Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Для каких товаров лучше всего подходит счет 45

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Перенос части отпуска на другое время

25 февраля 2015 647 просмотров

Печатная версия
Электронный журнал

Случаи, когда работодатель должен перенести на другой срок ежегодный оплачиваемый отпуск работника с учетом его пожеланий, перечислены в статье 124 Трудового кодекса. Такая обязанность возникает у работодателя, если:

- работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска был временно нетрудоспособен;

- исполнял государственные обязанности;

- работнику своевременно (за три дня до отпуска) не были выплачены отпускные;

- работник не был предупрежден о дате начала ежегодного отпуска за две недели.

Какие документы нужно оформить, как пересчитать отпускные, НДФЛ и страховые взносы, рассмотрим на примере случая переноса в связи с болезнью работника во время ежегодного оплачиваемого отпуска.

Расчет отпускных по действующим правилам >>

Как оформить перенос отпуска

Чтобы перенести часть отпуска, не использованную в связи с болезнью, на другое время, работнику нужно обратиться к работодателю с заявлением. В нем сотрудник укажет:

- или желаемую дату начала отпуска, например: «прошу перенести неиспользованные дни отпуска в количестве 10 календарных дней на период с 11 по 20 марта 2014 года»;

- или более поздний срок: «прошу перенести неиспользованные дни отпуска в количестве 10 календарных дней на более поздний срок».

Когда этот срок наступит, работодатель оформит новый приказ о предоставлении ежегодного отпуска. Покажем на примере, как это сделать.

Пример 1

Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин оформил очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года — на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 года он был временно нетрудоспособен. С 6 февраля 2014 года Ф.С. Флибукин приступил к работе.

Как документально оформить перенос отпуска, если известно, что работник с согласия работодателя решил взять неиспользованные дни отпуска с 11 марта 2014 года?

Решение

Из 21 календарного дня ежегодного отпуска сотрудник использовал 11 дней, из которых:

— 6 календарных дней — в декабре 2013 года;

— 5 календарных дней — с 9 по 13 января 2014 года.

Неиспользованными у Ф.С. Флибукина остались 10 календарных дней отпуска (21 календ. дн. – 11 календ. дн.).

Заявление на перенос отпуска. В заявлении о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска работнику нужно указать, что он просит перенести эти 10 календарных дней отпуска на период с 11 по 20 марта 2014 года (см. образец 2).

Образец 2 Заявление работника о переносе отпуска

 Если работодатель не возражает против переноса отпуска, в левом верхнем углу заявления работника он сделает запись: «Не возражаю. Зоетропов. 29.01.2014. Отделу кадров подготовить приказ о переносе отпуска. Бухгалтерии пересчитать сумму отпускных».

Приказ на перенос отпуска. На основании заявления работника руководитель издает приказ о переносе отпуска в произвольной форме.

Изменения в график отпусков. В графике отпусков по форме № Т-7, утвержденной приказом Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или форме, разработанной работодателем самостоятельно, следует отразить корректирующие сведения.

Если компания использует форму № Т-7, их нужно внести:

— в графу 8 «Основание (документ)»;

— графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» раздела «Отпуск/перенесение отпуска».

Изменения в личную карточку работника. В личной карточке работника по форме № Т-2, утвержденной приказом Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или форме, разработанной работодателем самостоятельно, у Ф.С. Флибукина указано, что отпуск ему предоставлен на 21 календарный день с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года в соответствии с приказом № 7891/к от 23.12.2013.

В случае переноса не использованных работником дней ежегодного оплачиваемого отпуска эти сведения нужно скорректировать.

Если компания использует форму № Т-2, в разделе «Отпуск» личной карточки работника нужно сделать следующее:

— исправить показатель графы 4 «Количество календарных дней отпуска» — зачеркнуть 21 и вписать 11;

— в графе 6 зачеркнуть дату окончания отпуска — 23.01.2014 и вписать в нее новую дату окончания отпуска — 13.01.2014 — дату, предшествующую открытию больничного;

— в графе 7 указать основание переноса отпуска — приказ о переносе отпуска

Образец  Фрагмент раздела «Отпуск» личной карточки работника

 Пересчитываем отпускные, НДФЛ и взносы

При переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой период бухгалтеру нужно пересчитать отпускные, так как продолжительность отпуска меняется.

Вместо одной продолжительности отпуска сотрудник использует меньшее количество дней. Получается, что в составе первоначально выданных отпускных, перечисленных сумм НДФЛ и страховых взносов есть переплата.

В отношении части отпуска, перенесенной на другой срок, отпускные нужно будет рассчитывать заново, так как расчетный период будет другой.

Покажем пересчет отпускных, НДФЛ и страховых взносов на примере.

Пример 2

Продолжим пример 1. Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Отпуск он оформил с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года — на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 года Ф.С. Флибукин был временно нетрудоспособен. Первый больничный, закрытый 28 января 2014 года, работник представил в бухгалтерию для оплаты 29 января 2014 года, а второй больничный, закрытый 5 февраля 2014 года, — 6 февраля, когда Ф.С. Флибукин приступил к работе.

Рассчитаем суммы переплаты по отпускным, страховым взносам и НДФЛ, если известно, что:

— средний дневной заработок для оплаты отпуска составил 1156,46 руб., сумма отпускных, начисленная в декабре 2013 года, — 24 285,66 руб. (1156,46 руб. ? 21 календ. дн.);

— компания уплачивает страховые взносы по общим тарифам, а взносы на случай травматизма — по тарифу 0,2%;

— работник не имеет права на стандартный налоговый вычет;

— в бухгалтерском учете компания не создает резерв на оплату отпусков.

Рассмотрим действия бухгалтера.

23 декабря 2013 года (за три дня до начала отпуска работника) бухгалтер сделал следующие проводки по начислению и выплате отпускных:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 24 285,66 руб. — начислены отпускные сотруднику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 3157 руб. (24 285,66 руб. ? 13%) — удержан НДФЛ с суммы отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— 21 128,66 руб. (24 285,66 руб. – 3157 руб.) — перечислены отпускные на зарплатную карту сотрудника.

31 декабря 2013 года бухгалтер начислил страховые взносы на суммы отпускных:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчета расчетов с ПФР, ФФОМС и ФСС РФ по страховым взносам

— 7334,27 руб. (24 285,66 руб. ? 30,2%] — начислены страховые взносы.

31 января 2014 года бухгалтер компании пересчитал сумму отпускных, определил суммы переплаты по НДФЛ и страховым взносам в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ.

Пересчет отпускных. Поскольку Ф.С. Флибукин фактически был в ежегодном оплачиваемом отпуске только 11 календарных дней — с 26 декабря 2013 года по 13 января 2014 года, сумма отпускных за использованные дни отпуска составила 12 721,06 руб. (1156,46 руб. ? 11 календ. дн.).

Переплата по отпускным равна 11 564,6 руб. (24 285,66 руб. – 12 721,06 руб.).

Пересчет страховых взносов и НДФЛ. Переплата по страховым взносам составила 3492,51 руб. (11 564,6 руб. ? 30,2%). Переплата по НДФЛ составила 1503 руб. (11 564,6 руб. ? 13%).

Сторнирование. 31 января 2014 года бухгалтер сторнировал суммы переплаты. Заметим, что в декабре в момент ухода работника в отпуск отпускные ему были начислены правильно, поэтому вносить исправления в записи 2013 года не нужно.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 11 564,6 руб. — сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1503 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных.

Операции по сторнированию будут отражены в бухгалтерской справке

Что делать с переплатой по отпускным, НДФЛ и взносам

Прежде чем определить, какую сумму выплатить работнику, нужно выполнить ряд действий, связанных с переплатой по отпускным, НДФЛ и взносам.

Переплата по НДФЛ

В момент начисления отпускных бухгалтер начисляет и НДФЛ. В наших примерах эти действия совершены в декабре 2013 года. Сумма отпускных за весь период отпуска вошла в облагаемую базу по НДФЛ за 2013 год.

В январе 2014 года в связи с пересчетом и сторнированием отпускных возникла переплата по НДФЛ. Поскольку налоговый период по НДФЛ (2013 год) завершен, переплату нельзя зачесть в счет платежей по НДФЛ с выплат за 2014 год. Ее можно только вернуть работнику.

 Какие действия нужно произвести для возврата переплаты, говорится в пункте 1 статьи 231 НК РФ. Бухгалтер извещает сотрудника о переплате по НДФЛ. В извещении он указывает, что переплату можно вернуть. Для этого работник должен написать заявление. Переплату бухгалтер перечисляет на счет работника в банке, указаный в его заявлении.

В каком размере выплатить пособие

Пособие по временной нетрудоспособности бухгалтер назначает сотруднику в течение 10 календарных дней со дня его обращения с больничным листом, а выплачивает в ближайший после назначения пособия день, установленный в компании для выплаты зарплаты ( ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Пример 3
Продолжим пример 2. Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске. Отпуск он оформил с 26 декабря 2013 года по 23 января 2014 года — на 21 календарный день.

С 14 января по 5 февраля 2014 года сотрудник был временно нетрудоспособен. Первый больничный, закрытый 28 января 2014 года, работник представил в бухгалтерию для оплаты 29 января 2014 года.

Рассчитаем, в каком размере работнику нужно начислить и выплатить пособие по временной нетрудоспособности за период с 14 по 28 января, если известно, что:

— заработок сотрудника, включенный в базу для начисления страховых взносов в ФСС РФ, составил 360 000 руб. в 2012 году (не превышает предельную базу в 512 000 руб.) и 408 000 руб. в 2013 году (не превышает предельную базу в 568 000 руб.);

— страховой стаж работника — более 8 лет;

— зарплата выдается в компании два раза в месяц 20-го и 5-го числа каждого месяца.

Решение

Работник принес больничный лист 29 января. Ближайший день выплаты зарплаты — 5 февраля. Бухгалтер рассчитал пособие 31 января 2014 года.

Расчет пособия. Работник заболел в январе 2014 года. Расчетный период для определения пособия — с 1 января 2012 года по 31 декабря 2013 года. Определим средний дневной заработок работника.

Средний дневной заработок равен 1052,05 руб. [(360 000 руб. + 408 000 руб.) : 730]. Размер дневного пособия составит 1052,05 руб. (1052,05 руб. ? 100%). Начисленная сумма пособия — 15 780,75 руб. (1052,05 руб. ? 15 календ. дн.).

Начисление НДФЛ на сумму пособия. В отличие от других пособий по социальному страхованию пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). НДФЛ равен 2051 руб. (15 780,75 руб. × 13%).

НДФЛ удерживают при фактической выплате пособия (п. 4 ст. 226 НК РФ). Сумма пособия, которую бухгалтер должен был бы выплатить 5 февраля, составит 13 729,75 руб. (15 780,75 руб. – 2051 руб.).

Однако за работником числится переплата по отпускным, поэтому на руки он получит другую сумму.

Зачет переплаты отпускных. Сумма излишне начисленных отпускных равна 11 564,6 руб., НДФЛ с этой суммы составляет 1503 руб. (11 564,6 руб. ? 13%) (см. данные бухгалтерской справки).

Работник получает отпускные за вычетом НДФЛ. Следовательно, переплата по отпускным — 10 061,6 руб. (11 564,6 руб. – 1503  руб.).

Бухгалтер уменьшил сумму пособия, которую компания должна выплатить по первому больничному листу, на сумму переплаты по отпускным. Оставшаяся сумма пособия будет равна 3668,15 руб. (13 729,75 руб. – 10 061,6 руб.).

В бухгалтерском учете 31 января 2014 года бухгалтер отразил сторнирование излишне начисленных отпускных, а также НДФЛ на эту сумму.

Начисление и выплату пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер оформил следующим образом:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 3156,15 руб. (1052,05 руб. ? 3 календ. дн.) — учтена в расходах сумма начисленного пособия за первые три дня болезни;

ДЕБЕТ 69-1 субсчет «Расчеты с ФСС РФ» Кредит 70
— 12 624,6 руб. (1052,05 руб. ? 12 календ. дн.) — отражена сумма начисленного пособия, выплачиваемая за счет средств ФСС РФ, по первому больничному;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 2051 руб. (15 780,75 руб. ? 13%) — начислен НДФЛ с суммы пособия;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— 3668,15 руб. [(15 780,75 руб. – 2051 руб.) – (11 564,6 руб. – 1503 руб.)] — перечислена сумма пособия за вычетом переплаты по отпускным.

Зачесть переплату по страховым взносам

В наших примерах отпускные были начислены в декабре 2013 года. Они вошли в состав облагаемых выплат в декабре 2013 года. В тот момент облагаемая база и сумма взносов были определены правильно. Пересчет отпускных и сторнирование страховых взносов не связаны с выявлением ошибки в расчетах 2013 года. Поэтому вносить изменения в форму РСВ-1 ПФР, индивидуальные сведения, а также в форму-4 ФСС не нужно. Такой подход изложен в письме Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19.

Сторнирование в январе 2014 года суммы отпускных приведет к уменьшению облагаемой базы по страховым взносам за январь 2014 года. Это обоснованное уменьшение облагаемой базы. Оно подтверждается листками нетрудоспособности работника, заявлением работника и приказом директора о переносе неиспользованных дней на другой период, бухгалтерской справкой.

При уменьшении облагаемой базы уменьшится и сумма взносов, подлежащих уплате с выплат сотрудникам компании за январь 2014 года. Об этом нужно сделать запись в бухгалтерской справке.

В отчетности за I квартал 2014 года нужно отразить облагаемую базу за вычетом сторнированных сумм отпускных.

Пример 4
Воспользуемся условиями примеров 1—3 и результатами их решения. Сотрудник ОАО «Волшебный фонарь» Ф.С. Флибукин 6 февраля 2014 года представил второй больничный, закрытый 5 февраля 2014 года. За отработанное в феврале время работнику начислена заработная плата в размере 28 900 руб.

Нужно учесть переплату по страховым взносам, возникшую в связи с тем, что работник болел в период своего отпуска.

Решение

Пособие по временной нетрудоспособности по второму больничному листу за период с 29 января по 5 февраля 2014 года бухгалтер рассчитал так.

Средний дневной заработок работника и сумма дневного пособия равны 1052,05 руб. (см. пример 3). Сумма пособия за период с 29 января по 5 февраля составит 8416,4 руб. (1052,05 руб. × 8 календ. дн.). Она не облагается страховыми взносами (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2004 № 212-ФЗ).

Страховые взносы бухгалтер начислит только на сумму зарплаты за отработанное в феврале время. Поскольку взносы рассчитывают с начала года (ч. 3 ст. 15 Федерального закона № 212-ФЗ), бухгалтер учтет сторнированную сумму отпускных при расчете взносов:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 28 900 руб. — начислена заработная плата за февраль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 по субсчетам расчетов с ПФР, ФСС РФ и ФФОМС
— 5235,29 руб. [(28 900 руб. – 11 564,6 руб.) ? 30,2%] — начислены страховые взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС РФ, включая взносы на случай травматизма с выплат Ф.С. Флибукину.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка