Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Командировка на машине: как подтвердить расходы

16 марта 2015 30437 просмотров

Как оформить командировку, если работник отправился туда на личной, служебной или попутной машине? Действующее законодательство не дает готовых ответов. Поэтому мы подготовили подборку решений с учетом мнения чиновников из Роструда.

Командировка на машине нескольких сотрудников

После возвращения из командировки на личной машине работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет, служебную записку и первичные документы, подтверждающие затраты и использование личного транспорта (п.7, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

О том, какие документы должны представить пассажиры, в действующих правилах отдельно не сказано. Мы считаем, что можно ограничиться авансовым отчетом, служебной запиской и первичкой, подтверждающей затраты (если они были).

Путевые листы пассажиры оформлять не должны. Ведь Правила дорожного движения требуют наличия такого документа исключительно у водителя (п. 2.1.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090). Чеки на бензин тоже не понадобятся, если на заправке расплачивался водитель, а не кто-то из попутчиков.

Служебная записка нужна, чтобы определить даты начала и окончания поездки. Поэтому такой документ должен представить каждый из командированных работников вне зависимости от того, управлял он машиной или нет.

Той же логики безопаснее придерживаться, если речь идет о служебном транспорте или арендованной машине. В Положении № 749 порядок оформления документов прописан только для личных машин и мотоциклов. Но если сотрудник ездит в командировку на арендованном или служебном автомобиле, то компании все равно нужен документ, подтверждающий срок поездки. Это нам подтвердили и в Минфине, и в ФНС России.

Конечно, водитель служебной машины оформит путевой лист. Но, во-первых, его могут выдать на несколько дней, а сотрудник вернется раньше. Во-вторых, помимо водителя в машине могут быть и другие сотрудники. Тогда у них на руках не останется первички, подтверждающей срок поездки.

Правило об оформлении служебной записки для тех работников, которые ездят в служебные поездки на арендованной или служебной машине, стоит закрепить во внутреннем положении о командировках или в любом другом документе, принятом у вас в компании. Готовые формулировки и образец документа смотрите в электронном «Главбухе» №6, 2015.

По дороге работник поймал попутку

Довольно часто работников подвозят к месту командировки на своем транспорте знакомые или случайные попутчики. В такой ситуации у работника не будет расходов на проезд.

Тем не менее безопаснее взять с работника служебную записку. Ведь объяснить, как он добрался до места командирования, все равно нужно. Иначе проверяющие из Роструда могут заподозрить, что компания не возмещает работникам расходы на проезд, хотя обязана (ст. 168 ТК РФ). За это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Пусть сотрудник напишет, во сколько он выехал и во сколько прибыл в место командировки. В записке можно так и объяснить: отправился в командировку машине, которая ехала попутно. Марку и государственный номер машины сообщать не обязательно. Если в один конец он ехал на общественном транспорте, то к авансовому отчету надо будет приложить и билеты, и записку.

То, что работник побывал в другом городе, подтвердят счета из гостиницы и чеки местных организаций, которые работник приложит к авансовому отчету. Дополнительных документов никто не потребует.

Тот же порядок действий, если работник отправился в поездку на транспорте контрагента, например подрядчика или заказчика. То есть помимо авансового отчета и приложений в виде первички и чеков работник представит служебную записку.

Изменился срок командировки

Уважительные причины задержки в командировке: заболел, поломался транспорт, плохие погодные условия и др. Эти обстоятельства тоже нужно отразить в служебной записке. За время вынужденной задержки надо выплатить суточные и возместить расходы на проживание (п. 14, 19, 21 Положения № 749).

Если работник болел, то ему нужно выплатить пособие. Конечно, если он принес листок нетрудоспособности. При этом средний заработок за дни болезни не сохраняется (п. 25 Положения № 749).

Если сотрудник задержался по другим уважительным причинам, то дополнительные дни включаются в период командировки и за них надо начислить средний заработок.

Другое дело, если уважительных причин для задержки не было. В таком случае средний заработок работника можно не сохранять, суточные не выплачивать и расходы по найму жилья не возмещать. Решающее слово за руководителем. Проверяющие скорее всего будут против таких расходов?.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка