Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Какие документы позволят списать расходы на мотивацию работников

26 января 2015 2343 просмотра

Печатная версия
Электронный журнал

Перед тем, как говорить о существующих способах мотивации работников, нужно разобраться с определением данного понятия. В этой статье под мотивацией мы будем подразумевать управленческие действия, имеющие целью заинтересовать работников в эффективном труде на благо организации.

Оклады выше среднеотраслевых

Одним из главных критериев при выборе работодателя является уровень предлагаемой работникам заработной платы. Поэтому, если вы хотите привлечь высококвалифицированных специалистов, рекомендуем вам установить в вашей организации должностные оклады выше применяемых в похожих структурах в данной местности. В противном случае придется довольствоваться работниками, которые не подошли другим работодателям.

Документальное оформление

Согласно статье 57 ТК РФ условия оплаты труда (размер оклада или тарифной ставки, наличие доплат, надбавок, премий, их размеры и т. д.) должны в обязательном порядке фиксироваться в трудовом договоре. Следовательно, размер оклада необходимо указать прежде всего в трудовых договорах с каждым работником. Кроме того, величину должностного оклада отражают в общих документах — положении об оплате труда и штатном расписании.

Налоги и взносы

Налог на прибыль. Суммы, начисленные по должностным окладам, относятся к расходам на оплату труда (п. 1 ст. 255 НК РФ). Следовательно, эти расходы уменьшат налоговую базу по налогу на прибыль при общем режиме.

Также их можно учесть в составе расходов на оплату труда при УСН с объектом доходы минус расходы (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и при уплате ЕСХН (подп. 6 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

НДФЛ. Заработная плата в полном объеме (оклады, премии и т. п.) является объектом обложения НДФЛ. Поэтому при выплате заработной платы необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Страховые взносы. Также на заработную плату работникам нужно начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Правда, здесь не забудьте такой нюанс. Для начисления страховых взносов установлена предельная база.  Подробнее читайте в статье «Страховые взносы 2015: как платить с учетом всех изменений».

Премии за производственные результаты

Этот способ мотивации работников является одним из самых действенных. При этом имейте в виду, что система премирования действительно станет эффективным способом стимулирования труда, еcли для каждой категории работников будут определены показатели, достижение (выполнение) которых непосредственно зависит от данного работника.

Например, продавца можно премировать за увеличение объема продаж, шахтера — за увеличение нормы выработки, работника на конвейере — за ритмичность работы и т. д. Но здесь есть один минус. К сожалению, не для каждого работника можно подобрать показатель премирования.

Документальное оформление

Положение о премировании. Как правило, вопросы установления премий регулируются самостоятельно разрабатываемым в каждой организации положением о премировании (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). В документе должно быть указано, какие премии, за какие показатели могут выплачиваться, а также раскрыт порядок их начисления. 

Пример. Работодатель разрабатывает положение о премировании менеджеров по продажам. Цель — стимулировать рост продаж. Как лучше определить порядок начисления премий?

Премию можно установить в процентах от полученной выручки:

— 10% — если выручка от продаж за месяц превышает 60 000 руб.;

— 5% — если выручка составит 60 000 руб. или меньше, но не ниже 45 000 руб.;

— 0% — при выручке меньше 45 000 руб.

Соответственно размер премии продавца будет зависеть от выручки и составит:

— 6200 руб. (62 000 руб. × 10%), если выручка равна 62 000 руб.;

— 2250 руб. (45 000 руб. × 5%), если выручка равна 45 000 руб.

Менеджер по продажам премию не получит, если выручка равна 25 000 руб.

Трудовой договор. Указание на возможность выплаты премий должно содержаться в трудовых договорах с работниками. При этом условия премирования могут быть прописаны подробно или со ссылкой на соответствующий локальный нормативный акт (положение об оплате труда, положение о премировании). Например, можно сделать такую запись: «Сотруднику выплачиваются премии, предусмотренные Положением о премировании, утвержденным приказом от ___ № ___».

Приказ. Начисление премий производится в соответствии с приказом руководителя. Традиционно многие работодатели применяют форму № Т-11 или Т-11а (формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Однако с 1 января 2013 года применять унифицированные формы не обязательно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому приказ (распоряжение) о начислении премий может составляться в произвольной форме. Образец приказа о выплате премий в произвольной форме смотрите ниже.

Налоги и взносы

Налог на прибыль. Премии за производственные результаты относятся к расходам на оплату труда на основании пункта 2 статьи 255 НК РФ. Значит, на них можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль при общем режиме. При этом имейте в виду, что расходы учитываются, если премии предусмотрены трудовыми или коллективными договорами или положением о премировании, на которое есть ссылка в трудовом или коллективном договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Кроме того, выплаченные премии работникам входят в состав расходов на оплату труда при УСН с объектом доходы минус расходы и ЕСХН (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и подп. 6 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Страховые взносы. Премии выплачивают в рамках трудовых отношений, поэтому на их сумму нужно начислить страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

НДФЛ. Соответственно при выплате премий следует удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Сумму премии необходимо включить в налоговую базу по НДФЛ того месяца, в котором она была выплачена работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Поощрения за трудовые достижения

Некоторые работодатели, кроме премий за производственные результаты, вводят дополнительные премии — за дисциплинарные показатели, такие как отсутствие опозданий, отказ от курения во время рабочего дня и т. п. Такая возможность предусмотрена законодательством (ст. 191 ТК РФ). Данные вознаграждения поощряют работников, неукоснительно соблюдающих установленные правила внутреннего трудового распорядка, и, следовательно, мотивируют к этому остальных.

Документальное оформление

Оформление премии за трудовую дисциплину будет таким же, как и в случае премий за производственные результаты:

- порядок выплаты следует указать в специальном положении о премировании;

- возможность выплаты — в трудовом договоре;

- факт начислений премий сопроводить приказом или распоряжением руководителя.

Налоговый учет. Премии за трудовую дисциплину относятся к расходам на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Соответственно их можно учесть при общем режиме, УСН с объектом доходы минус расходы и ЕСХН.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. Премии за трудовую дисциплину, выплачиваемые за результаты, относящиеся к производственной деятельности компании, облагаются страховыми взносами, взносами на травматизм и НДФЛ (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Стимулирующий характер премий нужно подтвердить положением о премировании. То есть в документе должно быть указано, что премии выплачиваются за результаты, относящиеся к производственной деятельности компании.

Соцпакет

Некоторые работодатели, заботящиеся о своих работниках и желающие повысить свой статус на рынке труда, вводят для них так называемый соцпакет. Как правило, в соцпакет включают бесплатное питание и медицинскую страховку.

Документальное оформление бесплатного питания

Организовать бесплатное питание можно разными способами. Некоторые работодатели открывают свою столовую, другие заказывают обеды в офис и т.д.

Трудовой и коллективный договоры. Расходы на бесплатное или льготное питание работников не учитываются в целях налогообложения прибыли, за исключением случаев, когда оплата питания предусмотрена трудовыми или коллективными договорами (п. 25 ст. 270 НК РФ).

Учет стоимости питания. Даже если для вас учет расходов не важен (например, у вас УСН с объектом доходы), вам необходимо организовать персонифицированный учет питания.То есть ежемесячно вычислять и подтверждать документами стоимость питания, предоставленного каждому работнику. Это важно, так как стоимость питания включается в доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Для этого можно:

- оформлять специальные ведомости. В них работники будут расписываться, подтверждая факт получения питания (см. образец ниже). Этот вариант удобен, если работники обедают в столовой, принадлежащей работодателю, либо если комплексные обеды доставляются сторонней организацией;

Фрагмент ведомости на получение работниками питания за месяц

- ввести талоны на питание. Например, каждому работнику выдается столько талонов, сколько рабочих дней в соответствующем месяце. Каждый талон эквивалентен средней стоимости обеда, например 200 руб. В конце месяца в доход работника включается сумма, исчисленная путем умножения 200 руб. на количество использованных талонов (если работник отсутствовал на работе несколько дней или не ходил обедать, он имеет право вернуть лишние талоны).

Могут выдаваться талоны и на определенную сумму, например на 150 руб., которую работодатель в дальнейшем заплатит компании, предоставляющей питание.

Если выбранные работником блюда превысят по стоимости указанную сумму, то разницу работник доплачивает сам.

Образцы ведомости на выдачу талонов и самого талона даны ниже.

Фрагмент ведомости на выдачу работникам талонов на питание

Талон на получение питания в столовой

Бесплатное питание: налоги и взносы

Налог на прибыль. Как уже было сказано, стоимость предоставленного работникам питания можно отнести к расходам на оплату труда, если питание предусмотрено трудовыми или коллективными договорами.

Страховые взносы, взносы на травматизм. На стоимость питания нужно начислить страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС РФ на страхование на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

НДФЛ. Стоимость бесплатного питания — доход в натуральной форме для работников. НДФЛ с доходов, выданных в натуральной форме, удерживают из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых сотруднику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от суммы вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить НДФЛ в бюджет организация должна не позднее дня, следующего за датой фактического удержания налога (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Документальное оформление медстраховки

Договор с медицинской организацией. Для оформления медицинской страховки понадобится подписать договор со страховой организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Рекомендуем заключить договор на срок не менее одного года. В этом случае вы сможете учесть расходы при налогообложении прибыли.

Трудовые договоры с работниками. Также условие о предоставлении работникам медицинской страховки советуем добавить в трудовые договоры. Для учета расходов данное требование не является обязательным. Однако дополнительное условие в трудовом договоре может быть важно для работников. Условие о медстраховке подтвердит серьезность намерений работодателя. То есть вы как работодатель не сможете просто так передумать и отказать работникам в получении дополнительного бонуса. Для этого придется вносить изменения в трудовые договоры.

Медстраховка: налоги и взносы

Платежи работодателей по договорам добровольного медицинского страхования, заключенным в пользу работников, относятся к расходам на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ). При этом должны быть выполнены следующие условия:

- договор предусматривает оплату страховой компанией медицинских расходов застрахованных работников;

- страховая организация имеет лицензию на ведение страховой деятельности в РФ, выданную в соответствии с законодательством РФ;

- договор страхования заключен на срок не менее одного года.

Расходы на ДМС являются нормируемыми. Их можно учесть в размере, не превышающем 6% от величины прочих расходов на оплату труда (абз. 9 п. 16 ст. 255 НК РФ). Базу для исчисления предельной суммы таких расходов определяют нарастающим итогом с начала налогового периода с даты вступления в силу договора страхования (п. 3 ст. 318 НК РФ).

Страховые взносы и взносы на травматизм. Страховые взносы во внебюджетные фонды и на случай травматизма на сумму платежей по договорам добровольного медицинского страхования начислять не нужно, если такой договор заключен на срок не менее одного года (подп. 5 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ и подп. 5 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

НДФЛ. Согласно пункту 3 статьи 213 НК РФ удерживать НДФЛ из доходов работников, в чью пользу приобретены медицинские страховки, не нужно. При этом нет никаких ограничений ни по размеру таких взносов, ни по месту оказания медицинской помощи — в России или за рубежом.

Если договор ДМС заключен на срок менее года, суммы платежей (взносов) по нему будут облагаться страховыми взносами, включая взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а НДФЛ — нет. Сумма взносов не будет учитываться в целях налогообложения прибыли.

Если НДФЛ удержать невозможно. Если компания не может удержать НДФЛ с доходов в натуральной форме, например, если сотрудник уволился или сумма НДФЛ слишком велика для того, чтобы удержать ее до конца года, компания до 1 февраля следующего года обязана сообщить об этом в ИФНС и самому налогоплательщику (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сообщение о невозможности удержать налог и неудержанной сумме НДФЛ представляется по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@, а Порядок представления в налоговые органы указанного сообщения утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка