билеты собирать не нужно. К тому же на некоторых рейсах, например при проезде в маршрутках, достаточно проблематично бывает получить проездной билет. А при данном варианте, как видите, билетами обосновывать свои расходы не нужно. И такой проблемы попросту не будет.

Как и при оплате компенсации, фиксированную сумму вы можете выдавать сотруднику как авансом, так и по итогам месяца, то есть постфактум. Только для отражения выплаты используйте уже не счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», как в первом варианте, а счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». И в любом случае начисляйте расход в бухгалтерском учете в последний день месяца, за который сумма выплачивается, на основании бухгалтерской справки, при этом делайте такую проводку:
ДЕБЕТ 20 (44, 08) КРЕДИТ 73
— учтена в составе расходов фиксированная сумма оплаты транспорта работнику.

Заметьте: сумму вы выплачиваете на определенный период, допустим, месяц. Однако может так случиться, что сотрудник по факту проработает этот период не полностью. Например, заболеет. Тогда сумму выплаты нужно скорректировать пропорционально количеству отработанного сотрудником времени и только ее списать на расходы текущего месяца. А выданный уже излишек перенести на следующий месяц. Придерживаясь такого порядка, вы обоснуете расходы для налогового учета. Только пропишите все эти нюансы в соглашении с работником.

Важно!
Компенсация на проезд сотрудникам, чья работа не предполагает постоянные разъезды, не предусмотрена трудовым законодательством. Однако это не означает, что возмещать такие расходы своим сотрудникам вы не можете. Деньги платить можно, но их в любом случае придется облагать НДФЛ и страховыми взносами, поскольку в данном случае нельзя вести речь о компенсации, выплачиваемой на основании требований трудового законодательства.

А вот при расчете единого налога по УСН такие средства можно учесть в качестве расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Только при этом обязанность оплатить проезд должна быть предусмотрена в трудовом договоре с сотрудником.

Еще по этой теме: Компания обеспечивает проезд сотрудников до работы

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка