Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Дистанционный работник едет в командировку: оформление и учет

3 февраля 2015 1149 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Кроме программистов, бухгалтеров и прочих удаленных работников, в строительной компании могут трудиться люди, представляющие ее интересы в другом регионе. Например, специалист, курирующий строительство объектов. Такая работа предполагает регулярные поездки на объекты и в головной офис компании. Как их квалифицировать?

Ограничения по командировкам

Финансисты согласны, что служебные поездки дистанционных работников – это обычные командировки. Ведь на таких работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).

Служебная командировка, согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. А для дистанционного сотрудника место постоянной работы – это его местонахождение. Так что поездку дистанционного сотрудника в центральный офис (либо по заданию работодателя в другие местности) тоже следует считать командировкой.

Уточним, что в командировку могут быть направлены только работники компании (основные и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях. Лица, оформленные по договорам подряда, трудовыми отношениями с фирмой не связаны, и, следовательно, отправить их в командировку нельзя.

Напомним о существующих ограничениях, которые распространяются и на удаленных работников.

В командировку нельзя направить:

  • беременных женщин (ст. 259 Трудового кодекса РФ);
  • несовершеннолетних лиц (ст. 268 Трудового кодекса РФ);
  • работников, с которыми заключены ученические договоры, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 Трудового кодекса РФ).

Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, могут быть направлены в командировки только с их письменного согласия и лишь при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. При этом работниц нужно в письменной форме ознакомить с правом отказаться от поездки (ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Гарантии, предусмотренные в указанной статье, предоставляются и работникам, имеющим детей-инвалидов, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Такой же порядок распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, опекунов и попечителей несовершеннолетних (ст. 264 Трудового кодекса РФ).

Остальные категории работников, в том числе и дистанционных, могут быть направлены в командировки без их согласия. В случае отказа они могут быть привлечены работодателем к дисциплинарной ответственности в установленном законодательством порядке.

Продолжительность командировки определяет руководитель компании с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В настоящее время срок служебной поездки нормативно не ограничен.

Оформление

Оформление осуществляется по общим правилам. Потребуются приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т–9) и авансовый отчет (форма № АО–1) с приложением документов, подтверждающих расходы (проездных билетов, счетов на оплату жилья и т. д.). Командировочное удостоверение (форма № Т–10) и служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т–10а) с 8 января 2015 года оформлять необязательно.

Применение унифицированных форм для коммерческих организаций обязательным не является. Однако Минтруд России считает, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Такие разъяснения даны в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291. В нем отмечено, что, согласно информации Минфина России № ПЗ-10/2012, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, формы кассовых документов). Дело в том, что формы, используемые при оформлении служебных поездок, затрагивают трудовые отношения и вопросы оплаты труда, то есть сферу, регулируемую трудовым законодательством.

По возвращении из командировки сотрудник может направить необходимые документы в компанию обычной почтой, а часть – в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ). Конкретный порядок обмена документами по командировке с дистанционным работником организация должна установить самостоятельно.

Гарантии

Работнику возмещаются расходы, связанные с командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ . Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, ему оплачивают:

  • расходы на наем жилого помещения;
  • расходы на проезд к месту командировки и обратно;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, каждая организация определяет самостоятельно в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Перед отъездом в командировку выдается аванс (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Деньги на командировку дистанционному работнику могут быть перечислены на его зарплатную карточку. Чиновники подтвердили правомерность таких операций (письмо от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554). При этом соответствующий порядок расчетов с подотчетными лицами должен быть прописан в учетной политике.

Налогообложение

НДФЛ. Если суммы возмещения командировочных расходов дистанционного работника укладываются в законодательные нормы, то удерживать НДФЛ с них не нужно. Поскольку все виды предусмотренных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, освобождены от налогообложения. Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Об этом сказано в письме Минфина России от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/3097.

В доходы командированного работника (в том числе дистанционного) не включаются суточные: по России – в пределах 700 руб.; за границей – в переделах 2500 руб. (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Налог на прибыль. Затраты на командировки, в частности на оплату проезда, наем жилого помещения, выплату суточных, учитываются в составе прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Поэтому командировочные расходы дистанционного работника компания вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945 и от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978.

Обращаем внимание на то, что при налогообложении прибыли данные виды расходов (включая суточные) не нормируются, а учитываются в размерах, установленных компанией.

Страховые взносы. Взносами, уплачиваемыми в государственные внебюджетные фонды (в ПФР, ФСС России (по обоим видам страхования), ФФОМС), суммы возмещения не облагаются. Это относится к суточным и документально подтвержденным целевым расходам на проезд, проживание, провоз багажа, выдачу виз и т. д. (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

А. Анищенко,
аудитор ООО «Аудиторская фирма “Атолл-АФ”»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка