Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как открыть банковскую карту компании на УСН

30 января 2015 2789 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

С помощью корпоративной банковской карты  человек может пользоваться деньгами организации. Это удобно, поскольку не надо носить с собой наличные. И все чаще корпоративная карта используется фирмами для выдачи денег под отчет, на представительские расходы, хозяйственные нужды и т. п. Перед бухгалтером же встает непростой вопрос: как подобные операции оформить и отразить в учете? Давайте разбираться вместе.

Оформление банковской карты при УСН

Карта оформляется после того, как с банком подписан соответствующий договор. Однако прежде чем идти в банк, определитесь со следующими важными моментами.

Сколько карт нужно и на кого оформлять. Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на которого эта карта оформлена. Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам. Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный «пластик».

К какому счету выпустить. Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен. Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.

Заметьте, карту можно открыть не только к рублевому счету, но и к валютному. Например, для случаев, когда сотрудники ездят в командировку за границу и там оплачивают расходы в валюте. Хотя, правда, иметь валютный счет именно для оплаты расходов за границей нет необходимости — ведь можно всегда расплачиваться и рублевой корпоративной картой. Возникнут лишь дополнительные расходы на конвертацию (п. 2.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

За счет каких средств будет пополняться. Корпоративная банковская карта при УСН может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно. Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ваша компания погасит долг перед банком.

Имейте в виду, что не все банки открывают корпоративные карты разных видов. Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то — только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить. В любом случае от вас потребуется заявление, и в нем вы укажете тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.

Подписывая договор, обратите внимание на условия использования карты, которые предлагает банк. Так, банки часто устанавливают лимит суммы, которую можно снять с карты в течение дня. А также комиссию за снятие наличных. Все это важно выяснить сразу, чтобы можно было планировать траты.

Отметим еще такой момент. Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете. За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Учет расходов по выпуску и обслуживанию карт

Итак, вы получили корпоративную карту на своего сотрудника. Или сразу несколько карт — на нескольких работников. Первое, что нужно сделать, — это учесть сами карты. Проводка будет забалансовой, поскольку карты остаются собственностью банка и вам не принадлежат. Поэтому в условной оценке, хоть по 1 руб., учтите каждую карту на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» (п. 18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н).

Далее отразите затраты на выпуск и обслуживание карт. Для этого потребуется такая проводка:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51 (52, 55)

— перечислена комиссия банку за открытие и обслуживание корпоративной карты.

Причем счет 55 «Специальные счета в банках» используйте в том случае, если вам открыли специальный карточный счет, вы его пополнили и именно с него оплачиваете расходы.

Само пополнение карточного счета отражайте проводкой:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 (52, 66, 67)

— перечислены деньги на карточный счет.

Заметьте: счет 52 «Валютные счета» применяется в случаях, когда вы открыли корпоративную карту в валюте. Ну а счета расчетов по кредитам и займам (счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам») используются, если вы оформили кредитную карту и она пополняется изначально за счет средств банка. Все указанные проводки делайте на основании выписок по банковскому счету.

Суммы, отраженные в бухгалтерском учете в составе расходов на счете 91, можно отразить и в налоговом учете при УСН. Если, конечно, вы считаете единый налог с разницы между доходами и расходами. Основание — подпункт 9 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Установите порядок работы с корпоративными картами

Когда карты получены и учтены, вы можете выдавать их тем работникам, на которых они оформлены. Но прежде порядок выдачи и использования карт пропишите в отдельном положении и утвердите его в качестве внутреннего документа приказом руководителя. После чего ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись. В частности, в положении целесообразно предусмотреть следующие моменты.

1. Какие расходы можно оплачивать картой. Укажите, для оплаты каких затрат предназначена карта. Это могут быть затраты, связанные с командированием работников, представительские, а также хозяйственные расходы (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).

2. В каком порядке карты выдаются работнику. Вы можете выдать карту сотруднику один раз, и он будет пользоваться ею по мере необходимости, пока работает в вашей организации. А можете выдавать карту только на время выполнения конкретных заданий, оформленных приказом руководителя.

В любом случае заведите специальный регистр, в котором вы будете фиксировать выдачу карт и их возврат. В регистре предусмотрите следующие поля:

— номер карты и ФИО сотрудника — держателя карты;

— дата выдачи карты сотруднику;

— подпись сотрудника в получении карты;

— дата возврата карты сотрудником;

— подпись лица, ответственного за ведение регистра, при возврате карты сотрудником.

Такой контроль за движением карт необходим, чтобы исключить случаи их утери или хищения.

3. Как пользоваться картой. Закрепите в положении, что карта должна использоваться непосредственно сотрудником. И передавать ее третьим лицам нельзя.

Предусмотрите, что является основанием для использования карты. Например, приказ руководителя на выполнение служебного задания. В приказе целесообразно указать конкретные виды расходов и их допустимый размер.

При любом использовании карты — снятии наличных или расчетах по ней — работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета (чеки, счета, билеты на проезд, квитанции, накладные и т. д.).

4. Как отчитываться работникам. Об израсходованных денежных средствах сотрудник отчитывается в бухгалтерию, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы. Срок представления авансового отчета также пропишите в положении. Каких-то временных рамок для случаев безналичного расчета закон не устанавливает, поэтому можете ориентироваться на сроки, установленные при работе с наличностью. А именно: подотчетное лицо обязано отчитаться за израсходованные средства в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или с момента выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П, далее — Положение № 373-П). Отчет должен утвердить руководитель организации.

Каждый факт использования карты отражайте в учете

Выдача корпоративной карты сотруднику еще не влечет за собой какую-либо запись в учете. Данную операцию вы лишь фиксируете в журнале учета корпоративных карт. А вот если сотрудник рассчитался картой или снял с нее наличные, то данное обстоятельство уже нужно отразить на счетах бухучета. Проводки при этом зависят от того, к какому счету привязана корпоративная карта. Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отразите на основании выписки из банка следующей проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51

— выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.

А если банковская карта при УСН открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55

— выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.

Основанием и в том и в другом случае послужит банковская выписка.

Заметьте: выписки из банка по счетам могут поступать к вам не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты вы можете быстрее узнавать от сотрудников. Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег. Если вы оказались в такой ситуации, выдачу денег под отчет отражайте с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делайте следующую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57

— выданы деньги под отчет.

А уже после поступления выписки спишите денежные средства со счета, к которому привязана карта:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 51 (52, 55)

— отражено списание денежных средств со счета.

Задолженность с подотчетного лица спишите на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Повторим, к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В зависимости от вида расходов выберите нужный дебетовый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующей:

ДЕБЕТ 20 (08, 23, 26, 44, 91) КРЕДИТ 71

— отражены расходы, оплаченные подотчетником.

Суммы расходов, определенные на основании авансового отчета, запишите в графу 5 раздела I Книги учета доходов и расходов, если вы применяете УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. И вид затрат, оплаченных работником, поименован в перечне, приведенном в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.

При этом не забывайте про правила списания, установленные для конкретных видов расходов. Так, например, если подотчетник приобрел основное средство, то потраченную сумму включите в расходы с момента ввода объекта в эксплуатацию, распределив сумму поквартально до конца года (подп. 1 и абз. 8 п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если сотрудник снял деньги с карты и израсходовал их не полностью, остаток оприходуйте в кассу, оформив приходный ордер. В учете операцию отразите проводкой:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.

Пример. ООО «Персона», применяющее УСН с объектом доходы минус расходы, в августе 2014 года оформило корпоративную карту на своего сотрудника О.Н. Галкина. Карта выпущена с открытием специального карточного счета. 30 августа счет пополнен на сумму 30 000 руб. Данную операцию на основании банковской выписки бухгалтер отразил проводкой:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51

— 30 000 руб. — перечислены деньги на корпоративную карту.

В сентябре 2014 года приказом руководителя организации О.Н. Галкину поручено купить для организации канцелярские принадлежности. Для оплаты этих расходов 9 сентября сотрудник получил корпоративную банковскую карту. Запись о выдаче карты была сделана в журнале учета корпоративных карт.

10 сентября О.Н. Галкин снял с корпоративной карты 5000 руб. На данную сумму он приобрел канцелярские принадлежности.

О покупке сотрудник отчитался 11 сентября, представив в бухгалтерию авансовый отчет и учетные документы, подтверждающие покупку. Этой же датой отчет был утвержден руководителем.

10 сентября на основании банковской выписки бухгалтер сформировал следующую запись:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55

— 5000 руб. — выданы деньги под отчет безналичным способом на корпоративную карту.

11 сентября на основании утвержденного авансового отчета бухгалтер сделал проводку:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

— 5000 руб. — оприходованы приобретенные работником канцелярские принадлежности.

Также 11 сентября сумму расходов в размере 5000 руб. бухгалтер записал в графу 5 раздела I Книги учета доходов и расходов на основании подпункта 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

В день утверждения авансового отчета О.Н. Галкин вернул корпоративную карту. Данный факт бухгалтер отразил в журнале учета корпоративных карт.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

УНП 7 декабря 2016 09:00 График отпусков на 2017 год
Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка