Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Решили платить компенсацию за использование имущества

26 января 2015 308 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Нередко сотрудники используют в служебных целях личное имущество. Например, собственный автомобиль, ноутбук или телефон. Означает ли это, что в подобных случаях работодателю всегда нужно платить компенсацию за использование имущества? Как оформить такую выплату и отразить ее в учете?

Может ли сотрудник требовать компенсацию

Сотрудник, использующий в своей работе личное имущество, вправе требовать от вас компенсацию, только если вы давали согласие на такое использование. Об этом сказано в статье 188 ТК РФ. Если согласие вы не давали, можете оформить решение о компенсации задним числом. Либо попросту отказать работнику в денежном возмещении.

Чтобы спорных ситуаций не возникало, советуем согласие на использование сотрудником своего личного имущества излагать предельно четко и лучше оформить его в виде отдельного соглашения с работником. Опишите в нем подробно само имущество и срок, в течение которого объект будет использоваться. Если точный период не известен, укажите лишь дату начала эксплуатации имущества, а в отношении конечного срока можно прописать, что имущество будет использоваться, пока стороны не придут к взаимному согласию прекратить его использование. Также в соглашении сразу определите, в каком порядке и какой сумме сотруднику будут возмещаться расходы.

Приложите к соглашению копию техпаспорта (при его наличии), также желателен документ, который подтвердит, что имущество принадлежит сотруднику именно на праве собственности. Например, это может быть договор купли-продажи. Ведь если имуществом сотрудник пользуется на другом законном основании, например арендует автомобиль или управляет им по доверенности, нельзя вести речь о выплате компенсации за такое имущество. Так считает Минфин России (письма от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629 и от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).

Правда, есть судебные решения против такого подхода (постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу № А12-2881/2012). Основание: ТК РФ не обязывает работодателя проверять наличие у сотрудника права собственности на используемое им имущество. Тем более в российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом.

Учитывая, что вопрос спорный и однозначной арбитражной практики нет, полагаем, если есть возможность, лучше придерживаться позиции Минфина. Как минимум это нужно делать при выплате компенсаций за использование автомобиля. Если же речь идет о другом имуществе, более простом, полагаем, документ о праве собственности не потребуется, хотя бы потому, что он в принципе не оформляется в отношении телефонов, компьютеров и т. п.

Надо ли подтверждать использование имущества в работе

Итак, вы дали согласие на то, что ваш сотрудник использует для служебных нужд свое личное имущество. Однако этого недостаточно, чтобы выплата компенсации за использование имущества считалась обоснованной. Еще нужно иметь подтверждение, что имущество сотрудник фактически эксплуатирует в рабочих целях.

Для этого прежде всего оформите приказ о выплате компенсации, в котором будет разъяснено, почему работнику приходится использовать личное имущество. Например, в виду отсутствия соответствующих средств у вас или их нехватки.

Также посмотрите содержание трудового договора с сотрудником, а если есть должностная инструкция — то и ее. В этих документах должны фигурировать обязанности сотрудника, которые предполагают использование такого имущества. Например, в трудовом договоре с сотрудником, использующим в служебных целях личный автомобиль, надо сделать указание на то, что работа имеет разъездной характер.

Кроме указанных документов, которые оформляются в самом начале, требуйте от работника по возможности непосредственные доказательства того, что он использует имущество. Так, если сотрудник эксплуатирует транспортное средство, нужны путевые листы и чеки на покупку горюче-смазочных материалов. О необходимости оформления путевых листов сказано, в частности, в письме Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6.

А если используется мобильный телефон, нужна детализация счетов или акт на услуги связи. Кстати, без данных документов не обойтись еще и потому, что согласно уже упомянутой статье 188 ТК РФ вы должны платить сотруднику не только за использование имущества, но и покрывать расходы, возникающие при использовании. Согласитесь, нельзя посчитать эти расходы, скажем, по автомобилю без путевых листов и чеков на ГСМ.

В каком размере устанавливать компенсацию

Вы сами решаете, сколько платить за то, что сотрудник использует свое имущество в работе, и прописываете эту сумму в соглашении с сотрудником. Обратите внимание: речь идет не о компенсации конкретных расходов — стоимости бензина, оплаты телефонных разговоров, а о плате за тот факт, что для работы сотрудник использует личное имущество. При этом конкретные произведенные расходы можете компенсировать отдельно, на основании авансовых отчетов, составляемых работником. Здесь у вас свобода выбора, и трудовое законодательство какой-либо конкретной суммой размер компенсации за использование имущества не ограничивает. Есть нормы только для целей налогообложения, но об этом мы расскажем чуть ниже.

Однако подобная свобода в вопросах выбора размера компенсации еще не значит, что за использование и износ имущества вы можете назначать любые суммы. Так или иначе нужно исходить из принципов разумности, учитывать первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.

Например, сотрудник будет постоянно использовать в работе недавно купленный им персональный компьютер. Сумму компенсации за использование можно посчитать исходя из цены имущества и нормативного срока его использования. Так, если стоимость компьютера составляет 27 000 руб., а срок использования — 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 450 руб. (27 000 руб. : 60 мес.).

Если компенсацию за использование имущества определить в твердой сумме затруднительно, можете разработать порядок, согласно которому будете рассчитывать величину выплаты. Исходя из прописанного размера или порядка его определения, и выплачивайте компенсацию ежемесячно. А если возникает надобность увеличить размер выплаты, внесите в соглашение соответствующие изменения.

Что касается расходов, которые несет сотрудник при использовании имущества, то возмещайте их отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов и авансового отчета сотрудника. Информацию о порядке возмещения этих эксплуатационных расходов также включите в соглашение с работником.

Как платить компенсацию за неполный месяц

Компенсация за использование личного имущества работником, как правило, устанавливается на месяц. И выплачивается соответственно по итогам отработанного месяца. А что делать, если в истекшем периоде работник находился в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам? Как в этом случае следует платить компенсацию? Данный вопрос разъяснен в письме Минфина России от 21.07.92 № 57. Правда, посвящено оно компенсациям за использование личных легковых автомобилей. Но, считаем, данный порядок целесообразно применять во всех случаях. А не только когда речь идет о транспорте.

Итак, в письме указано, что за время, когда сотрудник по каким-либо причинам не работает и его автомобиль соответственно не эксплуатируется в рабочих целях, компенсация не выплачивается. Значит, сумму выплаты за неполный месяц надо рассчитывать пропорционально количеству фактически отработанных дней в таком месяце.

Вышеуказанный порядок применяйте и в том случае, когда сотрудник работал, но имущество при этом не эксплуатировалось. Например, простой личного автомобиля можно установить по путевым листам. Если такие ситуации возникают часто, то самый правильный и удобный способ — по итогам каждого месяца подписывать с работником двусторонний акт. В нем указывать количество дней, в течение которых работник использовал свое имущество в ваших интересах. Это облегчит подсчеты, когда вы соберетесь определять сумму ежемесячной компенсации .

Как отразить компенсацию в бухгалтерском и налоговом учете на УСН

Первым делом составьте бухгалтерскую справку, в которой отразите полагающуюся работнику компенсацию. Далее на основании этого документа на последнее число месяца, за который платится компенсация, отразите начисленную сумму по дебету счета, на который вы относите зарплату сотрудника. Например, если это менеджер по продажам, то вы будете использовать счет 44 «Расходы на продажу». А если сотрудник занят непосредственно в производстве — счет 20 «Основное производство». При этом в любом случае кредитуйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Отметим, что счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» для отражения данной операции не подходит, поскольку компенсация за использование личного имущества работников не относится к оплате труда.

Начислять НДФЛ и страховые взносы, а также взносы на травматизм на сумму компенсации не нужно. Также от зарплатных налогов освобождена сумма возмещения расходов, понесенных сотрудником при использовании имущества (п. 3 ст. 217 НК РФ, абз. «и» подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Что касается расчета единого налога по УСН, то здесь следующие нюансы. Учесть компенсацию могут лишь те «упрощенцы», которые считают единый налог с разницы между доходами и расходами. И то речь идет лишь об одном виде компенсации — за использование личных автомобилей и мотоциклов в служебных целях. Поскольку только такой вид компенсации указан в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

При этом сумма, которую вы сможете принять к учету за месяц, ограниченна. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно это не более 1200 руб. Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. И для мотоциклов — 600 руб. Данные нормы установлены в пункте 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Обратите внимание: указанные суммы включают в себя не только компенсации за использование, но и все расходы, которые несет сотрудник, эксплуатирующий автомобиль. То есть в эти же 1200 или 1500 руб. включаются ГСМ, ремонт и т. п. (п. 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57).

Понятно, что утвержденные суммы очень маленькие и даже одного бензина за месяц сотрудник истратит гораздо больше, чем на 1500 руб. Поэтому с точки зрения налогообложения компенсацию по авто платить невыгодно. Удобнее оформлять договор аренды с сотрудником — тогда в расходы можно включить стоимость всего бензина на основании подтверждающих документов. Если вы все же оформили компенсацию, платите ее так, как положено, отражайте суммы полностью в бухучете. А вот в налоговом можете списывать только компенсацию по автомобилю в пределах установленных лимитов (и то нужно учитывать, что это лимит за полностью отработанный месяц).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка