Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как бухгалтеру ужиться с любым начальником

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документы, которые обоснуют списание ГСМ

12 мая 2016 32307 просмотров
Проверьте, весь ли пакет документов, подтверждающих расходы на топливо, у вас есть. Ведь это убережет вашу компанию от претензий налоговиков при проверке того, как происходит списание ГСМ. В статье есть акт на списание ГСМ (образец) и другие документы.

Нормы расхода топлива

В настоящее время не требуется применять нормы Минтранса России при списании расходов на бензин. В Минфине России отказались от своей многолетней категоричной позиции и согласились с тем, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает компании в учете топлива, израсходованного на служебные поездки (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

Представители министерства подтвердили свою позицию в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097. Каким теперь должен быть полный комплект документов, чтобы наладить безупречный учет ГСМ, мы подробно показали ниже. Сюда входят документы от водителя, первичка от продавца бензина в зависимости от способа приобретения ГСМ и собственные бумаги компании.

Списание ГСМ (документооборот)

По схеме лекго проследить, какие документы и от кого должны поступить в бухгалтерию.

В статье вы найдете идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.

Акт контрольного заезда

Из выгодных разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы. Какие это будут размеры — дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально.

Самый безопасный вариант — ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет. Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя. Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д.

Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др. В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д. Так же вы вправе поступить, если показатель для служебного автомобиля, указанный в распоряжении № АМ-23-р, не устраивает (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

При этом вам необязательно обращаться в специализированную научную организацию, как ранее того требовали чиновники (см., например, письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61). Достаточно провести для каждой марки автомобиля контрольный заезд и зафиксировать результаты актом произвольной формы. Его образец мы привели ниже.

Акт контрольного заезда (образец)

Конечно, участвовать бухгалтеру в таком заезде необязательно. Важно проверить в итоговом акте конкретную марку машины и зафиксированный расход топлива на 100 километров. При этом полученное значение не должно слишком отличаться от данных из техдокументации машины. Иначе необходимо подготовить объяснение для налоговиков на случай проверки. Это может быть плохое качество дорог, крупногабаритный груз или другие факторы.

Контрольные заезды необходимо сделать по меньшей мере дважды. Отдельно для весенне-летнего периода и для осенне-зимнего времени года. Во втором случае норма расхода топлива, как правило, выше, чем в первом, примерно на 10—15 процентов.

На основании актов, составленных по контрольному заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка компании (например, приказом).

Акт на списание ГСМ

Списание ГСМ — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше). Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

К слову, акт списания помогает некоторым компаниям обойтись и вовсе без путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60). Судьи отметили, что организации, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы. Ведь приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевок) предназначен исключительно для транспортных компаний. Все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все реквизиты первички (см. образец ниже).

Акт на списание ГСМ (образец)

Перечислите состав комиссии (ее утвердит руководитель приказом) с расшифровкой должностей и Ф. И.О. Потребуются также подписи членов комиссии. Как правило, в эту комиссию входят бухгалтер, водитель, начальник гаража. Обозначьте причину списания материалов (например, для использования в производственных целях или для служебных поездок директора). Затем стоит перечислить наименование списываемых материалов, их количество и сумму. Эти сведения удобно оформить в виде таблицы.

В акте должна быть подпись материально ответственного лица. Утверждает документ руководитель своей подписью. Надо указать его должность, расшифровать подпись и поставить дату утверждения акта. Закрепите форму бланка в учетной политике.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка