Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС развеяла ваши сомнения об онлайн‑кассах

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Дефектная ведомость (образец)

10 января 2013 33831 просмотр
Чтобы зафиксировать поломку или износ основного средства, в 2016 году нужен акт или дефектная ведомость. Образец дефектной ведомости поможет составить документ, к которому ИФНС не сможет придраться.

Зачем нужна дефектная ведомость

Практика показывает, что при проверке налоговики часто просят представить дефектную ведомость, подтверждающую факт поломки (износа) и необходимость ремонта того или иного имущества компании. По мнению контролеров, наличие такого документа обязательно и при его отсутствии соответствующие расходы компания не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.

Но некоторые суды указывают, что компания вправе подтвердить ремонт и иными документами (актами выполненных работ, заказами-нарядами), свидетельствующими о проведении работ (постановления ФАС Поволжского от 09.09.08 № А57-7577/07, Центрального от 28.04.11 № А35-6355/2010 и Московского от 17.11.10 № А40-135176/09-116-778 округов). ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 29.05.08 № А56-4388/2007 указал, что НК РФ не устанавливает ответственность в случае непредставления по запросу проверяющих такой ведомости.

Наличие судебных споров подтверждает, что компании безопаснее оформлять дефектную ведомость, самостоятельно разработав ее форму и утвердив ее в приложении к учетной политике (ст. 8 и 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). За основу можно взять акт о выявленных неисправностях оборудования по форме ОС-16.

Как составляется дефектная ведомость (образец)

Что должно быть в ведомости, которую можно взять за образец, мы показали на образце ниже.

1. Наименования подрядчика, выполняющего ремонтные работы. Этот реквизит дополнительно подтвердит, что НДС со стоимости таких работ не начисляется. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 146 НК РФ выполнение строительно-монтажных работ для собственных нужд облагается НДС. Но эта норма не применяется, если исполнителем таких работ выступают не сотрудники налогоплательщика, а сторонние организации (письма Минфина России от 09.09.10 № 03-07-10/12, от 23.08.07 № 03-07-10/19 и от 23.04.07 № 03-07-11/124). Соответственно указание в ведомости стороннего подрядчика в качестве исполнителя ремонтных работ послужит дополнительным доказательством того, что компания самостоятельно СМР не осуществляет и не обязана начислять НДС на стоимость ремонта оборудования.

2. Описание неисправностей оборудования и способов их устранения. Обратите внимание, как в образце обоснован ремонтный характер работ. Это просто необходимо. Ведь если результат восстановительных работ — изменение технологических качеств и свойств, служебного назначения оборудования и появление у него новых качеств, такие работы признаются реконструкцией или модернизацией. Тогда цена работ увеличивает первоначальную стоимость имущества (п. 2 ст. 257 НК РФ). Цель ремонта заключается в поддержании имущества в рабочем состоянии в течение срока его полезного использования, при котором его первоначальные технические показатели функционирования не изменяются (п. 16 письма Госкомстата России от 09.04.01 № МС-1-23/1480). Стоимость таких работ учитывается при налогообложении прибыли единовременно в составе расходов на ремонт основных средств (ст. 260 НК РФ).

В частности, финансовое ведомство в письме от 03.08.10 № 03-03-06/1/518 отметило, что замена отдельных, вышедших из строя элементов основного средства, не связанная с изменением технологического или служебного назначения оборудования либо с изменением его технико-экономических показателей, не является модернизацией амортизируемого имущества. Такие работы признаются ремонтом и учитываются по правилам статьи 260 НК РФ.

На практике было дело, в котором инспекторы квалифицировали проведенные компанией мероприятия в качестве технического перевооружения. Но созданная в организации комиссия установила дефекты нежилого помещения, которые зафиксировала в документах. В результате ФАС Западно-Сибирского округа признал спорные работы ремонтом с целью замены устаревших частей и конструкций (постановление от 07.09.10 № А46-24986/2009). ФАС Московского округа в постановлении от 11.03.10 № КА-А40/1682-10 указал, что факт проведения в отношении двух вагонов-цистерн именно ремонта подтверждается наряду с актами сдачи-приемки работ еще и дефектными ведомостями (оставлено в силе определением ВАС РФ от 24.06.10 № ВАС-7933/10).

3. Отметка о предполагаемом сроке проведения ремонтных работ. Она свидетельствует об отсутствии необходимости проведения консервации имущества. В случае передачи имущества на консервацию на срок более трех месяцев амортизация такого имущества прекращается на период консервации (п. 3 ст. 256 НК РФ). Как правило, на консервацию переводятся объекты, которые компания временно не использует, например, в связи с ремонтом, модернизацией или реконструкцией. В случае если по итогам предварительной оценки мастерами срок предполагаемого ремонта ОС составит менее трех месяцев, компания вправе не консервировать такое неисправное оборудование и продолжать начилять по нему амортизацию (письма Минфина России от 09.04.10 № 03-03-06/1/246 и от 13.03.09 № 03-03-06/1/141).

4. Состав комиссии. В состав комиссии целесообразно включить не только работников организации (лицо, работающее на неисправном оборудовании, материально ответственное лицо, бухгалтера), но и представителей сторонней организации, которая будет устранять дефекты. Особенно в случае ремонта дорогостоящего имущества. Так, включение в состав комиссии представителей разных подразделений организации поможет составить наиболее полное представление о сложности поломки, составе и целесообразности ремонтных работ. При этом представитель ремонтной компании подтвердит, что объект находится в неисправном состоянии, охарактеризует планируемый ремонт, предложит возможные варианты восстановительных работ (приобретение оригинальных запчастей или аналогичных по своим характеристикам деталей других производителей, замену конкретной детали или комплекса деталей) и укажет сроки их исполнения.

Какие подписи ставить в ведомости

5. Расшифровка подписей членов комиссии. В ведомости безопаснее указывать расшифровку подписей членов комиссии. По сути, такая ведомость является внутренним документом компании. Поэтому ошибки при ее составлении сами по себе не повлекут негативных налоговых последствий (постановление ФАС Московского округа от 08.06.12 № А41-2153/11). В этом деле суд отметил, что отдельный недостаток в составлении дефектной ведомости — отсутствие расшифровок подписей должностных лиц — не является основанием для отказа в учете произведенных расходов. Тем более что реальность выполнения спорных работ налоговики не опровергали.

Печатная версия
Электронный журнал


С. Амелькова,
ведущий аудитор

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка