Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как оформлять командировочные расходы

27 марта 2014 170 просмотров

Если не оформлено командировочное удостоверение

Начнем с письма Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647.

Работники компании ездят в командировки. На каждую командировку оформляются приказ директора, служебное задание и отчет о командировке. Командировочные расходы подтверждаются всеми необходимыми первичными документами: бланками строгой отчетности из гостиниц, авиа- и железнодорожными билетами и т. п.

Однако есть одна важная деталь: компания не составляет и не выдает работнику командировочного удостоверения.

Есть вопрос: облагаются ли страховыми взносами командировочные расходы, если они не подтверждены командировочным удостоверением?

Чиновники суровы и непреклонны.

В части 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, (далее – Закон № 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

Как указано в части 1 статьи 8 Закона № 212-ФЗ, база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных компаниями за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Закона № 212-ФЗ.

Там же определено, что при оплате расходов на командировки работников как в пределах территории России, так и за границу не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

  • на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • расходы на оплату услуг связи;
  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз;
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Как указано в пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее – Положение о командировках), на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке - дату приезда в пункт или пункты назначения и дату выезда из них.

Исключения из этого правила прописаны в пункте 15 Положения о командировках. Там сказано, что направление работника в командировку за пределы территории РФ производится без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командировки в государства - участники СНГ, при пересечении границы с которыми отметки об этом не производятся.

До этого момента все бесспорно, а далее начинаются рассуждения чиновников Роструда.

Так как работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет, к которому должны прилагаться командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения…, , то оформление отчета без приложения командировочного удостоверения – нарушение требований законодательства. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами.

Но подождите: есть ведь поездки, в которых командировочное удостоверение оформить просто нельзя. Это встречи с физическими лицами на их территории, поездки на «круглые столы» или семинары, которые в другом регионе устраивает сам работодатель. и многие тому подобные вещи. Получается, что чиновники Роструда вообще отказывают таким поездкам в праве называться командировками?

К счастью, до такого абсурда наши чиновники еще не дошли. Есть письмо Роструда от 14.02.13 № 14-2-291, в котором, ссылаясь, между прочим, на письмо Минфина России  от 16.08.11 № 03-03-06/3/7, чиновники указывают, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним документом компании.

Вот и все. Достаточно доказать, что по данной поездке командировочное удостоверение нельзя заполнить в принципе, чтобы и при его отсутствии страховых взносов не платить.

Суточные при однодневных командировках

Здесь, пожалуй, стоит начать со знакового постановления Президиума ВАС РФ от 11.09.12 № 4357/12, посвященного как раз однодневным командировкам.

В силу пункта 3 статьи 217 НК РФ компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной поездкой. Это расходы по проезду, по найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Суд пришел к выводу, что суточные выплачиваются только в случае командировки, длящейся не менее суток, и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Поэтому при однодневной командировке суточных не может быть в принципе.

Тем не менее, есть ведь и «иные расходы», подлежащие возмещению, о которых говорится в статьях 167 и 168 ТК РФ.

И хотя выплаченные при однодневной командировке суммы формально и не являются суточными, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных с командировкой. Поэтому они не являются доходом работника.

При этом согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

ВАС РФ решил, что эти лимиты можно применить и к случаю возмещения расходов работникам, находящимся в однодневной командировке.

Однако с однодневной командировкой за границу есть нюансы, на которые Минфин России указал в письме от 07.10.13 № 03-03-06/1/41508.

В соответствии с пунктом 20 Положения о командировках работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом (например, распоряжением руководителя или положением о командировках), для командировок на территории иностранных государств.

В то же самое время гораздо большее значение имеет другой нюанс. Если исходить из текста пункта 3 статьи 217 НК РФ, то только суточные не требуют документального подтверждения их использования. В этом отношении финансисты абсолютно правы. Все остальные затраты командированного работника должны иметь документальное подтверждение.

Раз рассматриваемое нами возмещение к суточным не относится, то и эти расходы должны иметь документальное подтверждение. Ну а если таких документов нет, то возмещение (вместо суточных) освобождается от обложения НДФЛ только в пределах 2500 руб.

Есть вопрос: нужно ли применять к этим 2500 руб. правило 50 процентов в случае однодневной зарубежной командировки? На наш взгляд, нет. Ведь чисто теоретически, размер суточных ничем не ограничен. Ограничен только их не облагаемый размер. Размер суточных, как было сказано выше, определяется самим работодателем. И формально, даже 50 процентов от этого размера могут оказаться более 2500 руб.

Александр Анищенко,

аудитор

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка