Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как оформлять и оплачивать разъездную работу в 2015 году

16 марта 2015 100 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

Если свою постоянную работу сотрудник выполняет в разъездах, компания должна возместить ему затраты, связанные со служебными поездками. Об этом сказано в статье 168.1 ТК РФ. Причем командировками такие разъезды не являются (ст. 166 ТК РФ). А значит, здесь будут действовать особые правила. Давайте разберемся, какими документами нужно обосновать такую компенсацию и как правильно учесть ее в расходах.

Какую работу считать разъездной и как ее оформить

Общие правила по компенсациям за разъезды прописаны в статье 168.1 ТК РФ. Однако какую именно работу считать разъездной, в законе не сказано. Зато по этому вопросу есть разъяснения контролирующих органов. На них и нужно ориентироваться. К примеру, в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ чиновники подчеркнули, что разъездная работа – это когда сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

Ну, а еще представители Роструда в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ уточнили, чем работа с разъездами отличается от командировок. Так вот, командировки – это временные поездки на определенный срок. А разъезды носят постоянный характер.

К примеру, менеджер по продажам большую часть своего рабочего времени ездит к потенциальным клиентам. Такому сотруднику вполне можно установить в 2015 году разъездной характер работы и компенсировать затраты, связанные с такими поездками. То же самое, конечно же, касается водителей и курьеров. Да и всех других работников, которые постоянно трудятся в разъездах.

Специального списка должностей для разъездной работы в законе нет. Так что компания сама решает, что это за должности. Точно так же считают и чиновники. Посмотрите письмо ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488.

Ну, а сами расходы, которые компания возмещает сотруднику за разъезды, перечислены в статье 168.1 ТК РФ. Это затраты на проезд, наем жилья и суточные. А также другие согласованные с работодателем компенсации. Так что перечень разъездных выплат открытый. И компания вполне может расширить его так, как ей будет нужно. Конечно, в рамках обоснованных причин.

Только в любом случае разъездной характер работы сотрудника обязательно нужно подтвердить документами. Во-первых, обязательно пропишите в трудовом договоре с сотрудником условие о разъездной работе (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Ну, а во-вторых, сам размер компенсаций и порядок их выплаты отразите во внутренних документах компании. Не забудьте про список работ, профессий и должностей сотрудников, которые трудятся в разъездах. Все это можно прописать прямо в коллективном договоре или отдельном приказе руководителя. Или разработайте и утвердите отдельное положение. Это удобно для компаний, в которых много сотрудников с разъездным характером работы.

Этих документов, по мнению проверяющих, достаточно (письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ). А вот отдельный приказ в 2015 году при разъездной работе не нужен.

Как учесть компенсацию в расходах

Компания должна возместить сотруднику затраты за разъездную работу по закону. Такое правило прописано в статье 168.1 НК РФ. А значит, компенсацию за разъезды можно включить в расходы. Главное, чтобы были все бумаги, которые подтвердят в 2015 году и разъездную работу, и сами затраты на поездки сотрудника. Тогда выплаты будут и обоснованными, и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ). А с проверяющими не возникнет никаких проблем.

Ну, а списывать компенсацию за разъездную работу нужно на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ как прочие расходы. А все потому, что такие выплаты с точки зрения трудового законодательства не относятся к оплате труда. У них совсем иной компенсационный характер. Именно так сейчас считают контролирующие органы. Об этом есть письма Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182 и ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643.

К слову, раньше чиновники разрешали учитывать компенсации за разъездную работу в расходах на оплату труда (письмо Минфина России от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302). Но советуем следовать более свежим разъяснениям чиновников. И списывать компенсацию за разъезды как прочие расходы.

Почему здесь важно не ошибиться и учесть затраты именно как прочие? Дело в том, что некоторые расходы компании могут списывать только по нормативу, который рассчитывается как раз от расходов на оплату труда. К примеру, затраты на добровольное личное страхование сотрудников учесть получится только в определенном размере – 6 процентов от расходов на оплату труда (абз. 9 п. 16 ст. 255 НК РФ). То же самое касается и представительских затрат. Для них лимит равен 4 процентам (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Так что, включив компенсацию в расходы на оплату труда, компания может списать нормируемые затраты в большем размере, чем должна была. А значит, организация занизит налог на прибыль со всеми вытекающими последствиями.

Ну и конечно, не забывайте, что в любом случае компании нужно соблюдать правило из пункта 1 статьи 252 НК РФ. То есть любые затраты должны быть обоснованны и документально подтверждены. Для этого от сотрудника понадобятся кассовые чеки, БСО, проездные документы и другие бумаги, которые подтвердят, что он действительно потратился на служебные разъезды.

Нужно ли платить НДФЛ и страховые взносы

Расходы, связанные с разъездами, возникают у сотрудника во время его работы. А значит, деньги, которыми компания компенсировала затраты сотрудника, нельзя считать доходом. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 ТК РФ.

Поэтому НДФЛ с компенсаций за разъездную работу платить не нужно. А основанием для этого будет пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем никаких ограничений для разъездных выплат, как, к примеру, в случае с суточными за командировки, нет. Главное прописать в коллективном договоре, соглашениях или других внутренних бумагах компании, в каком размере, как и кому именно компания будет выплачивать компенсации за разъезды. И указать в трудовом договоре с сотрудником, что у него разъездной характер работы. Тогда с полной суммы выплат перечислять НДФЛ не придется. Не раз подчеркивали это и финансисты. Посмотрите хотя бы письмо Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182.

Не надо начислять на компенсацию за разъездную работу и страховые взносы, в том числе на травматизм. Такой вывод следует из подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, а также абзаца 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Причем здесь так же, как с НДФЛ, нет никаких ограничений. Действует лишь общее правило – размер таких выплат нужно прописать в локальных документах компании. Тогда платить взносы с разъездных компенсаций не нужно. Об этом есть письма Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406–19 и ФСС РФ от 2 апреля 2010 г. № 02-03-16/08-526П.

Только учтите один важный момент. Очень часто компании устанавливают для сотрудников с разъездами ежемесячные надбавки к заработной плате. К примеру, курьерам за разъезды доплачивают фиксированный процент к окладу. Такие надбавки даже если и называются компенсациями, то по своей сути являются составной частью системы оплаты труда (ст. 129, 135 и 164 ТК РФ). То есть ни о каких компенсациях в такой ситуации речи уже не идет. Ведь сотруднику доплачивают за особые разъездные условия труда, а не возмещают его расходы. А значит, с надбавки за поездки, также как и с обычной зарплаты, придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, в том числе на травматизм. Посмотрите по этому вопросу письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19.

А. Крахмальный,
аудитор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка