Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24

С какими рисками связано использование cash-карты

30 марта 2015 262 просмотра

Сайт журнала «РНК»

Электронный журнал «РНК»

Многие компании уже давно используют корпоративные банковские карты вместо выдачи работникам наличности. Сейчас широкое распространение получает так называемая карта юрлица, которая открывает доступ к расчетному счету компании (cash-карта). Особенность — карта является внутрибанковской, то есть предназначена не для расчетов с контрагентами, а для снятия наличных средств или пополнения расчетного счета.

Плюсы такой карты в том, что снять наличные можно в обычном банкомате в любое время без предварительного заказа денег, без паспорта или доверенности. Достаточно ввести пинкод и выбрать цель снятия наличных. Так же просто внести деньги на счет.

Но чек, который получает лицо из банкомата, содержит лишь сумму операции и остаток средств на счете. Тем самым на практике затруднительно обосновать целевое назначение полученной «налички» или источник пополнения баланса. Что существенно повышает налоговые риски, а также риски нарушения правил работы с наличными деньгами.

Мы подготовили Положение об использовании банковской карты юридического лица (далее — положение), которое поможет избежать компании негативных последствий.

1. ФИО работников, на которых оформляется cash-карта

Закрепление в положении ФИО работников, на которых оформляется cash-карта, поможет взыскать недостачу наличности с конкретных лиц. Банк позволяет оформить неограниченное число cash-карт. Получается, держателем таких карт могут выступать практически все сотрудники организации.

На практике карту, как правило, оформляют на имя:
— гендира (для получения средств на оплату аренды офиса);
— главбуха (для получения средств на выдачу сотрудникам командировочных или подотчетных денег);
— кассира (для внесения на счет дневной выручки в целях соблюдения лимита кассы).

Сash-карта всегда именная — и передавать ее другим лицам небезопасно. Передача карты иным лицам не рекомендуется. Если банк установит, что наличные деньги снимает не держатель карты, а иное лицо, он вправе отказать в совершении операции.

В случае если будет установлен недостаток денег на расчетном счете, компания сможет отследить, какие операции совершал тот или иной держатель карты и отчитался ли он за полученные на руки средства.

2. Лимит расчетов по cash-карте

Указание в положении на лимит расчетов по cash-карте поможет избежать перерасхода. Выпуская cash-карту, банк устанавливает определенный лимит расходных операций. Это необходимо в связи с тем, что карта открывает держателю доступ к расчетному счету организации. Таким образом, подобный лимит не позволит держателю снять все средства компании.

Кроме того, в рамках банковского лимита руководитель может самостоятельно утвердить лимит операций по каждой конкретной cash-карте. К примеру, лимит для карты гендира может составлять 100% банковского лимита. А для карты, держателем которой выступает начальник АХО, — 30%. Ведь последнему необходимо будет снимать наличные с карты, в частности, на приобретение канцтоваров. В то время как генеральному директору необходимо иметь средства для расчета за товары с крупным поставщиком.

3. Порядок хранения cash-карты

Отражение в положении порядка хранения cash-карты обезопасит деньги компании от действий мошенников. Как правило, cash-карта находится у ее держателя. Именно он получает в банке карту и конверт с пинкодом. На время отпуска или иного отсутствия сотрудника на рабочем месте карту безопаснее передавать на хранение в сейф или ответственному за сохранность карт сотруднику. Это снизит риск возможной ее утраты и как следствие доступа к средствам компании третьих лиц.

Передачу карты необходимо оформить актом за подписью ее держателя и ответственного сотрудника. Кроме того, целесообразно оформить журнал учета движения банковских карт. Форму журнала можно разработать самостоятельно, утвердив ее в учетной политике (п. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В журнале лучше указать срок хранения карты, завизированный подписью ее держателя.

4. Составление отчета о совершении приходных операций

Указание на необходимость составления отчета о совершении приходных операций по cash-карте обоснует порядок уплаты налогов. В положении целесообразно прописать порядок составления отчета о совершении приходных и расходных операций по карте. Срок представления такого отчета может быть дифференцирован в зависимости от должностных обязанностей держателя карты.

Так, сотрудники, исполняющие обязанности по месту нахождения организации (гендир, кассир), представляют отчет ежедневно, по мере совершения приходно-расходных операций. Если сотрудник снимает наличные с карты в командировке, отчитаться целесообразно по ее окончании.

В отчете важно указать целевое назначение «налички» (в случае снятия денег) или источник финансирования (при внесении средств). От этого будет зависеть обязанность компании включить сумму в базу по налогу на прибыль и НДС и право учесть соответствующую сумму в налоговых расходах.

Так, источником средств, которые держатель через банкомат вносит на расчетный счет, может являться выручка от реализации товара, полученная от покупателя наличными деньгами. Это возможно, к примеру, если держателем карты выступает кассир, который вносит выручку на счет в целях соблюдения лимита кассы. В этом случае зачисленную на счет сумму компания включит в налоговые доходы и начислит с нее НДС.

Если же держатель вносит на счет собственные средства единственного учредителя, переданные для пополнения внеоборотных активов, объект обложения НДС и налогом на прибыль отсутствует.

Аналогичная ситуация складывается и при обосновании расходов. Форму отчета компания вправе разработать самостоятельно. При этом за основу можно взять авансовый отчет по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55). Целевое назначение наличных средств, которые держатель снял с расчетного счета через банкомат, поможет обосновать произведенные расходы с налоговой точки зрения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

5. Документы, подтверждающие операции по cash-карте

Ссылка в положении на перечень документов, подтверждающих операции по cash-карте, поможет избежать претензий контролеров. Все расходы, оплаченные за счет наличных, которые держатель получил по cash-карте, безопаснее обосновать документально. Именно «первичка», приложенная к отчету, поможет подтвердить целевое расходование средств. Напомним, что слип-чек, который держатель карты получает при снятии наличных, не содержит информации об их целевом использовании.

Подтвердить расходы в рассматриваемой ситуации держатель карты может:
— кассовым чеком продавца (при приобретении ТМЦ);
— квитанцией БСО (при оплате услуг такси или гостиницы);
— маршрут/квитанцией электронного билета (при покупке билета);
— отчет о проведении представительского мероприятия.

Документом, подтверждающим источник пополнения счета через банкомат, может выступить:
— договор с контрагентом, предусматривающий условие о наличной оплате;
— решение собрания учредителей о пополнении внеоборотных активов;
— отчет держателя карты об остатке неизрасходованных средств.

6. Ответственность за непредставление отчета о совершенной операции

Закрепление в положении ответственности за непредставление держателем cash-карты отчета о совершенной операции подтвердит порядок удержания НДФЛ. Средства, которые подотчетное лицо не использовало по целевому назначению и не вернуло в кассу, являются его доходом. В течение месяца после окончания срока возврата таких средств с согласия работника их можно удержать из его дохода (ст. 137 ТК РФ и письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0). Это справедливо и в отношении наличных средств, которые держатель получил через банкомат с расчетного счета, но не использовал на заявленные цели и не вернул в организацию.

Есть мнение, что с подотчетных сумм, за которые сотрудник не отчитался, необходимо удержать НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и от 05.03.13 № 13510/12, письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263). Возможно, контролеры посчитают облагаемым НДФЛ доходом и средства, которые держатель карты снял со счета, но по которым не представил отчет и подтверждающие расходы документы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка