Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

На счете 70 или 73 вы отражаете матпомощь и компенсации?

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Подсказки, как хранить бухгалтерские документы

26 марта 2015 50 просмотров

Хранение документов в электронном виде

Действующее бухгалтерское и налоговое законодательство позволяет осуществлять хранение документов в электронном виде. Только следите за тем, чтобы такие виртуальные документы были обязательно заверены электронной подписью.

Но учтите, что иногда все же придется делать бумажные копии электронной «первички» и заверять их подписью с печатью. Например, когда контрагент или проверяющие запросят документы, для которых нет строго утвержденного формата. Так что в настоящее время полностью отказаться от традиционного документооборота пока нельзя.

Где должны находиться «первичка» и другие бумаги?

Хранение документов необходимо производить необходимо оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Как лучше устроить такие хранилища, описано в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Однако соблюдать все требования, приведенные там, не обязательно. Все зависит от вида документов.

Бланки строгой отчетности держите в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Счета-фактуры по мере того, как их выставляют и получают, регистрируйте в журнале учета в хронологическом порядке. Сами же журналы учета хранят в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них.

Бумаги с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы нужно поместить в специальные помещения или закрывающиеся шкафы под ответственность людей, уполномоченных главным бухгалтером.

Как долго нужно хранить документы?

Хранение документов, таких как «Первичка», бухгалтерские регистры, отчетность нужно хранить не менее пяти лет. Исключение — документы, которые подтверждают убыток в налоговом учете. Их храните в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Плюс еще четыре года после того, как погасите его полностью.

Особый порядок и для БСО. Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожьте на основании акта об их списании. Добавим, что сроки хранения типовых архивных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

А как считать сроки хранения?

Обычно началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом их составления. А вот для книг покупок и продаж начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них. Для документов же, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества, отсчет срока начинайте с момента, когда прекратили начислять амортизацию.


Архивы «Главбуха»

1>>   2>>   3>>   4>>   5>>   6>>   7>>   8>>   9>>   10>>   11>>   12>>   13>>   14>>   15>>   16>>   17>>   18>>   19>>   20>>   21>>   22>>   23>>   24>>   25>>   26>>   27>>   28>>   29>>   30>>   31>>   32>>   33>>   34>>   35>>   36>>   37>>   38>>   39>>   40>>   41>>

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какими вопросами сотрудники замучили вашу бухгалтерию?

Сотрудники хоть раз просили завысить или занизить доходы в справке 2-НДФЛ?

Сотрудники хоть раз говорили, что вы им неправильно рассчитали зарплату или др. выплаты?

Сотрудники просят пояснить, что за суммы в их расчетных листках?

Сотрудники требуют 13-ую зарплату или дополнительные выплаты?

Сотрудники просят объяснить, как они могут получить налоговые вычеты?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

РНК 22 марта 2017 17:00 МРОТ с 1 января 2017 года
Упрощенка 22 марта 2017 12:00 Ставки торгового сбора в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка