Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как правильно составить отчет общего собрания участников?

31 марта 2015 869 просмотров

Сайт журнала «РНК»

Электронный журнал «РНК»

Когда надо составлять отчет общего собрания участников

Не реже раза в год компания проводит собрание ее участников (акционеров) (ст. 34 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Проведение общего собрания сопряжено с рядом расходов: на аренду помещения, оплату проезда и проживания участников общества, организацию питания, подготовку раздаточного материала и пр. Причем эти затраты, как правило, составляют значительные суммы.

Налоговики нередко отказывают в признании таких затрат, считая их экономически необоснованными или недостаточно подтвержденными документами. Но суды, как правило, поддерживают компании, указывая, что расходы на организацию общего собрания участников (акционеров) можно отнести к представительским (постановления ФАС Московского от 24.11.11 № А40-14610/11-91-67, ФАС Северо-Кавказского от 15.10.07 № Ф08-6877/2007-2552А и ФАС Уральского от 03.03.05 № Ф09-529/05-АК округов).

Минфин России в письме от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288 разъяснил, что НК РФ не предусматривает конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих представительские расходы. Следовательно, таким документом может выступать отчет, утвержденный руководителем организации.

Мы подготовили фрагмент отчета о проведении общего собрания участников, который поможет обосновать учет соответствующих расходов при исчислении налога на прибыль (см. образец ниже).

Обязательные реквизиты

Такое правило предусмотрено для всех первичных документов начиная с 1 января 2013 года (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В частности, в отчете важно указать дату его составления, наименование организации, фамилию, должность и подпись сотрудника, ответственного за проведение общего собрания, а также стоимость мероприятий по проведению общего собрания (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Напомним, что форму отчета необходимо утвердить в приложении к учетной политике для целей налогообложения.

Расходы на аренду помещения и на подготовку информации

По сути, такие расходы компания вправе учитывать при налогообложении на основании прямой нормы НК РФ (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ).Но указание этих затрат в отчете поможет доказать связь рассматриваемых расходов компании именно с проведением общего собрания участников (см. врезку ниже). А также подтвердит общий размер представительских расходов, которые, как известно, нормируются в размере 4% от фонда оплаты труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Мнение
Есть еще один популярный вид расходов, которые компании несут при проведении общего собрания собственников АО, — оплата услуг регистратора, который выполняет функции счетной комиссии.
Такая комиссия проверяет полномочия присутствующих лиц, определяет кворум общего собрания акционеров, разъясняет вопросы, возникающие в связи с реализацией акционерами или их представителями права голоса на общем собрании, разъясняет порядок голосования, обеспечивает установленный порядок голосования и права акционеров на участие в голосовании, подсчитывает голоса и подводит итоги голосования, составляет протокол об итогах голосования, передает в архив бюллетени для голосования (п. 4 ст. 56 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ).
Минфин России в письме от 10.11.09 № 03-03-06/1/736 подтвердил, что затраты на оплату услуг регистратора, который выполняет функции счетной комиссии, компания вправе включить в налоговые расходы (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ)

Евгений Егоров,
начальник юридической службы СРО НП АПР

Расходы на питание

В частности, длительное время проведения собрания обоснует расходы на кофе-брейки или фуршеты. Минфин России не против включения в налоговые расходы стоимости продуктов питания и напитков (в том числе алкогольных), которые предлагаются участникам официального приема, в составе представительских (письма от 25.03.10 № 03-03-06/1/176 и от 16.08.06 № 03-03-04/4/136).

При этом важно помнить, что такие расходы компания вправе учесть при налогообложении прибыли в пределах норм — в размере, не превышающем 4% от фонда оплаты труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).

При возникновении претензий со стороны проверяющих, суды соглашаются, что компания вправе учесть при расчете налога на прибыль не только стоимость фуршета и алкогольных напитков ( постановление ФАС Московского округа от 03.09.10 № КА-А40/10128-10 ), но и цветов и букетов, приобретенных для украшения помещения (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.06 № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)).

Напомним, что, по мнению Минфина России, компания не начисляет НДС на стоимость питания, предоставленного участникам организации, прибывшим на общее собрание. Поскольку в этом случае не переходит право собственности на товары, работы или услуги конкретным лицам (письмо Минфина России от 21.08.13 № 03-07-11/34248).

Расходы на оплату проезда иногородних участников

Судебная практика подтверждает право компании относить к представительским расходам затраты на проезд участников организации к месту проведения совета директоров. Так, ФАС Поволжского округа отметил, что компания правомерно включила в налоговые расходы затраты на транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно (постановление от 09.10.07 № А57-4062/2006-9).

В другом постановлении суд того же округа посчитал обоснованными с налоговой точки зрения затраты на оплату перелета члена правления от места жительства к месту проведения общего собрания акционеров компании (постановление ФАС Поволжского округа от 31.08.06 № А65-18519/2005-СА2-22).

По мнению автора, если компания в отчете укажет, что присутствие на общем собрании всех участников общества (в том числе иногородних) необходимо для принятия верного решения по хозяйственной деятельности компании, то у нее будет больше шансов отстоять спорные расходы.

Перечень иногородних участников

Дело в том, что такие выплаты связаны с осуществлением физлицом функций по управлению обществом и являются по своей сути компенсационными. Следовательно, объекта обложения НДФЛ у участника не возникает (ст. 217 НК РФ).

Так, в одном из дел ФАС Западно-Сибирского округа установил, что компания оплатила проживание участника общества в гостинице г. Новосибирска (постановление от 06.09.10 № А45-15160/2009). Необходимость прибытия участника в г. Новосибирск объясняется проведением общего собрания и документально подтверждена. В связи с этим суд согласился, что спорная компенсация не облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Интересно, что включить в налоговые расходы стоимость проживания иногороднего участника общества в месте проведения общего собрания вряд ли удастся. Поскольку Минфин России не признает подобные расходы представительскими для целей налогообложения прибыли (письма от 01.12.11 № 03-03-06/1/796 и от 16.04.07 № 03-03-06/1/235).

Ссылка на приложенные первичные документы

Отчет общего собрания участников имеет некоторые особенности в оформлении. Все расходы компании должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому в отчете целесообразно перечислить документы, подтверждающие конкретные расходы, связанные с проведением общего собрания участников. Кроме того, нелишним будет приложить к отчету копии соответствующих документов.

В частности, это могут быть маршрут/квитанции электронных билетов, кассовые чеки на покупку канцтоваров, товарные накладные, акты оказания услуг буфетного обслуживания и пр.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка