Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Заполнение справки 2-НДФЛ

17 августа 1066 просмотров
Чтобы помочь вам составить отчетность по НДФЛ без ошибок и заминок, мы привели решения для самых непростых ситуаций. Заполнение справки 2-НДФЛ не вызовет трудностей. Посмотрите идеальный образец справки 2-НДФЛ.

Какие коды доходов и вычетов проставлять в 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ за 2017 год указывают коды вычетов на детей. Это «114» — на первого ребенка, «115» — на второго, «116» — на третьего и каждого последующего, «117» — на ребенка-инвалида. Все они есть в Справочнике кодов вычетов, утвержденном приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@.

Коды доходов или вычетов, которые надо использовать в той или иной ситуации, мы привели в таблице ниже.

Коды вычетов и доходов для разных ситуаций

Ситуация

Какие коды ставить в справке по форме 2-НДФЛ

Пояснения

Коды стандартных вычетов

У сотрудника двойня

Если это первый и второй ребенок, ставьте коды «114» и «115» соответственно. Если же второй и третий, тогда «115» и «116»

Не важно, кого из двойняшек вы определите как старшего. Такой вывод подтверждает письмо Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 03-04-05/8-1075

У работника трое детей, и третий ребенок является инвалидом

На первого ребенка — «114», на второго ребенка — «115», на третьего ребенка — инвалида — «117»

Вычет на ребенка-инвалида всегда показывайте под кодом «117». И не важно, какой он ребенок по счету — первый или третий. Это подсказали чиновники из Минфина России в письме от 10 января 2012 г. № 03-04-05/8-1

Коды доходов

Компания арендует у работника его личный автомобиль, нежилое помещение и офисную технику (компьютер, принтер)

В случае с арендой транспортных средств используйте код дохода «2400». А когда речь идет об аренде иного имущества (в частности, нежилого помещения и офисной техники), код будет «1400»

С арендной платы, выплачиваемой сотрудникам, необходимо удерживать НДФЛ. Тут ваша компания является налоговым агентом. Поэтому подобные доходы отражайте и в справке 2-НДФЛ. В том периоде, когда вы их фактически выплатили работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ)

Работникам выплатили компенсации:
—за неиспользованные отпуска;
—за вредные условия труда

И в том и другом случае общий код «4800»

Именно под таким кодом налоговики в свое время рекомендовали отображать компенсацию за неиспользованный отпуск, поскольку отдельного кода для подобной выплаты нет (см. письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380@). Аналогично поступите и с компенсациями за вредные условия труда

Компания выплачивает работнику проценты по займу, который он предоставила организации

Доход в виде процентов по займу отражайте под кодом «1538»

Выплаченные проценты отражайте как доход в том месяце, в котором их фактически выплатили работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ)

Какие выплаты и суммы НДФЛ необходимо отражать в справке за 2017 год

В нашей компании день выдачи зарплаты — каждое 10-е число месяца. Отражать ли в справке 2-НДФЛ за 2017 год декабрьский НДФЛ, удержанный в январе? Именно тогда мы перечислили работникам зарплату за декабрь.

Да, конечно. Чиновники из ФНС России в письме от 3 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1692@ разъяснили заполенение справки 2-НДФЛ в таком случае, налог нужно полностью отразить в справке 2-НДФЛ за 2011 год (но эти разъяснения актуальны и для 2017 года). Это означает, что в разделе 3 отчета необходимо показать декабрьскую зарплату, хоть и выплаченную в январе. И сумма, указанная в строке 5.5 «Сумма налога перечисленная», также должна включать все декабрьские начисления. Даже если они были отправлены в бюджет в январе. Объяснение здесь простое. Доход в виде оплаты труда считается полученным в последний день месяца, за который он начислен (п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ).

В декабре 2016 года мы выплатили работнику отпускные за январь 2017 года. И тогда же НДФЛ с отпускных направили в бюджет. Отражать ли перечисленные суммы в справке 2-НДФЛ за 2017 год?

Да, смело отражайте. И в Минфине, и в ФНС России считают, что отпускные не являются оплатой труда. А значит, в целях исчисления НДФЛ доход в виде отпускных надо определять на дату его выплаты. И не важно, за какой период вы его начислили (см. письма ФНС России от 10 апреля 2009 г. № 3-5-04/407@, Минфина России от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306).

Поэтому в справке 2-НДФЛ за 2017 год отразите сумму январских отпускных, выплаченных работнику в декабре прошлого года. Сумму налога, исчисленную с этих отпускных, удержанную и направленную в бюджет, также включите в раздел 5 (по соответствующим строкам).

Кстати, аналогичным образом надо поступать в ситуации, когда законный отдых работника начинается в декабре, а заканчивается в январе следующего года. Ведь и в этом случае отпускные вы выплатили бы в декабре 2016 года.

Мы до сих пор не выплатили сотрудникам компании заработную плату за декабрь 2016 года. Эту задолженность мы погасим в марте, а то и в апреле 2017 года. Как в этом случае показать доход и заполнить строку «Сумма налога перечисленная»?

Заполенение справки 2-НДФЛ в данной ситуации осуществляется следующим образом. В справке 2-НДФЛ за 2017 год отразите сумму начисленной, хотя и не выплаченной, зарплаты. Ведь по правилам пункта 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ доход в виде оплаты труда возникает у работника в конце каждого месяца. В тот же момент вы обязаны исчислить НДФЛ. 

А вот значения строк «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» зависят от того, когда вы выдадите зарплату за 2011 год. Если до того, как будете подавать 2-НДФЛ в инспекцию (максимум до 3 апреля включительно), то суммы удержанного с запоздалой зарплаты и перечисленного в бюджет НДФЛ сможете показать в справке.

Если же позже (после 3 апреля), то сумму удержанного и перечисленного налога вы покажете уже без учета задержанных выплат. Но при этом будьте готовы к тому, что инспекторы вправе выставить вам штраф. За то, что вы не сообщили им до 1 марта 2017 года о неудержанных суммах НДФЛ. Ведь по строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» представленной справки за 2017 год вам придется отразить долг. Размер штрафа составит 200 руб. за каждый такой отчет по форме 2-НДФЛ. Основание — пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ.

И не забудьте потом, когда рассчитаетесь с работниками полностью, подать в налоговую инспекцию уточненные 2-НДФЛ за прошлый год.

В конце декабря 2016 года учредители на общем собрании приняли решение выплатить участникам компании дивиденды. Но перечислили мы их только в феврале 2017-го. К какому году относить такой доход?

Доход в виде дивидендов относите к тому году, в котором вы их реально выплатили учредителям. То есть к 2017-му. Поэтому в справку 2-НДФЛ за 2017 год вам их включать не придется.

Заметьте: этот принцип работает для всех «незарплатных» доходов. Это, например, премии к праздникам и юбилеям, выплаты по гражданско-правовым договорам и прочие. Если такие суммы вы начислили в 2016 году, а выплатили на самом деле в 2017-м, то в форме 2-НДФЛ за прошлый год указывать их не надо. Ведь в ней отражают только фактически полученные доходы. А любой денежный доход (кроме оплаты труда) считается таковым в день его выплаты.

Какие еще вопросы возникают при заполнении 2-НДФЛ

Сумма предоставленных вычетов не должна превышать доход работника. А какой именно вычет уменьшить, если сумма таковых все-таки больше дохода?

Уменьшить можете любой из вычетов. К примеру, остаток вычета в пределах суммы дохода может приходиться на последнего по счету ребенка.

Когда и как можно подать уточненную справку 2-НДФЛ?

Подать «уточненку» можно в любое время. Номер ее будет таким же, как у первоначальной справки, а вот дата новая, текущая. Причины изменения показателей советуем перечислить в сопроводительном письме к уточненной справке.

Надо ли сдавать справки 2-НДФЛ, если в течение года мы никому ничего не выплачивали?

Нет, не нужно. «Нулевок» для такого случая закон не предусматривает. Но не исключено, что инспекторы попросят принести им письмо, подтверждающее, что компания не вела деятельность и не начисляла зарплату.

В нашей организации числится 10 работников. Можем ли мы отчитаться за них по формам 2-НДФЛ в бумажном варианте?

Вам придется представить сведения строго в электронном виде. Справки на бумаге можно подавать, только если вы отчитываетесь не более чем за девять человек.

Что делать с «излишками» по НДФЛ, возникшими по итогам 2016 года

Мы пересчитали НДФЛ за 2016 год на некоторых работников с учетом новых детских вычетов (на третьего ребенка и на детей-инвалидов). В итоге вышло, что мы удержали с доходов таких сотрудников лишнюю сумму налога. Нужно ли ее отразить в справке 2-НДФЛ за прошлый год?

Да, излишне удержанную сумму налога вам необходимо показать в разделе 5 справки. Но это только в том случае, если на момент представления отчета в инспекцию (то есть до 3 апреля включительно) вы не успели вернуть переплату работнику. Напомним: получить деньги сотрудник может лишь строго на свой банковский счет в порядке статьи 231 Налогового кодекса РФ. При этом суммы по строкам (удержанная) и (перечисленная) будут превышать показатель строки «Сумма налога исчисленная».

Мы не хотим возвращать работнику сумму излишне удержанного НДФЛ. Для нас было бы удобнее вычесть эту сумму, перечисляя налог в феврале или марте 2017 года (когда платим в бюджет НДФЛ уже с зарплаты текущего года). Так делать можно?

К сожалению, нет. Вы не можете зачесть переплату по НДФЛ, возникшую по итогам 2016 года, в счет удержаний с доходов 2017 года. Ведь речь идет уже о новом налоговом периоде. Иначе вы нарушите правила пункта 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. В данном случае вы можете только вернуть «излишки» налога на банковский счет работника.

В 2016 году мы ошибочно заплатили больше НДФЛ, чем исчислили и удержали с доходов сотрудника. Нужно ли в справке 2-НДФЛ указывать эту переплату?

Нет, сумму ошибочной переплаты в справке лучше не отражайте. Дело тут вот в чем. По общим правилам работодатель, как налоговый агент, не может направлять в бюджет суммы НДФЛ за счет собственных средств. Он должен заплатить лишь столько, сколько удержал из дохода налогоплательщика (в частности, работника или учредителя). Ни меньше, ни больше. Так предусмотрено пунктом 9 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Выходит, сумма, которую вы перечислили в бюджет сверх удержанной, налогом как таковым не является. Контролеры квалифицируют ее как невыясненные поступления. А раз о НДФЛ речь не идет, в справке по форме 2-НДФЛ фиксировать ошибочную переплату не нужно. Причем излишки, возникшие из-за ошибки в платежке, вы можете только вернуть. Зачесть их в счет предстоящих платежей не получится. Все эти выводы есть в письме ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

Как отчитываться по обособленным подразделениям

У нашей организации есть несколько филиалов. Куда нам представлять справки 2-НДФЛ по таким подразделениям: в инспекцию по месту их учета или же туда, где числится головной офис?

Заполенение справки 2-НДФЛ за работников филиалов и их подачу осуществляют по их местонахождению. Причем независимо от того, кто именно выплачивает им доходы — головной офис или обособленное подразделение организации.

Дополнительно подавать справки о доходах по месту учета головной организации не требуется. Аналогичные разъяснения вы найдете в письмах Минфина России от 29 марта 2010 г. № 03-04-06/55, от 28 августа 2009 г. № 03-04-06-01/224.

Как нумеровать справки 2-НДФЛ по сотрудникам обособленного подразделения?

Вообще, особого значения не имеет то, как вы решите пронумеровать справки. Главное указать в справках по обособленному подразделению соответствующий ОКАТО.

В то же время формы 2-НДФЛ за отдаленное подразделение можете нумеровать отдельно от справок головного офиса, если именно на филиал возложены обязанности налогового агента. То есть когда бухгалтерия подразделения самостоятельно учитывает доходы, выплачиваемые работникам, и перечисляет удержанные суммы НДФЛ в бюджет по своему местонахождению. Такой вывод можно сделать из содержания раздела II Рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

По каким правилам отчитываться за иностранных работников

В нашей компании двое сотрудников — граждане Республики Молдова. Находятся на территории РФ на основании разрешения МИД. Ни прописки, ни регистрации в России нет. Как в справках для таких работников заполнить строку «Адрес места жительства в РФ»?

По иностранным гражданам вам вообще можно не заполнять эту строку. Тут достаточно заполнить строку  «Адрес в стране проживания». В нем потребуется указать лишь код страны (то есть Молдовы) и адрес в произвольной форме (можно латинскими буквами). А если какие-либо показатели адреса отсутствуют, то соответствующие поля пункта оставьте незаполненными. Все эти правила закреплены в разделе II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ.

Как может выглядеть раздел 2, заполненный на иностранного работника, мы показали в образце ниже.

Наш работник в течение 2016 года сменил статус с нерезидента на резидента. Мы пересчитали НДФЛ по ставке 13 процентов вместо 30 процентов. А как нам отчитаться за такого сотрудника? Мы должны оформить две справки 2-НДФЛ по каждой ставке?

Вовсе нет. Справка будет одна. Со статусом «резидент». Ведь окончательный статус работника вы определяете по итогам налогового периода, то есть года (ст. 216 Налогового кодекса РФ). Поэтому в строке «Статус налогоплательщика» поставьте цифру 1 (см. образец выше).

Далее заполните раздел 3, где укажите всю сумму доходов с января по декабрь 2016 года. Они будут облагаться по ставке 13 процентов. В разделе 4 проставьте сумму стандартных вычетов, право на которые появилось у работника с начала года.

Теперь перейдем к разделу 5. Тут будьте внимательны. Укажите сумму налога, исчисленную по ставке 13 процентов. Также надо отразить общую сумму НДФЛ, удержанную по двум ставкам (30% и 13%) и, соответственно, перечисленную в бюджет. Эта сумма будет превышать сумму исчисленную.

Поэтому вы покажете излишне удержанную сумму налога. Поскольку налоговый период уже закончился, возвращать переплату по НДФЛ работник будет сам через налоговую инспекцию.

Действуйте по тому же принципу и в обратной ситуации: работник-резидент сменил статус на нерезидента. Справку за 2016 год вы оформите с итоговым статусом нерезидента. И все расчеты ведите исходя из ставки 30 процентов.

Заполнение справки 2-НДФЛ (образец)

Посмотрите заполнение справки 2-НДФЛ (образец):

Важно

  1. Излишне удержанную сумму налога на доходы физлиц, возникшую по итогам 2016 года (например, из-за пересчета детских вычетов), можно только вернуть работнику. Строго на его банковский счет. Зачесть такую переплату в счет платежей 2017 года не получится.
  2. Налоговый статус работника отражайте в справке 2-НДФЛ по состоянию на конец отчетного года.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка