Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О новых КБК по взносам и декабрьских платежах

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Расчеты с подотчетниками без риска для компаний

4 марта 2015 1126 просмотров

Электронный журнал

С 1 июня 2014 года действует новый порядок ведения кассовых операций и новые правила расчетов наличными (указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Изменения коснулись и расчетов с подотчетниками. Давайте разберемся с тем, как сейчас безопаснее всего выдавать деньги под отчет и документально оформлять операции с подотчетными лицами.

Можно выдавать деньги под отчет по заявлению подрядчика

В новом кассовом порядке, как и в старом, есть норма о том, что кассир выдает наличные под отчет работнику (п. 6.3 Указания № 3210-У, п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Вместе с тем новые правила понимают под работниками в том числе тех физических лиц, с которыми организация заключила договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У). Следовательно, с 1 июня организации вправе выдавать деньги под отчет подрядчикам. Например, для покупки материалов или оплаты услуг, которые нужны для исполнения договора. А эти физические лица в свою очередь должны потом отчитаться об истраченных суммах, то есть сдать авансовый отчет.

Но официальных разъяснений Банка России по этому вопросу пока нет. А значит, спор с налоговиками не исключен. На этот случай имеет смысл в Положении о расчетах с подотчетниками предусмотреть, что компания при необходимости выдает деньги под отчет физическим лицам, являющимся стороной гражданско-правового договора. Это станет дополнительным аргументом в защиту компании. Кроме того, на проверке можно указать налоговикам на то, что Указание № 3210-У прямо включает подрядчиков в понятие «работник». А во-вторых, законодательство в любом случае не устанавливает ответственности за нарушение порядка выдачи подотчетных. То есть инспекторы и до 1 июня не имели права назначить штраф за выдачу денег под отчет подрядчику.

Кроме того, надо обезопасить компанию и на случай спора с самим подотчетником. Ведь он может отказаться оформлять авансовый отчет или даже возвращать деньги, сославшись на то, что не является работником организации. Чтобы избежать негативных последствий, надо непосредственно в гражданско-правовом договоре предусмотреть условие о выдаче подотчетных сумм. То есть сказать, например, что кассир по заявлению подрядчика выдает ему подотчетные, а тот в определенный срок сдает авансовый отчет с подтверждающими документами и возвращает неистраченную сумму.

В заявлении на подотчетные суммы от директора нужна только подпись

В заявление на выдачу подотчетных сотрудник может самостоятельно вписать сумму и срок, на который понадобились деньги. От руководителя на заявлении требуется только подпись. Прежний порядок требовал, чтобы заявление содержало «собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги» (п. 4.4 Положения № 373-П). В новом порядке такой оговорки нет. Сказано только, что заявление можно составить в произвольной форме и оно должно содержать запись о сумме наличных, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Руководитель может решить, что работник попросил слишком много или срок слишком маленький. Тогда пусть работник перепишет заявление заново. Либо директор может от руки написать в заявлении одобренные сумму и срок.  Новый порядок этого не запрещает.

В командировке можно оплатить наличными гостиницу и съемную квартиру

С 1 июня наличные для оплаты аренды недвижимости надо снимать со счета компании. Использовать выручку из кассы организация не вправе (п. 4 Указания № 3073-У). Причем оплата через подотчетника проблему не решает, ведь он действует как представитель организации. Если работник в командировке остановился в гостинице, проблем нет. В этом случае речь идет о гостиничных услугах, а не об аренде недвижимости.

Но, возможно, сотрудник будет снимать квартиру. Тогда безопаснее, чтобы он заключил договор найма жилья. Наем жилого помещения — самостоятельный вид сделки, а не разновидность аренды (ст. 671 ГК РФ). Ограничение по расходованию наличной выручки здесь не действует. Значит, даже если работник оплатит квартиру наличными, претензии налоговиков исключены.

Другое дело, если сотрудник заключил договор аренды. Тогда безопаснее, чтобы работник рассчитался с арендодателем с зарплатной или корпоративной карты. То есть по безналу. Иначе на проверке налоговики могут обвинить организацию в нарушении кассовой дисциплины и оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Риск этого невелик. Ведь срок исковой давности для такого штрафа — два месяца. Но если дело все же дойдет до спора, то налоговикам надо указать на то, что в законе нет ответственности за нецелевое расходование выручки из кассы. Штраф установлен только за расчеты с нарушением 100-тысячного лимита.

Подотчетные средства безопасно перечислять  на зарплатные карты

В новом кассовом порядке, как и его предшественнике, отсутствует оговорка о том, что подотчетные можно перечислять на зарплатные карты работников. Но запрета на это тоже нет. Кроме того, существует совместное письмо Минфина и Казначейства России, в котором они допускают перечисление денег на зарплатные карты для оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных затрат (письмо Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42–7.4–05/5.2–554 от 10 сентября 2013 г.). И хотя это разъяснение адресовано бюджетным организациям, оно актуально и для коммерческих компаний. На их стороне и судебная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007).

Но даже если контролеры сочтут действия компании неправомерными, ответственности за них не установлено. Кассовыми нарушениями признаются лишь расчеты сверх установленных лимитов, неоприходование в кассу наличности, нарушение порядка хранения свободных денежных средств и превышение кассового лимита (ст. 15.1 КоАП РФ). Перечисление подотчетных средств на зарплатную карту работника к таким нарушениям не относится.

Расчеты упростит корпоративная банковская карта

Компания может значительно упростить порядок расчетов с подотчетниками, если будет использовать корпоративные банковские карты. Порядок использования корпоративных карт компания устанавливает сама. Например, можно выдавать карту по заявлению работника, а деньги на нее зачислять по приказу директора.

Самому работнику не надо писать заявление о выдаче подотчетных. Перечисление денег на карту — это безналичная операция (п. 1.5 и 1.12 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). А заявление является документом, в соответствии с которым составляется расходник, по которому подотчетные выдадут из кассы (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Кроме того, можно без риска снимать с корпоративной карты наличные для оплаты аренды. Ведь карта привязана к специальному карточному счету компании, который банк открывает на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Поэтому условие о том, что деньги для оплаты аренды должны быть сняты с расчетного счета компании, в данном случае выполняется.

Наконец, при расчетах с помощью корпоративной карты подотчетник может не следить за тем, чтобы платеж по одному договору укладывался в 100 000 руб. Этот лимит действует для наличных расчетов (п. 6 Указаний № 3073-У). А расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка