Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Что предпринять для утверждения первичных документов

5 марта 2015 321 просмотр

Печатная версия
Электронный журнал

Сведения, которые должны содержать первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется с помощью первичного документа. Об этом сказано в части 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). Проанализируем, каковы требования и особенности составления «первички».

Обязательные реквизиты

Налоговики не вправе устанавливать обязательные формы первичных документов. Поэтому расчеты налоговой базы должна подтвердить в том числе бухгалтерская «первичка». И согласны с этим не только чиновники (письма Минфина России от 5 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31261, от 22 февраля 2013 г. № 03-03-06/1/5002), но и судьи ( постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 4 декабря 2013 г. № 09АП-35547/2013).

Но для этого в «первичке» обязательно должны быть указаны ее наименование, дата составления, содержание факта хозяйственной жизни, включая его величину в натуральных или денежных единицах измерения с указанием самих единиц. Также в первичном документе отражается название компании. Обязательным является и указание должностей и наличие подписей соответствующих ответственных лиц. О том, что все эти сведения необходимы, сказано в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Дополнительные сведения

При разработке форм первичных документов можно включить в них и дополнительные данные. Финансисты отмечают, что законодательством о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в «первичку» таких сведений (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Дополнение может происходить по мере необходимости, например в связи с характером факта хозяйственной жизни, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления или технологией обработки учетной информации.

Объединение данных

Бывают ситуации, когда возможно составление единой формы на основе объединения нескольких других. Так, в приложении № 1 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ чиновники предложили рекомендательную форму универсального передаточного документа. Она разработана на основе счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, а также ранее обязательных для применения документов по передаче материальных ценностей (формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1, товарный раздел ТТН).

По мнению налоговиков, такой документ дает возможность одновременно учитывать оформленный факт хозяйственной жизни, а также использовать право на вычет по налогу на добавленную стоимость и подтвердить затраты. Отметим: форму универсального передаточного документа организация может разработать самостоятельно, при условии, что будут соблюдены требования Закона № 402-ФЗ и главы 21 Налогового кодекса РФ.

Утверждение первичных документов

Первичные документы составляются по формам, которые определены руководителем. Делается это по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Об этом говорится в части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Финансисты уточняют: руководитель не просто утверждает формы, но и определяет состав «первички», а также перечень лиц, имеющих право их подписывать (информация № ПЗ-10/2012).

На практике формы первичных документов разрабатываются бухгалтерией, после чего происходит их утверждение. Для этого оформляются отдельные приказы или распоряжения в рамках учетной политики либо выпускается самостоятельный внутренний документ, посвященный организации первичного учета и документирования фактов хозяйственной жизни. Стоит отметить, что в учетную политику необходимо включить в качестве ее приложения полный перечень всех первичных учетных документов, которые будут применяться, и привести их образцы с пояснениями по заполнению.

Также нужно определить круг лиц, которым доверено право подписи первичных документов.

Помимо этого разрабатывается график документооборота. В нем указывается, кто и при каких обстоятельствах составляет каждый вид документа, сколько экземпляров нужно выписать и кому их требуется передать. Также требуется привести подробное описание того, каким образом происходит обработка и хранение первичных документов. Причем целесообразно сделать так, чтобы фрагмент графика документооборота прилагался к каждой должностной инструкции. В этом случае работники точно будут знать, с какими первичными документами они должны работать и как это следует правильно делать.

Применение унифицированных форм

Применяются не только самостоятельно разработанные формы, но и унифицированные. Используются также и формы, принятые органами негосударственного регулирования бухучета, и иные рекомендованные документы. Например, предусмотренные приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н для субъектов малого предпринимательства (информация № ПЗ-10/2012).

Причем некоторые унифицированные формы нужно использовать в любом случае. Обязательными к применению продолжают оставаться те документы, которые установлены и регулируются нормативными правовыми актами, утвержденными уполномоченными органами на основании законодательства. Например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, расчетно-платежные и платежные ведомости.

Л. Лагутина,
доцент кафедры «Бухгалтерский учет и налогообложение» МУ им. С.Ю. Витте, к. э. н.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка