Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

График документооборота в бухгалтерии (образец)

5 апреля 2016 23766 просмотров
График документооборота можно составить для подразделения компании или для конкретной первички. Это схема взаимодействия отделов с момента создания документа до его передачи в архив. Приведем график документооборота в бухгалтерии (образец).

Сотрудника, который нарушает сроки, установленные в графике документооборота, можно лишить части зарплаты, премии или объявить выговор (письмо Роструда от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1). В статье мы привели образцы, которые помогут вам мотивировать сотрудников соблюдать сроки.

График документооборота в бухгалтерии (образец)

Начнем с того, что график документооборота в бухгалтерии (образец) утверждает руководитель:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва    09.01.2016

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор    __________________________ А.В. Львов

Сроки, в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку нужно четко прописать в графике документооборота или специальном положении. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому передает те или иные документы, кто их подписывает. Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом.

Примерная структура графика есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105. Некоторые компании при составлении графика берут за основу именно этот документ. Большинство же разрабатывают собственную структуру. График документооборота в бухгалтерии (образец) смотрите ниже.

График документооборота в бухгалтерии (образец)

Кто должен сдать документ в бухгалтерию

Срок сдачи

1. Счета на предоплату

Сотрудники, ответственные за продажи

Не позднее следующего рабочего дня после выставления счета

2. Счета-фактуры, накладные или УПД для покупателей

Сотрудники, ответственные за продажи

Не позднее следующего рабочего дня после выписки документов

3. Счета-фактуры, накладные или УПД от поставщиков

Сотрудники, ответственные за снабжение

Не позднее следующего рабочего дня после получения документов от поставщика

4. Авансовые отчеты

Сотрудники, которым компания вправе выдавать наличные деньги под отчет

Не позднее трех рабочих дней после расходования средств или со дня приезда из командировки

5. Приходные и расходные ордера

Кассир

В день составления

6. Листки нетрудоспособности

Работник

Не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу

Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.

Должностные инструкции

Для большей эффективности график документооборота в бухгалтерии (образец) или иной службе стоит увязать с должностными инструкциями, предусмотрев в них прямую ссылку на график. Оформить ее можно так, как в нашем образце ниже.

Должностная инструкция (образец)

3. Должностные обязанности
Менеджер по продажам исполняет следующие обязанности:
3.1. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых организаций, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.
3.2. Проводит переговоры по продажам с покупателями.    
3.3. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
3.4. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.    
3.5. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
3.6. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу в сроки, установленные графиком документооборота.
3.7. Передает в бухгалтерию компании счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные документы от покупателей, а также авансовые отчеты в сроки, установленные графиком документооборота.
 ...
5. Ответственность
5.1. Менеджер по продажам привлекается к ответственности:
 — за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также положением о премировании;

— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Информирование работников

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией еще при приеме на работу. Если же вы вносите поправки в нее сейчас, также не забудьте ознакомить с ними своих работников. Пусть распишутся в том, что знают о новых изменениях. 

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка