Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

До конца года перепроверьте расчеты с работниками

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Ошибки, которые находит трудовая инспекция при проверках

30 января 2015 2884 просмотра

Печатная версия
Электронный журнал

В рамках проверки трудовая инспекция проверяет большое количество кадровых документов на соответствие их законодательству. Вести кадровое производство идеально удается далеко не всем компаниям, но некоторые досадные оплошности работодателей могут обойтись значительными штрафами.

Работник отказался получить зарплату в день увольнения

На практике не редки ситуации, когда при конфликтных увольнениях возникает спор о размерах сумм, подлежащих выплате работнику. Например, работодатель не выплачивает сотруднику ежемесячную премию, которая составляет основную часть его зарплаты. В итоге размер расчета сильно отличается в меньшую сторону от того, что реально ожидал сотрудник. В такой ситуации работник не приходит в кассу организации за получением денег, а сразу пишет жалобы в надзорные органы – прокуратуру и Госинспекцию труда. В жалобе указывает, что работодатель отказал ему в выплате расчета при увольнении. Мотив простой – работодателя обязательно оштрафуют на крупную сумму.

Действительно, при проведении проверки трудовой инспекции такие доводы во всех случаях подтверждаются. При этом сам факт невыплаты сотруднику премии еще не говорит о том, что работодатель действовал незаконно. А вот то, что при увольнении работнику не выдали окончательный расчет – это уже серьезное нарушение. За это организацию, директора и главного бухгалтера могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, а также выдать предписание о выплате сотруднику расчета с учетом процентов по ст. 236 ТК РФ за его задержку.

Тем не менее в такой ситуации у работодателя есть возможность избежать нарушения и, соответственно, штрафов. Для этого неполученную работником зарплату необходимо депонировать. А факт того, что работник сам отказался от получения расчетных сумм, нужно задокументировать. В первую очередь рекомендуется составить акт о том, что работник не пришел в кассу за расчетом. После этого стоит направить работнику уведомление о необходимости явиться в кассу организации за получением расчета. В текст уведомления стоит включить предупреждение о том, что суммы будут депонированы.

Напомним, что в день увольнения работодателем должна быть составлена платежная ведомость. Это самый важный документ. Подделывать его или составлять задним числом категорически нельзя. В таком случае компании могут грозить крупные неприятности с налоговыми органами.

Согласно депонирование неполученных работниками сумм производится по истечении 5 рабочих дней со дня составления платежной ведомости, если в ней не установлен более ранний срок. В последний день кассир в платежной ведомости напротив фамилии работника должен проставить оттиск штампа или сделать надпись «депонировано». Затем в итоговой строке указывается сумма, которую нужно депонировать и сдать в банк, а также оформить реестр депонированных сумм. При соблюдении работодателем этих требований, в его действиях будет отсутствовать состав административного правонарушения.

В штатном расписании оклад меньше МРОТ

Довольно часто при проверках трудовой инспекции выясняется, что штатным расписанием организации установлен оклад в размере ниже МРОТ. При этом сведений о дополнительных выплатах в нем не содержится. Такое положение вещей сразу наводит на подозрение, что работодатель нарушает требования закона. Поэтому инспектор обязательно попросит предъявить документы по оплате труда работников – платежные ведомости, расходные кассовые ордера, платежные поручения, расчетные листки. Эти документы позволяют определить реальный размер зарплаты работника, а также все ее составные части. Кроме того, у работодателя потребуют представить коллективный договор, локальные акты компании и несколько трудовых договоров с работниками.

Если фактически работникам выплачивается заработная плата в большем размере, чем указано в штатном расписании, то нарушения нет. Конечно, по общему правилу все выплаты в пользу работников, которые установлены законом или трудовым договором, должны быть отражены в штатном расписании. Исключение составляют случаи, когда данные выплаты не являются гарантированными и их конкретный размер может варьироваться. Например, премии. Но при этом данные выплаты должны быть установлены локальными актами компании или коллективным договором. Отсутствие подобных условий во внутренних документах компании может быть расценено при проверке трудовой инспекции как нарушение.

Если же работнику установлены законом иные обязательные выплаты, то они должны быть указаны в штатном расписании. В противном случае их отсутствие будет являться нарушением Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

В качестве примера таких выплат можно привести районные коэффициенты. Они должны быть обязательно указаны в штатном расписании. При этом важно помнить, что подобные выплаты не включаются в состав МРОТ. Поэтому, если работодатель хочет довести размер оклада до уровня МРОТ с помощью включения в него районных коэффициентов, то это будет нарушением. Такой вывод подтверждается и судебной практикой (определение ВС РФ от 17.05.2013 № 73-КГ13-1; апелляционные определения Красноярского краевого суда от 17.06.2013 по делу № 33-5583/13, Астраханского областного суда от 31.07.2013 по делу № 33-4606/2013). Суды объясняет свою позицию тем, что неблагоприятные факторы, связанные с работой в таких условиях, должны компенсироваться работникам специальным коэффициентом и надбавкой к зарплате. При этом по общему правилу зарплата должна быть определена в размере не менее МРОТ. После этого к ней должны быть начислены районный коэффициент и надбавка за стаж работы в особых климатических условиях.

Кроме того, в состав МРОТ не входят:

  • надбавки за работу в тяжелых условиях труда, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
  • повышение оплаты труда в случае выполнения работ в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ).

Таким образом, начисленная работникам заработная плата до налогообложения не должна быть меньше регионального МРОТ. Однако зарплата может в некоторых случаях быть ниже МРОТ. Например, если работник не отработал месячную норму рабочего времени или не полностью выполнил свои трудовые обязанности (ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ). Поэтому не будет являться нарушением, если штатным расписанием организации установлены оклады работникам в размере ниже регионального МРОТ.

В штатном расписании — вилки окладов

На практике у работодателей часто возникает вопрос — допустимо ли устанавливать в штатном расписании разные оклады по одной и той же должности (вилки окладов)? Это бывает связано с тем, что работодатель хочет оплачивать труд сотрудников в зависимости от их квалификации и качества выполняемой ими работы.

Отметим, что под окладом понимается фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых обязанностей определенной сложности за календарный месяц (ч. 4 ст. 129 ТК РФ). Трудовые обязанности работника определяются его трудовой функцией. Это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, а также конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15 ТК РФ). Отсюда следует вывод, что размер оклада зависит от сложности работы, которую выполняет работник.

Очевидно, что если работники занимают одинаковые должности, то и трудовые функции у них должны быть также одинаковыми. Это следует из обязанности работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Иной порядок будет являться дискриминацией при установлении заработной платы, которая запрещена ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ. Именно поэтому штатным расписанием по каждой должности должен быть установлен фиксированный размер оклада.

Сложившуюся ситуацию можно решить несколькими способами. Первый способ – установить работникам различные доплаты и надбавки. Например, за опыт и стаж работы, за результаты труда. Второй способ – ввести в организации категории должностей. Например, дополнительно к должности «юрист» ввести должности «старший юрист», «главный юрист». Разумеется, трудовая функция должна быть у них различная. Если работники работают в разных отделах, можно изменить названия их должностей. Например, «юрист отдела обеспечения» и «юрист коммерческого отдела». Также можно ввести в организации тарифную систему оплаты труда в соответствии со ст. 143 ТК РФ. При использовании таких способов проблем при проверке трудовой инспекции у работодателя не будет.

Опоздания не зафиксированы в табеле учета рабочего времени

В большинстве случаев работники не соглашаются с примененными к ним дисциплинарными взысканиями и пытаются их обжаловать. При проведении проверки по обращению работника инспектор будет проверять все документы, подтверждающие факт опоздания работника. Таким документом, помимо составленных актов и объяснений работника, также является табель учета рабочего времени.

На практике бывают ситуации, когда эти документы противоречат друг другу. Например, в акте указано, что сотрудник опоздал на работу на 30 минут, а в табеле время опоздания не отражено. Согласно этому документу сотрудник отработал установленную в организации норму рабочего времени. В соответствии с требованиями ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Затем инспектор изучит письменные объяснения работника. Если в объяснениях работник подтвердил факт опоздания на работу, то несоответствие актов табелю не будет играть никакой роли. Приказ будет признан законным.

Иная ситуация возникает, когда работник в письменных объяснениях отрицает факт опоздания. Инспектор может потребовать от работодателя представить дополнительные документы. Это может быть, например, распечатка сведений из электронной пропускной системы. Если этот документ подтвердит, что работник действительно опоздал, то проблем быть не должно. Но если таких документов нет, то отсутствие в табеле сведений о времени опоздания может стать основанием для отмены приказа.

Вне зависимости от результата работодателю будет выдано предписание о соблюдении требований, предусмотренных ч. 4 ст. 91 ТК РФ (учет отработанного времени каждым работником). Также он может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому, если на работника налагается взыскание за опоздание, табель рабочего времени должен быть скорректирован.

Не выплачиваются «северные» надбавки

Довольно часто работодатели считают, что они не обязаны учитывать районные коэффициенты и процентные надбавки в случае, если сама компания в районах Крайнего Севера не зарегистрирована, а располагается в местности, за работу в которой никаких доплат и надбавок не установлено. При этом часть сотрудников работает на постоянной основе в местностях с особыми климатическими условиями. Такое нарушение инспектора обычно выявляют при проведении плановых проверок. Так, инспектор устанавливает, что в соответствии с кадровыми и бухгалтерскими документами часть сотрудников компании работает в обособленном структурном подразделении. При этом подразделение находится в местности с особыми климатическими условиями. Затем проверяющий внимательно изучает, как этим работникам выплачиваются полагающиеся им надбавки и районный коэффициент к зарплате. Бывает, что такие выплаты работникам не производятся или производятся, но не в полном объеме. Это является грубым нарушением трудового законодательства.

Поэтому важно помнить, что труд работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями, оплачивается в повышенном размере во всех случаях (ст. 146 ТК РФ). При этом неважно, где конкретно располагается сама фирма. Важен сам факт выполнения сотрудниками своей работы в таких условиях на постоянной основе. Такая позиция отражена в актах еще советского периода (подп. «б» п. 2 разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 11.11.1964 № 15/30). Это, в том числе, подтверждается судебной практикой (определение ВС РФ от 06.05.2011 № 78-В11-16, постановление президиума Московского городского суда от 24.02.2012 по делу № 44г-19). Роструд также разделяет эту точку зрения (письмо от 29.06.2011 № 1891-6-1).

Таким образом, работодатель, который не выплачивает работникам надбавки и районный коэффициент, может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Вместе с тем, завершив проверку, инспектор направит копии материалов в органы следственного управления для решения вопроса о привлечении работодателя к уголовной ответственности по ст. 145.1 УК РФ.

Сотруднику не выдали копии документов, связанных с работой

Некоторые работники при возникновении конфликтов с работодателями используют некорректные методы воздействия, злоупотребляя своими правами. Один из таких способов злоупотребления заключается в затребовании у работодателя одних и тех же документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Эта норма предоставляет работнику право требовать у работодателя копии документов, которые связаны с его работой. При этом законодательно не ограничено, сколько раз, и через какие промежутки времени сотрудник может их требовать.

Если работнику отказывают под предлогом того, что их ему уже неоднократно выдавали, он обязательно пожалуется в ГИТ. Работник знает, что по результатам проверки трудовой инспекции работодатель будет оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это объясняется тем, что ГИТ не уполномочена устанавливать факты злоупотребления работниками своими правами. Но, тем не менее, возможности противостоять конфликтному работнику все же есть.

Документы, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, перечислены в ст. 62 ТК РФ в открытом перечне. В связи с этим работник вправе потребовать от работодателя любые документы, которые относятся к его работе. Сложившаяся судебная практика по этому вопросу позволяет сделать важный вывод: на работодателе лежит обязанность предоставить только те документы, которые содержат персональную информацию о работнике (определение Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328, апелляционное определение Волгоградского областного суда от 18.01.2013 по делу № 33-386/2013).

Поэтому работодатель не обязан выдавать, к примеру, копии локальных актов, платежных ведомостей, коллективного договора, а также документов, содержащих персональные данные других работников. Если работник хочет получить копию табеля учета рабочего времени, можно выдать ему выписку из него. При проведении проверки такие действия будут признаны правомерными.

Неверно определен срок на предоставление объяснений

При применении к работнику любого дисциплинарного взыскания работодатель обязан соблюсти процедуру, установленную ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ. У этой процедуры есть несколько важных элементов. Так, по факту совершенного проступка работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Этим законодатель предоставляет работнику возможность объяснить работодателю причины проступка с указанием их уважительности (при их наличии). Если этот элемент процедуры не будет соблюден, работник сможет без проблем оспорить дисциплинарное взыскание (апелляционные определения Московского городского суда от 28.01.2013 по делу № 1-2782, от 08.07.2013 по делу № 11-21386).

У работника есть право представить объяснение в течение 2 рабочих дней. К сожалению, вопрос об исчислении этого срока законодательно не урегулирован и судебная практика также отсутствует. Во избежание спорных ситуаций, целесообразно отсчет двух дней начинать с рабочего дня, следующего за днем, когда было затребовано объяснение. Затем, если работник в этот срок объяснение не представит, работодателю необходимо составить соответствующий акт. В связи с тем, что 2 рабочих дня должны истечь полностью, советуем составить акт в третий рабочий день.

Также необходимо учитывать, что для начала исчисления этого срока положения ст. 14 Трудового кодекса РФ не применяются. Эта статья используется только для исчисления сроков, связанных с возникновением и прекращением трудовых отношений.

Наиболее частые нарушения, которые трудовая инспекция выявляет при проверке:

  1. В ПВТР и трудовом договоре не установлены дни выплаты заработной платы (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
  2. Работодатель не утвердил форму расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
  3. В экземпляре трудового договора работодателя нет подписи работника о получении своего экземпляра (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
  4. Работники не ознакомлены под роспись с приказами о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
  5. Работники не ознакомлены с локальными актами компании (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
  6. В компании не утвержден график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
  7. В ПВТР отсутствуют положения об ответственности работодателя как стороны трудового договора (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
  8. Книга учета движения трудовых книжек не опломбирована (подп. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Еще по этой теме: Организуем внутренний контроль в кадровой службе

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка