Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Заверение документов: можно заверить весь документ в целом

6 марта 2015 2248 просмотров

Когда нужно предоставлять документы

Инспекция в ходе налоговой проверки вправе запросить у проверяемой компании необходимые для проверки документы на основании статьи 93 НК РФ. Кроме того, документы налоговики могут запросить и при проведении проверки партнера компании (ст. 93.1 НК РФ).

Так, документы могут понадобиться для подтверждения права на налоговую льготу (п. 6 ст. 88 НК РФ). Или, например, при проведении камеральной проверки по НДС, в которой налог заявлен к вычету (п. 8 ст. 88 НК РФ). Или для получения возмещения НДС при экспорте товаров (ст. 165 НК РФ).

Требования к документам, установленные в НК РФ

Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.

Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Теперь поговорим о требованиях к бумажным документам.

Согласно пункту 2 статья 93 НК РФ, они подаются в виде копий, заверенных компанией. Требовать нотариального удостоверения копий документов налоговики могут только в случае, если это предусмотрено законодательством РФ. Однако в случае необходимости инспекция вправе ознакомиться с подлинниками документов. Вот, в общем-то, и все требования к копиям, содержащиеся в НК РФ. Далее поговорим о том, как это трактуют чиновники.

Требования ГОСТ

Для начала обратимся к пункту 1 статьи 11 НК РФ. В ней сказано, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Теперь рассмотрим положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Далее ниже реквизита «Подпись» проставляют:

заверительную надпись «Верно»;

должность лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения.

Копия документа заверяется печатью компании.

Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Реквизит документа - элемент оформления документа (п. 36 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Однако ни Налоговый кодекс РФ, ни положения ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить подшивку документов. Поэтому приходится руководствоваться разъяснениями чиновников.

Какие требования к документам предъявляют чиновники

Чиновники считают, что, исходя из положений статьи 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Такая позиция изложена в частности в письмах Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459.

Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.

Мнение судей

Справедливости ради нужно отметить, что суды не всегда согласны с чиновниками. Есть примеры судебных решений, когда арбитры вставали на сторону компаний.

По мнению судей, предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ, не возникает (постановление ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012).

Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.

Если документ составлен на нескольких страницах

В тоже время ФНС России еще два года назад пояснила, что многостраничный документ может быть заверен двумя способами. Во-первых, заверить можно каждый лист копии документа. А во-вторых, можно заверить прошитый документ в целом (письмо ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309). Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142. При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.

Итак, прошить документ нужно таким образом, чтобы:

1) можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);

2) исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

3) можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).

Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • «Подпись»;
  • «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения.

На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).

Чиновники рекомендуют составить опись документов, а также сопроводительное письмо и подать их в инспекцию вместе с запрошенными документами. Это позволит исключить повторное затребование документов (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что первое требование к прошивке многостраничного документа в письме сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.?д.

Марина Алферова,

аудитор

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка