Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Подсказки, как хранить бухгалтерские документы

26 марта 2015 28 просмотров

Хранение документов в электронном виде

Действующее бухгалтерское и налоговое законодательство позволяет осуществлять хранение документов в электронном виде. Только следите за тем, чтобы такие виртуальные документы были обязательно заверены электронной подписью.

Но учтите, что иногда все же придется делать бумажные копии электронной «первички» и заверять их подписью с печатью. Например, когда контрагент или проверяющие запросят документы, для которых нет строго утвержденного формата. Так что в настоящее время полностью отказаться от традиционного документооборота пока нельзя.

Где должны находиться «первичка» и другие бумаги?

Хранение документов необходимо производить необходимо оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Как лучше устроить такие хранилища, описано в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Однако соблюдать все требования, приведенные там, не обязательно. Все зависит от вида документов.

Бланки строгой отчетности держите в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Счета-фактуры по мере того, как их выставляют и получают, регистрируйте в журнале учета в хронологическом порядке. Сами же журналы учета хранят в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них.

Бумаги с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы нужно поместить в специальные помещения или закрывающиеся шкафы под ответственность людей, уполномоченных главным бухгалтером.

Как долго нужно хранить документы?

Хранение документов, таких как «Первичка», бухгалтерские регистры, отчетность нужно хранить не менее пяти лет. Исключение — документы, которые подтверждают убыток в налоговом учете. Их храните в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Плюс еще четыре года после того, как погасите его полностью.

Особый порядок и для БСО. Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожьте на основании акта об их списании. Добавим, что сроки хранения типовых архивных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

А как считать сроки хранения?

Обычно началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом их составления. А вот для книг покупок и продаж начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них. Для документов же, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества, отсчет срока начинайте с момента, когда прекратили начислять амортизацию.


Архивы «Главбуха»

1>>   2>>   3>>   4>>   5>>   6>>   7>>   8>>   9>>   10>>   11>>   12>>   13>>   14>>   15>>   16>>   17>>   18>>   19>>   20>>   21>>   22>>   23>>   24>>   25>>   26>>   27>>   28>>   29>>   30>>   31>>   32>>   33>>   34>>   35>>   36>>   37>>   38>>   39>>   40>>   41>>

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка