Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Список моих срочных дел в декабре

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Заполнение нового журнала учета счетов-фактур

3 мая 2012 14 просмотров

Заполнение журнала учета счетов-фактур осуществляется в особом порядке. С апреля 2012 года все компании должны применять новые счета-фактуры. Его форму и правила заполнения Правительство РФ утвердило постановлением от 26 декабря 2011 г. № 1137. Этим же документом утверждена обязательная форма журнала учета счетов-фактур. И это очень важное изменение. Ведь мало того, что прежние правила предусматривали два журнала: один для полученных, другой для выставленных документов. Так еще и типовой формы для них не существовало. Поэтому на практике журналы учета нередко представляли собой просто подшивку счетов-фактур.

Теперь же журнал учета счетов-фактур стал солидным налоговым регистром. Поэтому заполнять его надо очень аккуратно. Иначе за ошибки в журнале компании может грозить штраф по статье 120 Налогового кодекса РФ. Его размер составит как минимум 10 000 руб.

Кроме того, при отсутствии журнала или погрешностях в учете полученных счетов-фактур ревизоры могут еще и снять вычеты «входного» налога.

Вы уже завели новый журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур?

Какие счета-фактуры нужно регистрировать

Заполнение журнала учета счетов-фактур, состоящего из двух частей, стоит заполнить следующим образом.

Часть 1 предназначена для учета выставленных счетов-фактур. Регистрировать их нужно в хронологическом порядке. Ориентируйтесь на дату, когда счет-фактура был выставлен или просто составлен — это если организация выписывает счет-фактуру для себя. То есть не передает его покупателю или другому контрагенту. Например, когда продавец составляет в одном экземпляре счет-фактуру на неустойку, поступившую от покупателя.

В части 2 компании учитывают полученные счета-фактуры. И тоже в хронологическом порядке — в зависимости от даты, когда документ поступил в компанию. Об этом сказано в пункте 3 правил ведения журнала учета (далее — правила).

Какие именно счета-фактуры требуется отражать в частях 1 и 2 журнала, вы можете узнать из таблицы ниже. Обратите внимание на такую особенность. Счета-фактуры, которые компания выписывает сама (то есть от продавца не получает), в части 2 журнала регистрировать не надо. Несмотря на то, что во многих таких случаях компания будет отражать эти счета-фактуры в книге покупок. Так, например, продавец может заявить вычет НДС по корректировочному счету-фактуре, когда предоставляет скидку покупателю. В таком случае компания зарегистрирует корректировочный счет-фактуру в книге покупок, но в части 2 журнала учитывать не будет.

Какие счета-фактуры надо регистрировать в частях 1 и 2 журнала учета

В каком качестве выступает ваша компания

Какие счета-фактуры нужно регистрировать в части 1 журнала

Какие счета-фактуры необходимо отразить в части 2 журнала

Продавец

1. На реализацию товаров, работ, услуг (в том числе освобожденных от налога), а также безвозмездную передачу. 2. На сумму предоплаты. 3. На суммы, полученные от покупателя и связанные с оплатой товаров. Например, это могут быть договорные штрафы (ст. 162 Налогового кодекса РФ)

Полученные от покупателя при возврате товаров, принятых им на учет

Покупатель

Выставленные продавцу при возврате товаров, принятых на учет

1. На приобретенные товары (работы, услуги).
2. Полученные от продавца на сумму предоплаты

Комитент (принципал)

Выставленные посреднику, который реализовал товары комитента (принципала) от своего имени

Полученные от посредника на товары (работы, услуги), которые тот приобрел для комитента (принципала) от своего имени

Посредник, который реализует товары от своего имени

На отгрузку товаров комитента (принципала) покупателю

Полученные от комитента (принципала) на продажу его товаров

Посредник, который приобретает товары от своего имени

Выставленные комитенту (принципалу) при покупке для него товаров

Полученные от продавца

Компания, которая передает товары (работы, услуги) своим структурным подразделениям или строит для собственного потребления

На передачу товаров (работ, услуг) для собственных нужд или СМР для собственного потребления

Компания — налоговый агент

1. При покупке товаров (работ, услуг) у иностранных компаний.
2. При аренде государственного или муниципального имущества.
3. При продаже товаров (работ, услуг) в качестве посредника по договору с иностранной организацией, а также при реализации конфискованного имущества

Следуя этой же логике, продавцу не нужно показывать в части 2 авансовые счета-фактуры. Кроме того, там не отражают документы, составленные на поступившие от покупателя суммы, связанные с оплатой товаров. Компании, которые строят что-то для собственного потребления, не учитывают в части 2 счета-фактуры на стоимость СМР. А налоговые агенты не регистрируют в этой части журнала счета-фактуры, выписанные при покупке товаров у иностранных партнеров или аренде государственного (муниципального) имущества. Такой порядок предусмотрен в пункте 9 правил.

Добавим, что новые правила предусматривают единую регистрацию счетов-фактур всех возможных видов: обычных, корректировочных, исправленных. А также бумажных и электронных.

Заполнение журнала учета счетов-фактур

Прежде всего в журнале приводят наименование организации (полное или сокращенное), ИНН/КПП и налоговый период. Для этого в шапке документа введены специальные строки. Кстати, их нужно заполнять, даже если в текущем квартале компания вообще не составляла и не получала счетов-фактур. Просто в этом случае таблицы части 1 и 2 останутся пустыми. Такой порядок предусмотрен пунктами 8 и 12 правил.

Перейдем к графам журнала. Сразу скажем, что содержание многих граф в частях 1 и 2 совпадает. Но есть и особенности, на которые мы обратим особое внимание.

Графы 1 и 2: номер и дата

В самой первой графе журнала укажите порядковый номер записи. Затем, если вы заполняете часть 2, в графу 2 занесите дату получения счета-фактуры. А вот в этой же графе части 1 нужно привести дату выставления счета-фактуры. И здесь могут возникнуть сложности. Дело в том, что в строке 1 счета-фактуры указывают дату, когда этот документ составлен, а не выставлен покупателю. А что является датой выставления, в новых правилах определено только для электронного счета-фактуры. Это день, когда счет-фактура поступил специализированному оператору связи от продавца. Что считать датой выставления для бумажных счетов-фактур, в правилах не сказано. В принципе, можно ориентироваться на момент передачи счета-фактуры продавцом представителю покупателя. Или же на день отправки счета по почте (см. комментарий ниже).

Мнение
По новым правилам продавцы регистрируют в журнале учета счета-фактуры на отгрузку товаров в хронологическом порядке по дате их выставления. Эту же дату налогоплательщики должны указывать в графе 2 части 1 журнала учета счетов-фактур.
При этом в правилах ведения журнала учета, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, не указано, что понимать под датой выставления для счета-фактуры на бумажном носителе. По моему мнению, при заполнении данной графы возможно приводить не только дату, указанную в составленном счете-фактуре, но и дату вручения продавцом счета-фактуры представителю покупателя. Возможно, что поставщик отправляет счет-фактуру своему покупателю по почте. В таком случае в графе 2 части 1 журнала учета счетов-фактур возможно указывать дату этого отправления.

Елена Вихляева,
консультант отдела косвенных налогов Минфина России

И еще один важный момент относительно графы 2 части 1 журнала. Ее не нужно заполнять, если организация не передает счет-фактуру контрагенту. То есть:

  •     когда от покупателей поступают суммы, связанные с оплатой товаров (ст. 162 Налогового кодекса РФ);
  •     при передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд или СМР для собственного потребления;
  •     при покупке у иностранных организаций товаров (работ, услуг), а также аренде государственного или муниципального имущества.

Графы с кодами (3, 4)

Графа 3 предназначена для кода, который обозначает способ составления счета-фактуры. В ней компании могут указывать:

  •     «1» — для бумажного счета-фактуры;
  •     «2» — для электронного.

Кстати, ФНС России недавно утвердила форматы электронных счетов-фактур. Однако пока этот документ находится на регистрации в Минюсте.

В графе 4 приведите код вида операции. Эти коды ФНС России установила приказом от 14 февраля 2012 г. № ММВ-7-3/83@. Кстати, они совпадают с теми, что налоговики рекомендовали раньше.

Реквизиты счетов-фактур (графы 5—10)

Далее перенесите в журнал отдельные сведения из счета-фактуры. Для обычного счета-фактуры его номер и дату укажите соответственно в графах 5 и 6.

А что если в журнале нужно зарегистрировать корректировочный счет-фактуру? Тогда приведите его реквизиты в графах 7 и 8. При этом в графах 5 и 6 отразите номер и дату первоначального счета-фактуры. Эти данные берут из строки 1б корректировочного счета.

Возможно, в счет-фактуру внесли поправки. Тогда заполните графы 9 и 10 — в них должны стоять номер и дата исправления (из строки 1а счета-фактуры).

Данные о контрагенте и валюте (графы 11—13)

Приведите в журнале учета данные о покупателе, если регистрируете выставленный счет-фактуру. Или о продавце — для полученного счета-фактуры. В любом случае это наименование организации (графа 11) и ИНН/КПП (графа 12). Кроме того, укажите в графе 13 название и код валюты.

Сведения о стоимости товаров и сумме налога (графы 14—19)

Начнем с обычных счетов-фактур. Для них в графах 14 и 15 укажите стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога и сумму НДС.

А вот следующие графы (16—19) предназначены, напротив, только для корректировочных счетов-фактур. Здесь отразите сумму, на которую продавец снизил или увеличил стоимость товаров с учетом налога, и возникшую разницу в сумме НДС — это графы 16 и 18. Или, если стоимость товаров увеличилась, аналогичные показатели укажите в графах 17, 19.

Если же реализация не облагается налогом, в графах 15, 18, 19 сделайте пометку «Без НДС».

Какие документы нужно хранить без регистрации е

Скажем еще об одном изменении. Ряд документов, которые компании раньше должны были учитывать в журналах, в новой форме регистрировать не надо. Это, к примеру, таможенные декларации, платежки на уплату налога при импорте товаров, бланки строгой отчетности по командировочным расходам. Однако это не отменяет обязанности хранить их в течение четырех лет. Перечень документов, которые не нужно отражать в журнале учета, приведен ниже.

С какого момента отсчитывать срок хранения, в правилах не указано. Безопаснее считать его с окончания квартала, в котором на основании этих документов компания отразила суммы налога в книге продаж или книге покупок.

Кстати, счета-фактуры тоже необходимо хранить в течение четырех лет. При этом выставленные и полученные счета-фактуры удобнее подшивать отдельно. Новые правила этого не запрещают.

Добавим, что в течение четырех лет компания должна обеспечивать сохранность и самого журнала учета счетов-фактур. К слову, такой же срок хранения теперь установлен также для книги покупок и книги продаж.

Документы, которые теперь не нужно регистрировать в журнале учета счетов-фактур

В новом журнале учета компании не придется регистрировать следующие документы.

  1. Копии счетов-фактур продавца, которые комитент (принципал) получает при покупке товаров через посредника, действующего от своего имени.
  2. Таможенные декларации (их копии), платежные документы, подтверждающие уплату налога по ввезенным товарам. А также заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов при импорте из стран Таможенного союза.
  3. Бланки строгой отчетности по командировочным расходам.
  4. Документы на передачу имущества в уставный капитал, в которых указана сумма налога, восстановленного участником организации.
  5. Первичные документы, подтверждающие уменьшение стоимости отгруженных товаров (в ситуации, когда продавец составляет корректировочный счет-фактуру).
  6. Другие документы, которые компания регистрирует в книге продаж (кроме счетов-фактур). Например, бухгалтерскую справку-расчет, если компания восстанавливает налог по недвижимому имуществу, которое использует для необлагаемых операций.

Важно

  1. С апреля 2012 года нужно вести журнал учета составленных и выставленных счетов-фактур исключительно по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
  2. Корректировочные и исправленные счета-фактуры учитывают в журнале наряду с обычными в общем хронологическом порядке.
  3. Счета-фактуры, которые компания не получает от контрагентов, в части 2 журнала учета регистрировать не нужно.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка