Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Система по связям с общественностью… в бухгалтерии

18 марта 2015 183 просмотра

Об авторе: закончил в 1980 году учетный факультет Казанского финансово-экономического института. Распределен в ПО «КАМАЗ», где прошел путь от бухгалтера до главного бухгалтера Литейного завода КАМАЗ (1986–1996 гг.) и главного бухгалтера ОАО «КАМАЗ» (1996–2007 гг.). В настоящее время бизнес-консультант. Ведет ряд своих проектов в области информационных технологий и ресурсосбережения. Заслуженный экономист РФ.  

Определение связей с общественностью (СО) – это создание широкой известности хорошим делам. Бухгалтерия же, как никто в организации, имеет дело с разнообразнейшей информацией, которую зачастую необходимо правильно доносить до людей, добиваясь их поддержки и признания. Поэтому если бухгалтер хочет хорошо выполнять свои функции, то ему необходимо знать и применять на практике основные принципы СО.

Учитывайте политику и цели организации в своей деятельности, правильно доносите их до людей. В нашем обществе бухгалтерская отчетность и бухгалтерия – это один из обязательных каналов общения с общественностью − как внутри, так и вне организации. Очень важно так представить информацию, чтобы она вызвала согласие с идеями, действиями и планами вашей организации, а также способствовала возникновению наибольшей симпатии к ней. А получив высокий уровень согласия, можно быть уверенным, что общение продолжится, а симпатии к вашей организации и/или бухгалтерии возрастут. Эти три компонента: общение, согласие и симпатия находятся в постоянной взаимосвязи и при правильном их использовании имеют огромную силу воздействия.

Никогда не используйте ложь в СО. Проблема СО заключается в согласии. А если в одном отчете у Вас стоит одна цифра, в другом другая, а в высказываниях руководства – третья, то ни о каком согласии уже речи быть не может. Любая ложь ослабит общение и желание иметь дело с вами и вашей организацией.

Поэтому удостоверьтесь во всех фактах, цифрах и трактовках, прежде чем доносить их до потребителей вашей информации. Если вы их убедите, что абсолютно всегда предоставляете им полную, правдивую и перепроверенную информацию, то сможете в дальнейшем добиться больших симпатий и большего желания продолжать общаться.

Составьте список, с кем вам необходимо общаться, кому предоставлять информацию
и услуги.
Например, это могут быть различные группы руководителей и сотрудников, поставщиков, клиентов организации, государственные или муниципальные органы, профсоюзные деятели, аналитики, партнеры, акционеры или кредиторы, банки или инвесторы и т. д. Это очень важное составляющее в работе по СО. Для каждой группы потребителей (каждого типа публики, аудитории) необходимо разработать свой вариант информирования, оказания услуг и продвижения интересов организации и/или бухгалтерии. Это позволит сформировать выгодное вам представление и донести вашу идею именно для этого типа публики (аудитории).

Не бойтесь и не ленитесь проводить опросы, ведь для того, чтобы правильно составить сообщение (оказать услугу), необходимо иметь представление о взглядах и о реальности каждой категории потребителей вашей информации (услуг). Нет ничего сложного, например, уточнить у нескольких десятков клиентов о том, что и в каком виде они хотели бы видеть в отчетности, составить выборку их пожеланий и принять решение исходя из наибольшего количества одинаковых пожеланий. Или попросить о том же ваших поставщиков, различные группы сотрудников, чиновников и т. д. В результате опросов вы наверняка узнаете много нового об их интересах, реакциях и особенностях каждой категории и сможете подготовить и представить свой материал в их реальности так, чтобы оказать наибольшее воздействие на этот тип публики.

Выясните, на что ваши потребители реагируют чаще всего. Если, например, 30% всех опрошенных хотят видеть больше графической информации или получать отчетность в электронном виде или запрашивают информацию в динамике в сравнении с предыдущими периодами и т. п., то предоставьте им это. Вы получите больше симпатий, согласия и сможете донести вызывающую доверие и уважение к вашей организации информацию (сообщения) и добиться положительного отклика. Это очень просто.

Так, например, вы задаете 10 людям (или ста) вопрос о том, какую информацию они хотели бы получить… и, например, 7 человек (или 70) из этой категории опрошенных говорят вам, что им хотелось бы видеть, как меняется уровень средней зарплаты в вашей организации в сравнении с тем же показателем у таких же организаций по отрасли. Все. Это и есть их реальность, и если вы будете учитывать ее, то сможете получить их согласие. Вам гораздо проще будет донести до этой категории ваши сообщения.

Создайте систему поиска и анализа всех ложных данных, слухов, черной пропаганды
и клеветнических компаний относительно вашей организации или бухгалтерии
, которые присутствуют в доступном вам информационном поле. Ваша задача активно противостоять любым усилиям, направленным на то, чтобы низвести репутацию вашей организации. При этом ни в коем случае не надо беспомощно оправдываться и тупо опровергать иногда профессионально организованный поток лжи, искажений и общего согласия. С другой стороны, нельзя и обиженно замыкаться в себе и надеяться, что правда сама победит. Существует закон упущенных данных, по которому если у людей нет данных, то они их выдумают. Поэтому, если вы таинственно замкнетесь в себе, то люди будут выдумывать данные, и вы не сможете выполнить основную задачу связей с общественностью – создать широкую известность хорошим делам.

 Что же делать?

Заполните информационный вакуум. Не надо молчаливо замыкаться, резко отрицать или оправдываться, так как это может выглядеть, как своего рода подтверждение. Не объявляйте публично о скандале или о негативной для вас информации. Не пользуйтесь ненадежными коммуникационными каналами, которые при повторении могут исказить ваши данные. Но используйте любую возможность, чтобы высказаться.

 Например: Я слышала, что по вашей вине завод оштрафовала налоговая? Опровержение: Ура, наша схема заработала. Если бы мы не успели заявиться со своей налоговой оптимизацией на огромную сумму, то налоговая наверняка бы копнула те вопросы, которые мы не хотели затрагивать. Когда они нашли наш вариант, то был жуткий скандал. Подключился даже директор, который бился как лев, но его якобы победили, и мы, как побежденные, вынуждены были задним числом исправить отчетность и без штрафов выполнить пожелания налоговой. Налоговая проверка больше не "копала" и ушла очень довольная, так как отчиталась перед начальством, а в результате у нас самая низкая в отрасли налоговая нагрузка. Разумеется, сейчас мы все посыпаем голову пеплом, а директор даже публично сказал, что нам нужно искать нового главного бухгалтера, но, как видите, я спокойно работаю.

Результат: человек, который задал вопрос, приходит к выводу, что на предприятии и в бухгалтерии все нормально. Он получил информацию. Вакуум заполнен рассказом о скандале и о таинственных вопросах, к которым нельзя было подпускать налоговую проверку.

Суть опровержения в том, что вы полностью опровергаете ложное утверждение, предоставив документы, наглядные свидетельства и другие доказательства. Например: «Вот расчет налоговой нагрузки предприятий отрасли, где у нас самая маленькая налоговая нагрузка».

Затем надо определить, кто является источником ложного заявления, чтобы направить на этот источник внимание и усилить опровержение. Например: «Кто вам сказал, что у нас проблемы с налоговой?»… Ну… Зам. по персоналу… Понятно. Вот вам акт проверки без штрафных санкций. Вот посмотрите бизнес-план, где сумма налогов запланирована даже больше, чем мы фактически заплатили. А зам. по персоналу очень злится на бухгалтерию. Он выбил для нас план по сокращению численности на 30% и думал, что мы провалим всю работу. Не тут-то было. Поэтому я не удивляюсь, что именно он распускает эти слухи.

Главное – наличие доказательств в любом виде. Оспаривайте только те утверждения, ложность которых вы можете доказать, а на все остальное просто не обращайте внимания. То, что выдвигается в качестве доказательства отрицания, обязательно должно заслуживать доверия. Главное не быть тем, кем вас представляют в распускаемых слухах, и быть в состоянии быстро доказать это.

Продолжайте заполнять вакуум. Необходима не только постоянная хорошая работа, но и эффективное донесение информации о результатах этой работы. Подробная и доступная к пониманию отчетность, актуальные и подробные пояснительные записки, проспекты, сообщения для прессы, статьи в профессиональных и других изданиях, отдельные совещания, семинары и конференции по «типам вашей публики», ваши информационные рассылки – все это и многое другое должно содержать доступные для понимания данные о вашем предприятии или о том, кем вы являетесь.

Знакомьте людей с хорошими делами вашего предприятия, бухгалтерии и вас лично. Создайте непрерывный поток правдивой информации, и ваша репутация будет на высоте. Безупречных предприятий и людей не бывает, поэтому для успешного противостояния атакам необходимо знать и умело применять технологию по связям с общественностью.

Запретите сотрудникам делать заявления, которые вредили бы репутации вашей организации. Например, стандартная фраза: «Подождите, у нас пока нет денег» может привести к выводу о плохом финансовом положении организации. Потренируйте своих сотрудников говорить: «Вы в реестре платежей, но пока мы по нашему порядку финансового планирования оплачиваем платежи прошлой недели….».

Обязательно научитесь и применяйте так называемые хорошие манеры. Вы можете великолепно усвоить технологию связей с общественностью, но это не поможет, если у вас дурные манеры. Манеры можно описать различными словами: вежливость, этикет, любезность, изысканность, культура, элегантность, учтивость, уважительность, корректность. Самое важное здесь придавать значимость другому человеку и правильно с ним общаться (без лишних пауз и игнорирований сообщений, с обязательными подтверждениями в получении сообщений от другого и инициировании вами сообщений своему собеседнику).

Например, вы получили запрос на предоставление какой-либо информации. Если вы сразу же не можете ее предоставить, то обязательно дайте подтверждение о том, что вы получили этот запрос, взяли его в работу и в такой-то срок предоставите запрашиваемую информацию. Представьте, что именно вы обратились с каким-либо вопросом к своему собеседнику, а он без какого-то подтверждения в получении от вас сообщения занялся бы своими делами. Вам бы это не понравилось. Вам бы также не понравилось, если бы вы спросили у кого-то «как дела?», получили бы ответ «хорошо», а собеседник бы не инициировал встречный вопрос: «…а у вас как дела?». Это и есть демонстрация неправильного общения.

Или вы считаете ненужным здороваться, например, с охранником. Ну не придаете вы ему значимости, вам некогда, вы считаете это неважным и т. п. Тогда не ждите от него симпатий, поддержки и помощи.

Проведите среди своих подчиненных тренировки по общению и приданию значимости другим людям и вы увидите, как меняется в лучшую сторону обстановка вокруг вашего коллектива и организации.

 Вам нужно признание и уважение, а оно не достигается высокомерием, демонстрацией незначимости людей, презрением к другим, неумением общаться и силой.

Соблюдайте ритуалы, традиции и правила гостеприимства, соблюдение которых считается правильным поведением. Если вы мужчина и в вашей организации принято вставать, когда входит дама или важное лицо, то вам лучше не выглядеть невежливым человеком с дурными манерами.

Включите в нормативные документы требования, чтобы посетители бухгалтерии могли снять верхнюю одежду и комфортно (сидя) подождать приема в специальных местах, чтобы они имели возможность общаться с вашими сотрудниками сидя на хорошем стуле, а не склоняться в поклоне. Сведите к минимуму необходимость ваших потребителей вообще что-то выяснять в бухгалтерии и обеспечьте им максимальный сервис в получении информации и услуг. Добейтесь, чтобы одежда и манеры поведения ваших сотрудников не вызывали раздражения и отторжения у окружающих. Не будьте узким местом в коммуникационных потоках вашей организации и т. д. и т. п.

Е. Гольдфайн,
заслуженный экономист РФ

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка