Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Перевод командировочных сумм на карты разрешен

1 апреля 2014 1026 просмотров

Правила использования банковских карт

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.04 № 266-П (далее – Положение № 266-П). В соответствии с этим документом совершать операции с  использованием банковских карт  могут как физические, так и юридические лица.

Кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетные (дебетовые), кредитные и предоплаченные карты, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами (п. 1.5 Положения № 266-П).

Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств и документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств могут определяться в договоре банка с клиентом (п.1.8 Положения № 266-П).

По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией – эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом). И наоборот, по нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной (дебетовой) или кредитной карты, выданной кредитной организацией – эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом) (п. 2.1, 2.2 Положения № 266-П).

Клиент – юридическое лицо вправе с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, в частности, получать наличные денежные средства в рублях для расчетов на территории Российской Федерации и оплачивать расходы в рублях, связанные с его деятельностью, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы. Также он вправе получать наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов или оплачивать такие расходы корпоративной картой (п. 2.5 Положения № 266-П).

Клиент – физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты, в частности, следующие операции:

  • получает наличные денежные средства в рублях или иностранной валюте на территории Российской Федерации;
  • получает наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
  • оплачивает товары (работы, услуги, результаты интеллектуальной деятельности) в рублях на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте – за пределами нашей страны.

Таким образом, возможность оплаты клиентом – юридическим лицом со своего корпоративного карточного счета при помощи банковской карты командировочных, представительских, а также иных расходов, включая общехозяйственные, а также обналичивание этих средств непосредственно предусмотрены Положением № 266-П. При этом организации предоставляются документы по операциям, совершенным с ее деньгами, предусмотренные главой 3 Положения № 266-П.

В порядке, установленном Положением № 266-П, по дебетовым (расчетным) картам, полученным в органах Федерального казначейства и выданным своим работникам, осуществляют аналогичные расходы организации госсектора, которым открыты лицевые счета в ОФК (Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденные приказом Минфина России от 31.12.10 № 199н).

Если же клиентом банка и одновременно держателем банковской карты является физическое лицо (к примеру, работник организации), то, во-первых, он вправе распоряжаться своим счетом по собственному усмотрению в соответствии с его личной договоренностью с банком. В частности, он может зачислять на этот счет средства из любых других источников, помимо полученной от работодателя заработной платы. Например, гражданин может положить на свой карточный счет личные сбережения, наследство от бабушки, выигрыш в лотерею.

Во-вторых, клиент – физическое лицо не обязан отчитываться перед другими лицами, включая любых своих работодателей, о расходах по своему счету, предоставлять этим лицам выписки и прочие документы, связанные с ведением его карточного счета. Иными словами, по деньгам, полученным на свою карту, он ни перед кем подотчетным лицом не является.

Поэтому в Положении № 266-П ничего не говорится о распоряжении физическим лицом средствами на своем карточном счете для оплаты командировочных, представительских и прочих расходов, которые по своей экономической сущности являются расходами третьих лиц, например, его работодателей.

Положения Банка России о наличных расчетах

Новые нормы о договоре карточного счета пока содержатся только в законопроекте поправок к Гражданскому кодексу РФ. Так, согласно пункту 1 статьи 860.31 нового параграфа 8 «Карточный счет» ГК РФ, договор карточного счета заключается для осуществления клиентом безналичных расчетов или кассовых операций с одной или несколькими платежными картами по одному или нескольким карточным счетам.

В Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.11  373-П, далее – Положение о порядке ведения кассовых операций) отсутствуют указания о возможности выдачи наличных денежных средств на командировочные расходы или оплату иных расходов путем перевода денег со счета организации на карточный банковский счет работника.

В соответствии с пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица работнику под отчет, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме.

Таким образом, на сегодня действующим законодательством и нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Такое разъяснение дано Банком России в письме от 18.12.06  36-3/2408 на основании старого Положения Банка России от 05.01.98 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Что не запрещено, то разрешено?

В письмах от 23.07.09 № 29-1-1-7/4625 и от 24.12.08 N 14-27/513 Банк России отмечает, что ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. Вопрос о допустимости возмещения командировочных расходов путем их перечисления на банковские счета работников, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

При этом в письме № 29-1-1-7/4625 Банк России отмечает, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

 В настоящее время Порядок ведения кассовых операций № 40 утратил силу и соответствующие правила регулируются Положением № 373-П, в котором тоже отсутствуют указания по поводу отчета командированного сотрудника о средствах, выданных на командировочные расходы путем перечисления на его зарплатную банковскую карту.

В письмах  № 14-27/513 и № 29-1-1-7/4625  Банк России напоминает, что согласно статье 168 Трудового кодекса РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, получается, что организация может установить локальным нормативным актом порядок перечисления средств на командировочные, представительские и иные собственные расходы на банковскую зарплатную карту работника, причем такой перевод возможен как в рублях, так и в иностранной валюте (при заграничной командировке).

В письме от 29.12.11 № 14-01-07/1396-1966 Минфин России подтверждает мысль Банка России о том, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников –физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт (зарплатных карт), находится в области применения трудового законодательства. Данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.

Казначейство РФ в письме от 26.07.11 № 42-7.4-05/5.2-500 тоже подтверждает, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на зарплатные карты сотрудников организации находится в области применения трудового законодательства. При этом подчеркнуто, что этот вопрос не относится к компетенции Банка России.

Казначейство РФ  считает, что у его органов нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием зарплатных карт.

Не только можно, а рекомендуется

Минфин России не просто соглашается, а даже рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских зарплатных карт работников (письмо от 05.10.12 № 14-03-03/728).

Минфин России и Казначейство РФ (в письме № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13), вновь поддерживая идею минимизации наличного денежного обращения, подчеркивают нецелесообразность выдачи корпоративных карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку. Учитывая это неудобство, а также специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, авторы письма № 02-03-10/37209 и № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13 считают возможным перевод командировочных сумм на карты.

При этом чиновники рекомендуют предусмотреть положения, определяющие порядок таких расчетов с подотчетными лицами, в учетной политике организации.

Коммерческим организациям тоже можно

Коммерческие организации в отношении зарплатных карточных счетов своих сотрудников руководствуются теми же банковскими правилами, что и организации госсектора. Им тоже неудобно выдавать корпоративные банковские карты большому количеству работников  в расчете на то, что те когда-нибудь будут направлены в командировку или им потребуется возместить какие-нибудь общехозяйственные расходы.

Представляется, что коммерческие организации тоже могут воспользоваться рекомендациями Минфина России и Казначейства РФ, направленными организациям госсектора, и перечислять денежные средства подотчетным лицам или для компенсации определенных расходов на банковские счета -работников, а те будут распоряжаться этими деньгами с помощью своих зарплатных карт.

Напомним, что Инструкцией к Плану счетов бухгалтерского учета предусмотрена корреспонденция счетов счета по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетные счета».

И так же, как организациям госсектора, коммерческим организациям целесообразно все тонкости расчетов с подотчетными лицами через их зарплатные карты прописать в учетной политике и локальных нормативных актах.

Отчитаться о расходах

Выдача работнику под отчет наличных денежных средств из кассы организации идентифицируется при заполнении реквизита «Основание» расходного кассового ордера. А вот идентифицировать иное, отличное от заработной платы, назначение платежа при безналичном переводе организацией средств на зарплатную карту работника, может быть затруднительно. Во всяком случае, это должно быть согласовано с банком в соответствующих договорах зарплатного проекта или договоре на обслуживание карточного счета работника, который он использует для получения зарплаты.

Кроме того, у банка могут быть разные размеры комиссионного вознаграждения за обналичивание подотчетных средств по корпоративной банковской карте  и обналичивание средств, полученных работником в рамках зарплатного проекта. Определить, какими деньгами распоряжается работник со своей карты – зарплатой или подотчетными средствами – банк не может. К тому же, работник может воспользоваться банкоматом с другими условиями комиссионного вознаграждения.

Но даже если комиссия одинаковая и кредитная организация не возражает против перечисления средств для корпоративных расходов на зарплатную карту работника, то ему нужно как-то документально отчитаться о сумме комиссионного вознаграждения, уплаченного банку за снятие со своей карты именно подотчетных средств. А для этого ему нужно отделить свои личные средства от корпоративных, что на практике сделать довольно сложно.

Аналогичная проблема возникает с расходами, связанными с зарубежными командировками. Определить какие деньги конвертировал в иностранную валюту работник – свои или выданные под отчет – невозможно.

При приобретении электронных проездных документов с оплатой их банковской картой Минфин России в письме от 10.02.10 № 03-03-06/1/59 предлагает в качестве подтверждающих документов (для целей налогообложения прибыли) использовать:

  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковский карты, держателем которой является подотчетное лицо;
  • подтверждение кредитного учреждения, в котором подотчетному лицу открыт банковский счет (это может быть любой, не только зарплатный карточный счет работника).

Согласно пункту 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749,  по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (унифицированная форма № АО-1);
  • отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма № Т-10а).

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, проездные документы и т. д.

Аналогичные нормы предусмотрены пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций для любых расходов подотчетного лица. Оно обязано в срок не более трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Но мы уже отмечали выше, что это Положение не регулирует отношения работодателя с работниками, которым деньги под отчет перечисляются на зарплатную карту.

Впрочем, аналогичные положения могут быть предусмотрены учетной политикой организации, ее локальными нормативными актами.

Авансовый отчет при безналичном получении подотчетных средств

Унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. В ней предусмотрен только реквизит «Получен аванс из кассы». Иных способов получения денежных средств под отчет форма № АО-1 не предусматривает.

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

Согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

В информации Минфина России № ПЗ-10/2012 сказано, что первичные учетные документы по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, должны содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. При этом законодательством о бухгалтерском учете не запрещено в случае необходимости дополнять эти реквизиты иными.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Заметим, что в Положении о порядке ведения кассовых операций в отличие от прямо поименованных кодов ОКУД отдельных унифицированных форм кассовых документов (расходного и приходного кассовых ордеров, кассовой книги, расчетной ведомости и др.) код ОКУД унифицированной формы авансового отчета отсутствует.

Таким образом, получается, что форму авансового отчета при безналичном получении работником подотчетных средств коммерческая организация может утвердить в учетной политике самостоятельно с учетом требований статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Проблемы с контролирующими органами

При перечислении на зарплатный карточный счет работника подотчетных сумм следует иметь в виду, что любые перечисления на эти банковские счета привлекают пристальное внимание контролирующих органов, которые отслеживают правильность зарплатных начислений (НДФЛ, страховых взносов).

Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.02.08 № А52-174/2007 рассмотрен спор налогоплательщика с налоговой инспекцией, которая придралась к оформлению оправдательных документов, подтверждающих выдачу работнику денежных средств под отчет на представительские расходы. Налоговый орган сделал вывод о том, что данные суммы, перечисленные на зарплатный карточный счет работника, фактически представляют собой его заработную плату. Правда, суд в этом случае, изучив приказ директора о выдаче подотчетных сумм на карту, платежные поручения, авансовые отчеты, заявил, что  квалифицировать перечисленные на банковский счет работника суммы, исходя только из назначения этого счета (для выдачи зарплаты), неправомерно.

Аналогичным образом выиграл спор у налоговой инспекции налогоплательщик, перечисливший подотчетные средства на карточный счет работника и аккуратно оформивший оправдательные документы (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.01.10 № А65-17988/2009).

А вот предпринимательница, которая перечисляла деньги на карточный счет своих главных бухгалтеров, а потом этими обналиченными деньгами оплачивала товары, работы и услуги без подтверждения расходов оправдательными документами, поплатилась за свою беспечность. Суд поддержал доначисление налоговиками НДФЛ и ЕСН на указанные суммы, а также предъявленные пени и штрафы по статье 123 НК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.07.13 № 15АП-8326/2013).

Елена Веденина,

эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка