Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Правильный кадровый учет отпускников

2 апреля 2015 14580 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

Чтобы оформить отпуск работнику, нужно составить несколько документов. Прежде всего – график отпусков. Далее – приказ. И наконец, записку-расчет отпускных. А еще в некоторых случаях потребуется заявление самого работника.  С него и начнем статью про кадровый учет отпускных.

Когда потребуется заявление

Начну с того, что график отпусков – это обязательный документ. Его должны составлять все компании без исключения. Утверждать его нужно не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ).

Так вот, если работник идет в отпуск по графику, никакого заявления на отпуск от него не требуется. В то же время компания обязана известить сотрудника под подпись о начале отпуска. Причем не позднее чем за две недели до этой даты. Такое жесткое требование прописано в статье 123 ТК РФ.

Если компания не уведомит о приближающемся отпуске сотрудника, у него появится право перенести время отдыха (ст. 124 ТК РФ). Разумеется, если работник сам захочет изменить дату начала своего отпуска. Отказать ему работодатель в таком случае не вправе. Кроме того, даже если работник не настаивает на переносе, на нарушение срока извещения о начале отпуска могут обратить внимание проверяющие из Роструда. И оштрафовать компанию на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как именно уведомить работника о начале отпуска, каждая компания решает самостоятельно (письмо Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Это могут быть как отдельные извещения, так и ознакомительные листы или ведомости. Например, можно сделать отдельную ведомость на каждый месяц и выделить какой-то день на то, чтобы вызвать всех работников расписаться в ней. Или заранее готовьте проект приказа на отпуск и знакомьте с ним работника.

Формально достаточно даже подписи работника в графике отпусков. Ведь крайний срок в таком случае (две недели до начала отпуска) будет соблюден. Но, на мой взгляд, дополнительно известить сотрудника будет совсем нелишним. Ведь график оформляют в декабре на весь год и далеко не все работники помнят, когда у них начинается отпуск.

Понятно, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график неизбежно нарушается.

Чаще всего вопрос о переносе отпуска решается по договоренности сторон. Но в любом случае потребуется внести изменения в график отпусков.

Если новый отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление и завизировал его у своего руководства.

После чего вам нужно либо составить приказ о переносе отпуска, либо сразу же оформить приказ на отпуск. Реквизиты одного из этих документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков. Причем тут не важно, по чьей инициативе переносится отдых.

А если отпуск начинается позже запланированного срока? Предупредите работника: о своем желании перенести отпуск он должен сообщить как минимум за две недели до того, как наступит прописанный в графике день начала отдыха. Для этого надо написать заявление. Если же работодатель просит сотрудника перенести отпуск, тот должен в письменной форме подтвердить свое согласие на это. Попросите его написать специальное заявление с новыми сроками отдыха. После чего впишите эти изменения в график.

Вопрос – К нам пришел новый сотрудник. Вписывать ли его в график?

– Вписать нового сотрудника нужно в отдельное приложение к графику отпусков. При этом вы можете использовать ту же форму, что и для основного документа. Замечу, что оформлять приложение в обязательном порядке нужно только по тем работникам, которые приняты в первом полугодии. Ведь сотрудники, оформленные на работу позже, по общему правилу получат право на отпуск только через шесть месяцев. А значит, вы их внесете в график отпусков уже на следующий год.

Как оформить приказ

Для приказа на отпуск есть типовая унифицированная форма № Т-6. Этот документ готовят в кадровой службе (а если ее нет, то в бухгалтерии) на основании либо заявления работника, либо графика отпусков и после извещения работника о начале отдыха. С приказом сотрудника обязательно нужно ознакомить под подпись.

При этом напомню, что с 1 января 2013 года все коммерческие организации могут пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными самостоятельно (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Главное, чтобы при этом они содержали обязательные реквизиты, которые предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но, разумеется, вы вправе продолжить использовать типовые формы, несколько их видоизменив.

Форма № Т-6 в целом достаточно удобна, поэтому отказываться от нее не имеет смысла. Однако в приказе удобнее указывать только сведения о том отпуске, который вы предоставляете работнику. То есть все прочие строки (о дополнительном, за свой счет и других отпусках) из приказа можно удалить.

Напротив, если работник берет неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска, а сразу за ним просит часть отпуска за текущий год, то в раздел, А приказа можно добавить дополнительную строку.

Также в приказе можно предусмотреть строку «Дата выхода на работу». Дело в том, что из-за праздников число дней отпуска может быть 28, а фактически работник будет отдыхать 29. Из-за этого может возникнуть путаница. Например, отпуск сотрудника 28 календарных дней начиная со 2 июня. На период отпуска приходится один праздничный день – 12 июня. А такие дни в число дней отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ). И оплачивать их не нужно. Но выйти на работу сотрудник должен на день позже – во вторник 1 июля.

Как заполнить записку-расчет

Итак, у вас на руках приказ на отпуск. Значит, настала пора рассчитать сумму отпускных. Кадровый учет отпускных требует их величину зафиксировать в специальной записке-расчете по унифицированной форме № Т-60 или по разработанной «под себя». Кроме того, в этом документе вы укажете и другие показатели:

– рабочий год, за который предоставляется отпуск;

– продолжительность отпуска;

– выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск);

– количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;

– среднедневной заработок;

– НДФЛ;

– итоговую сумму на руки.

Заполнив документ, не забудьте поставить на нем свою подпись. Чтобы стало понятнее, покажу на конкретном примере.

Как заполнить записку-расчет на отпуск

Сотрудник ООО «Радуга» Михайлов П. С. идет в отпуск с 16 июня 2015 года на 28 календарных дней. То есть на июнь приходится 15 дней и 13 – на июль. При этом 14 дней работнику предоставляется за рабочий год с 11 мая 2014 года по 10 мая 2015 года, а вторые 14 дней – за период с 11 мая 2015 года по 10 мая 2016 года.

Расчетный период для исчисления среднего заработка – с июня 2014 года по май 2015 года. В течение всего этого времени оклад работника составлял 30 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у него не было. В течение расчетного периода Михайлов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 5 по 18 ноября 2014 года включительно.

Таким образом, в ноябре он отработал 10 дней, за которые ему начислили 15 000 руб. То есть всего за расчетный период ему начислили 345 000 руб. (30 000 руб. ? 11 мес. + 15 000 руб.).

Количество дней, которое нужно принять в расчет, составит:

11 мес. ? 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. ? 16 дн. = 337,9267 дн.

Поясню, 16 дн. – это количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в ноябре 2013 года.

Сумма среднедневного заработка будет равна:

345 000 руб. : 337,9267 дн. = 1020,93 руб.

Общая величина отпускных отсюда составит 28 586,04 руб. (1020,93 руб. ? 28 дн.). Из этой суммы на июнь приходится 15 313,95 руб., а на июль – 13 272,09 руб.

Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит 3716 руб. (28 586,04 руб. ? 13%). На руки он получит 24 870,04 руб. (28 586,04 – 3716). Все эти сведения бухгалтер внес в записку-расчет.

Напомню, что оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Иначе работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок.

Лектор: Марина Абрамова,
исполнительный директор ЗАО «Правовое бюро “Олевинский, Буюкян и партнеры”»

Программа Главбух — онлайн-сервис по расчету и оформлению выплат работникам


— Самостоятельно считает зарплату, отпускные, больничные, декретные и пр. выплаты;
— заполняет кадровые документы в момент расчета;
— готовит отчетность по взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1) и НДФЛ;
— дает рекомендации по зарплатному и кадровому учету.

Включите доступ на 2 месяца для знакомства с программой и смотрите все сами!

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка