Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Командировка заграницу: заполняем авансовый отчет

21 января 2015 18425 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Сотрудник, оправляясь в командировку, получает деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы. Возвращаясь, он в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в пункте 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.

Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.

Форма авансового отчета при командировке заграницу

Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 года организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязанность применять унифицированную «первичку» сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении № 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.

Также Минфин России в своем письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого из «упрощенцев» есть необходимое для этого программное обеспечение — можно использовать.

Какую информацию заполняет подотчетное лицо

Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2—4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 — суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета.

Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на иностранном языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66).

Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.

Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру

Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. 4—6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице ниже.

Наименование строки авансового отчета Как заполнять и пересчитать валюту в рубли
«Израсходовано»

 Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли.

При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет.

Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки.

Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 21.03.2011 № КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно применять и «упрощенцам».

Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета

«Остаток»   Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу ЦБ РФ, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Центробанка на дату утверждения отчета
«Перерасход» Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета

Пример. Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях

ООО «Рига», применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки — с 17 по 24 мая 2013 года. 17 мая 2013 года из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб./евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.

Выданную сумму — 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 «Получен аванс» и по строке «Итого получено». Строку «Израсходовано» бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу ЦБ РФ, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро × 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро – 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 года по цене 40,4 руб./евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро × 40,4 руб.) вернул ООО «Рига» в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО «Рига» записал по строке «Остаток».

Пример заполнения авансового отчета ООО «Рига» изображен ниже.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка