Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Одной проблемой с НДС стало меньше

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Что нужно для увольнения кассира за денежные махинации

25 февраля 2015 2697 просмотров

Сайт журнала «Трудовые споры»

Электронный журнал «Трудовые споры»

Материал предоставлен журналом «Трудовые споры» № 1, 2014

Если в кассе компании обнаруживается недостача, то тень подозрения в первую очередь падает на работника, который непосредственно получает от клиентов деньги. Вариантов махинаций с денежными средствами множество: кассир может принять полную оплату за покупки, но в чеке отразить не все позиции и разницу забрать себе. Или же осуществить фиктивный возврат товара от покупателя и также присвоить себе данную сумму. Если у работодателя есть серьезные причины сомневаться в добросовестности кассира, то он может инициировать увольнение за утрату доверия.

О выявленной недостаче составляют докладную записку или акт

Наиболее распространенной ситуацией, в которой работодатель начинает процедуру увольнения за утрату доверия, является постоянная недостача наличных денег в кассе.

Для начала факт недостачи нужно зафиксировать в акте, который составляется несколькими сотрудниками, или докладной записке на имя непосредственного руководителя или директора компании. Эти документы можно подготовить как в рукописной, так и печатной форме. При этом следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003. Несмотря на то, что этот документ не является нормативным правовым актом, его можно использовать для единообразного составления документов в организации.

В акте или докладной записке целесообразно зафиксировать следующее:

а) фамилию, имя, отчество работника, составившего документ, его должность;

б) обстоятельства, при которых выявлена недостача денег, например, перечислить лиц, присутствующих при выявлении недостачи, описать состояние помещения, в котором расположена касса (включена ли сигнализация, закрыты или открыты окна и т. п.);

в) дату и время составления документа. Важно помнить, что как только этот документ попадет к непосредственному руководителю, начинается отсчет месячного срока, в течении которого можно уволить работника. Это предусмотрено ч. 3 ст. 193 ТК РФ и подп. «б» п. 34 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2.

Таким образом, акт или докладная записка отразит факт недостачи денег, а также послужит основанием для начала внутреннего расследования.

Размер ущерба определяют в ходе инвентаризации

На основании акта или докладной записки работодателю нужно провести проверку (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). Лучше с ней не затягивать, поскольку, как уже отмечалось выше, у работодателя есть 1 месяц со дня обнаружения нарушения для того, чтобы уволить работника за утрату доверия (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). К тому же время понадобится еще на получение объяснений и на оформление кадровых документов.

Размер недостачи определяется инвентаризацией имущества. Она является обязательной в случае хищений и злоупотреблений (абз. 5 п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Порядок проведения инвентаризации закреплен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

Основные этапы проведения инвентаризации заключаются в следующем.

Формирование комиссии. Работодатель издает приказ о проведении инвентаризации и утверждает состав комиссии, в которую можно включить, например, бухгалтера, сотрудника ревизионного отдела. Приказ лучше оформить по форме № ИНВ- 22 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Проведение инвентаризации. Назначенная работодателем комиссия проводит инвентаризацию. При этом нужно проконтролировать, чтобы в ней приняли участие все ее члены и материально ответственный работник, в введении которого находится инспектируемое имущество. На практике сотрудники могут отсутствовать из-за болезни, отпуска или командировки. В таком случае проверку лучше перенести на другой день. Иначе велика вероятность того, что результаты инвентаризации будут признаны недействительными.

Оформление результатов инвентаризации. После того, как проверка проведена, члены комиссии оформляют результаты инвентаризации. Например, если прошла проверка фактического наличия денег в кассе, то составляют акт по форме № ИНВ-15 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). В случае проверки другого имущества, результаты инвентаризации будут оформляться иным унифицированным документом. По общему правилу акт составляется в двух экземплярах.

Таким образом, инвентаризация позволит работодателю установить размер недостачи, а следовательно, и сумму для взыскания с работника, если будет доказана его вина.

Исследуют документы и факты

Сразу уволить работника за факт недостачи денег в кассе нельзя. После инвентаризации нужно продолжить проверку, чтобы определить другие обстоятельства пропажи денежных средств и установить вину работника в хищении. С этой целью создается комиссия, которой предстоит выявить, в частности, следующее:

  • дату хищения;
  • сотрудника, в чьи трудовые обязанности входит работа с наличными деньгами на конкретном рабочем месте;
  • наличие в трудовом договоре работника и (или) его должностной инструкции функций по обслуживанию денежных ценностей;
  • совпадение дня пропажи денег с рабочим днем сотрудника на основании табеля учета рабочего времени или автоматической пропускной системы;
  • наличие доступа к кассе иных лиц;
  • соблюдение работодателем условий, препятствующих нарушению правил работы с кассой. Например, наличие в помещении сигнализации и подходящих для хранения денег мест;
  • ознакомление работника под роспись с внутренними документами, которые регламентируют работу с кассой;
  • наличие/отсутствие подписанного договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • доказательства, свидетельствующие о том, что хищение совершено конкретным работником, например, видеосъемка.

После расследования комиссия составляет итоговый документ, например, протокол. Важно не забыть приобщить к нему материалы инвентаризации.

В протокол нужно включить, в частности:

а) доказательства вины работника в хищении, например, материалы видеосъемки;

б) конкретный пункт трудового договора, должностной инструкции, который нарушил сотрудник;

в) информацию о том, что должность работника или выполняемая им работа предусмотрена Перечнем , утвержденным постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85;

г) указание на раздел, пункт трудового договора, должностной инструкции и других документов с описанием обязанностей, которые бы подтверждали, что в функции сотрудника входила работа с денежными ценностями. Разумеется, со всеми этими документами работник должен быть ознакомлен письменно.

Совокупность указанных фактов позволит работодателю уволить работника за утрату доверия.

В протоколе в виде вывода целесообразно предложить руководителю компании расторгнуть с работником трудовой договор.

Если работник захочет ознакомиться с материалами проверки, то их придется предоставить (ч. 3 ст. 247 ТК РФ). Скорее всего, он попросит снять с них копии. Не нужно препятствовать сотруднику в этом, ведь в силу ст. 62 ТК РФ он имеет право запросить копии документов, связанных с работой.

Важно!
Для увольнения за утрату доверия требуется доказать несколько фактов: размер ущерба, непосредственное взаимодействие сотрудника с деньгами, его вину в хищении. Это позволит законно уволить работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Но не обязательно иметь заключенный договор о полной индивидуальной материальной ответственности для увольнения сотрудника, совершившего хищение. Такой договор нужен для того, чтобы работодатель смог возместить ущерб в полном размере (ст. 244 ТК РФ). Отсутствие договора не позволит требовать от работника вернуть похищенные деньги полностью, поскольку это будет противоречить ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Этой нормой установлены случаи, когда работник обязан возместить весь ущерб.

С работника требуют объяснения

Если выводы комиссии убедительно докажут, что кассир не только совершил действия, которые дают право утратить к нему доверие, но и причинил ущерб, то работодатель вправе принять решение об увольнении.

Чтобы уволить работника по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, нужно выполнить ряд обязательных мероприятий, связанных с соблюдением порядка применения дисциплинарных взысканий (п. 47 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Запрос объяснительной записки. Истребование объяснения необходимо в силу ч. 1 ст. 193 и ч. 2 ст. 247 ТК РФ. Обе нормы предусматривают запрос объяснения у работника для выяснения причин происшествия: в первом случае в силу общего правила, а во втором — для определения обстоятельств ущерба.

Однако это не означает, что у работника нужно получить два объяснения. Обе нормы (и ст. 193, и ст. 247 ТК РФ) фактически повторяют друг друга. Они направлены на то, чтобы работник смог пояснить ситуацию, привести доводы и доказательства невиновности.

Таким образом, достаточно одного запроса и оформить его целесообразно в письменном виде.

Во-первых, это позволит четко сформулировать претензии к сотруднику. Позже он не сможет пожаловаться на то, что не понял, по какому факту ему надлежит объясниться. Во-вторых, с помощью этого документа работодателю при необходимости будет легко доказать выполнение обязанности по запросу объяснения.

Нередко составляют два экземпляра запроса, один из которых вручается работнику, а на экземпляре работодателя он расписывается в подтверждение факта его получения.

Есть вероятность, что работник откажется получить запрос или поставить подпись на нем. В таком случае лучше составить акт и зафиксировать дату обращения за объяснением.

Часто работники из-за конфликтного увольнения препятствуют действиям работодателей. Например, к числу популярнейших уловок сотрудников относится болезнь в неприятный для них период. Но это не мешает работодателю выполнить необходимые действия. Ведь запрос о предоставлении объяснения можно направить заказным письмом с уведомлением о вручении, а корешок уведомления подтвердит, что работодатель выполнил требования закона, то есть запросил объяснение.

Получение объяснения. Работнику отводится 2 рабочих дня на предоставление объяснения по факту нарушения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Обратите внимание, что если в организации проводилась инвентаризация, то объяснение по факту нарушения работник мог уже представить. В формах № ИНВ-15 и № ИНВ-16, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, для этого предусмотрены специальные графы. Такое объяснение является достаточным, и вторично требовать его от сотрудника не нужно.

Если работник посчитает необходимым дополнительно объяснить происшествие и напишет новую объяснительную записку, то ее нужно принять. Возможно, что уже после инвентаризации в ходе дальнейшей проверки были выявлены новые факты, которые он захочет прояснить.

После получения объяснительной записки внимательно ознакомьтесь с ее содержанием. В ней должно быть изложено существо проступка и описаны условия его совершения. В силу ч. 5 ст. 192 ТК РФ в будущем эту информацию нужно будет учесть при вынесении решения об увольнении кассира. Работодателю придется принять во внимание тяжесть проступка и условия, при которых он был совершен.

Если работник откажется от объяснений, то нужно составить акт. Его можно оформить по истечении 2 рабочих дней после запроса о даче объснений по факту нарушения (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Дольше ждать не нужно. Несмотря на отсутствие объяснений, работодатель на основании ч. 2 ст. 193 ТК РФ вправе перейти к следующему шагу — изданию приказа об увольнении кассира.

Оформляют приказ об увольнении

Для того чтобы оформить увольнение кассира, нужно издать приказ (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Ранее на основании ч. 6 ст. 193 ТК РФ издавали дополнительный приказ — о применении дисциплинарного взыскания. Теперь этого делать не нужно.

Во-первых, о применении взыскания свидетельствует приказ об увольнении и, следовательно, его достаточно (письмо Роструда от 01.06.2011 № 1493-6-1). Во-вторых, использование двух приказов в случае спора может ввести в заблуждение суд, который может решить, что работника наказали два раза. Так, в одном деле наличие двух приказов стало одной из причин, по которым суд решил, что работник уволен с нарушениями (апелляционное определение ВС РФ от 09.11.2012 № 60-АПГ12-7).

Важно!
На основании ст. 192 ТК РФ работодатель вправе привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если работник уличен в хищении, то работодатель может объявить ему выговор или замечание. Но передумать и уволить сотрудника за это же нарушение уже не получится. За один проступок можно применить только одно наказание. Но если работник продолжит похищать деньги, то работодатель вполне обоснованно сможет уволить его за новый проступок.

Для составления приказа о расторжении трудового договора лучше использовать форму № Т-8 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Важно помнить, что издать его нужно не позднее месячного срока со дня обнаружения проступка (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Впрочем, отпуск сотрудника или его болезнь увеличивает этот срок на период отсутствия виновного.

В приказе важно максимально полно и точно отразить документы, которые легли в основу решения об увольнении: акты, объяснительная записка, протоколы расследования и другие документы. Для этого предназначена строка «основание (документ, номер, дата)».

На приказе нужно получить подпись работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Если это сделать не удастся, то достаточно на приказе написать: «Работник отказался ознакомиться с приказом под роспись» или «Невозможно довести до сведения работника». Далее сотрудник, который внес эту запись, ставит дату и расписывается. Иногда в случае отказа от ознакомления с приказом работодатели составляют акт. В нем описывают ситуацию и фиксируют фамилии, имена, должности тех, кто присутствовал при этом. Составление такого документа не будет нарушением законодательства, поскольку нет запрещающей нормы. После составления акта его реквизиты (дату и номер) указывают на приказе, от подписания которого отказался уволенный сотрудник.

Запись об увольнении "по статье" вносят в трудовую книжку

Процедура увольнения кассира завершается заполнением двух документов: трудовой книжки работника и его личной карточки.

В личной карточке от сотрудника нужно получить подпись в разд. XI на четвертой странице формы № Т-2, а затем передать форму на хранение в архив на 75 лет. Такой срок предусмотрен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

В трудовую книжку вносится запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. После этого работник, который отвечает за работу с трудовыми книжками, расписывается и ставит печать работодателя. Обратите внимание, что печать отдела кадров в этом случае не подойдет.

Важно не забыть в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них зафиксировать передачу сотруднику трудовой книжки. Такое правило установлено абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку запись об увольнении в связи с утратой доверия опорочит работника в глазах будущего работодателя, то весьма вероятно, что сотрудник не явится для получения трудовой книжки. В таком случае нужно в этот же день (последний день работы) направить ему письмо о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Такое письмо лучше оформить заказным с описью вложения. Тем самым работодатель в случае претензий проверяющих или самого работника сможет подтвердить, что он выполнил требование закона. После направления письма работодатель не будет нести ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

А. Петров,
юрисконсульт юридического отдела Inventive Retail Group

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка