Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Необходимо досрочное возвращение сотрудника из отпуска

20 марта 2015 41 просмотр


Печатная версия
Электронный журнал

В любой момент в компании может случиться какая-то экстренная ситуация, к примеру, неожиданно нагрянули налоговики с выездной проверкой. Тут важно как можно быстрее мобилизовать силы, чтобы вовремя взять ситуацию под контроль. А что если ответственные за отдельные участки учета бухгалтеры, или еще хуже – главбух, в это время в отпуске? Придется вызвать их на работу, иначе проверка грозит обернуться большими доначислениями.

Однако будьте осторожны при досрочном возвращении сотрудника из отпуска. Есть несколько важных моментов, которые обязательно нужно учесть. Самое главное требование законодательства – работник должен согласиться прервать свой отпуск и выйти на работу. Об этом сказано в части 2 статьи 125 ТК РФ. А если сотрудник против, наказать его за нарушение трудовой дисциплины в такой ситуации нельзя. Этот вывод подтвердили судьи Пленума Верховного суда РФ в пункте 37 постановления от 17 марта 2004 г. № 2.

Кстати, досрочное возвращение из отпуска некоторых работников и вовсе запрещено. Даже если они согласны прервать отдых. Это беременные женщины, сотрудники моложе 18 лет, а также занятые на работах с вредными и опасными условиями труда. Такие правила прописаны в части 3 статьи 125 ТК РФ. Поэтому прежде, чем что-либо предпринимать для досрочного возвращения сотрудника из отпуска, убедитесь, что он не относится к льготным категориям.

Ну, а в остальных случаях, если сотрудник не против пойти навстречу своей компании и выйти на работу, нужно правильно оформить документы, а также пересчитать отпускные и скорректировать учет.

На практике часто эту процедуру обходят. Сотрудник на словах договаривается с руководством, что отработает несколько дней отпуска, а потом это время отгуляет. Само собой, при этом ничего не пересчитывают и не корректируют. Но и гарантий никаких нет. Ведь по документам сотрудник отгулял отпуск по графику и нигде не зафиксировано, почему и сколько дней он отработал. Это может быть опасно как для работодателя, так и для самого сотрудника.

Оформляем документы

Для начала нужно сообщить руководителю компании, что в силу определенных причин придется отозвать сотрудника из его отпуска. Для этого подготовьте служебную записку. В ней укажите Ф.И.О. работника, его должность, а также причину, по которой он срочно потребовался на работе. На служебной записке руководитель должен написать «не возражаю» и поставить дату и подпись.

Затем сообщите самому сотруднику, что он срочно должен выйти на работу. Если, конечно, он не возражает. Сделать это можно любым удобным и оперативным способом. К примеру, по телефону или электронной почте. Но мы все-таки советуем подготовить сообщение на бумаге. Когда отпускник придет на работу, пусть подпишет его. Так у вас будет письменное подтверждение того, что он согласен прервать свой отдых. И претензий у проверяющих точно не возникнет.

В сообщении укажите причину и дату выхода сотрудника. А также предложите выбрать, как именно он будет отгуливать оставшиеся дни: в любое удобное ему время в текущем году или вместе с отпуском за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Затем, если сотрудник не против выйти на работу, подготовьте приказ об отзыве его из отпуска. Унифицированной формы такого документа нет. Так что составьте его в произвольном виде. Отразите в нем всю информацию. Приказ, конечно, должен подписать руководитель компании. Не забудьте ознакомить с документом под подпись и самого сотрудника.

А еще придется скорректировать график отпусков. Так, если вы используете унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, то пропишите информацию об отзыве в графе 10 «Примечание». Сформулировать можно, к примеру, так: «Отозван из отпуска 16 марта 2015 года». При этом в графе 8 в качестве основания приведите реквизиты приказа об отзыве, а в графе 9 – предполагаемую дату, когда сотрудник отгуляет оставшуюся часть.

Кроме того, отразите информацию в личной карточке сотрудника. Если компания использует стандартную форму № Т-2, в графе 4 раздела VIII должно быть число использованных дней отпуска. Если информация еще не заполнена, внесите реальные данные. А по графе 7 укажите приказы о предоставлении отпуска и отзыва из него. Если же данные уже вписаны на основании первоначального приказа, зачеркните неверные значения и укажите нужные. И добавьте в графу 7 реквизиты приказа на отзыв.

Ну и напоследок о табеле рабочего времени. Дни отдыха фиксируйте в нем буквенным кодом ОТ или цифрой 09. А дни отзыва отмечайте стандартными кодами Я или 01.

Пересчитываем отпускные и корректируем учет

Если сотрудника отозвали из отпуска, придется пересчитать ему отпускные. Ведь часть дней он не отгулял, но перед отпуском получил за них деньги (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Этот излишек и нужно вычесть из общей суммы отпускных. Ну, а за отработанные дни начислите человеку зарплату.

Оставить сотруднику лишние отпускные сотруднику нельзя, даже если, к примеру, через месяц он отгуляет остаток отпуска. Ведь на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ. И нужно будет по-новому рассчитать отпускные, так как изменится расчетный период (ст. 139 ТК РФ). К тому же сотрудник может так и не отгулять все дни отпуска.

Кстати, удержать лишние отпускные по своей инициативе из зарплаты работника нельзя (ст. 137 ТК РФ). Поэтому работодателю понадобится письменное согласие сотрудника, что тот вернет деньги в кассу или не против зачесть излишек в счет будущей зарплаты. Обычно используют второй вариант. Ведь отпускные к тому моменту сотрудник мог уже потратить. Так что куда удобнее зачесть излишек в счет будущих платежей. К примеру, уменьшить на сумму переплаты заработок за отработанные дни.

Расскажем, как действовать. Сперва пересчитайте отпускные исходя из реальных дней отдыха, а также суммы НДФЛ и взносов. На излишки вы и будете сторнировать начисленные в бухучете суммы. Исправления делайте в том месяце, когда сотрудника отозвали из отпуска. Такой вывод следует из пункта 18 ПБУ 10/99.

Напомним, что компании в общем случае должны создавать в бухучете резервы на оплату отпусков и списывать расходы на отпускные за счет такого резерва. То есть относить их на дебет счета 96. Исключение из этого правила действует лишь для малых предприятий, которые не размещают публично свои ценные бумаги. Такие компании могут списывать отпускные в бухучете без резерва на счета учета текущих затрат.

Ну, а теперь о налогах и взносах. Так, НДФЛ компания должна была удержать и перечислить в бюджет при первоначальной выплате денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому налог с отпускных за неиспользованные дни отдыха компания переплатила. Но ничего страшного здесь нет. Когда будете в следующий раз выплачивать деньги (в рамках текущего года), просто зачтите излишек и удержите с сотрудника налог в меньшей сумме. Так позволяют поступить пункты 2 и 3 статьи 226 НК РФ.

Что касается страховых взносов, то здесь все зависит от месяца, в котором сотрудника отозвали из отпуска. Если это произошло в том же месяце, когда начался отпуск, бухгалтер спокойно скорректирует суммы, в том числе на травматизм, в конце месяца в зависимости от отпускных за фактически отгулянные дни. А если сотрудника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, после того как начислили отпускные, по взносам может образоваться переплата. Зачтите ее в счет будущих платежей. Уточненки подавать не надо. Это следует из части 1 статьи 11, статьи 17 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376–19.

Наконец, о налоге на прибыль. По общему правилу, если ошибки или искажения привели к занижению налога, то нужно его пересчитать и подать уточненку. Но в нашем случае корректировка отпускных и налогов не связана с какой-то неточностью или ошибкой. Ведь исправления бухгалтер вносит из-за производственной необходимости. Поэтому уточненки в такой ситуации можно не подавать (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Пример
Петров О. А. ушел в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 26 мая. Его среднедневной заработок – 650 руб. Начисленные отпускные составили 9100 руб. (650 руб. x 14 дн.). НДФЛ с отпускных равен 1183 руб.

Компания платит взносы на травматизм по тарифу 0,2 процента, а страховые взносы – по стандартным ставкам. Поэтому взносы с отпускных бухгалтер рассчитал так:
– на пенсионное страхование – 2002 руб. (9100 руб. x 22%);
– на медицинское страхование – 464,1 руб. (9100 руб. x 5,1%);
– на социальное страхование – 264 руб. (9100 руб. x 2,9%);
– на травматизм – 18,2 руб. (9100 руб. x 0,2%).

2 июня сотрудника отозвали из отпуска. Поэтому бухгалтер пересчитала сумму отпускных и налогов, которые были начислены за семь не отгулянных в июне дней. Компания не относится к малым и создает в бухучете резерв на оплату отпусков. Поэтому в июне бухгалтер сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70
– 4550 руб. (650 руб. x 7 дн.) – сторнированы излишне начисленные отпускные за июнь;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69
– 1001 руб. (4550 руб. x 22%) – сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69
– 232,05 руб. (4550 руб. x 5,1%) – сторнированы излишне начисленные взносы на медицинское страхование;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69
– 132 руб. (4550 руб. x 2,9%) – сторнированы излишне начисленные взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69
– 9,1 руб. (4550 руб. x 0,2%) – сторнированы излишне начисленные взносы на травматизм;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 592 руб. (4550 руб. x 13%) – сторнирован излишне удержанный НДФЛ.

На сумму излишне начисленных отпускных бухгалтер уменьшит налоговую базу по НДФЛ и взносам за июнь. В налоговом учете резерв по отпускам компания не создает, а отчетными периодами по налогу на прибыль являются квартал, полугодие и девять месяцев. Так что начисление и перерасчет отпускных и налогов происходят в рамках одного отчетного периода. Бухгалтер учтет скорректированные отпускные и взносы при расчете базы по налогу на прибыль за полугодие.

Е. Галичевская,
эксперт Школы СКБ Контур, налоговый консультант

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка