Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Учет расходов на коммунальные услуги при аренде помещения

9 апреля 2015 520 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

Помимо платы за съем арендодатели часто требуют возмещать расходы на коммунальные услуги. Оно и понятно, ведь именно арендатор пользуется электроэнергией, отоплением и т. д.

Обычно система такая. Арендодатель заключает договоры с организациями, оказывающими коммунальные услуги, и сам их оплачивает. А арендатор компенсирует ему эти расходы. Давайте рассмотрим два варианта: коммунальные расходы арендатора включаются в арендную плату или установлены сверх нее (см. таблицу ниже).

Как провести стоимость коммунальных услуг в налоговом учете
Стоимость коммунальных услуг включена в арендную плату Арендатор отдельно оплачивает стоимость коммуналки
Налог на прибыль Арендные платежи (в том числе стоимость коммунальных услуг) учитывайте в составе прочих расходов Расходы на компенсацию стоимости коммунальных услуг списывайте в составе материальных
НДС Примите к вычету всю сумму НДС, которая прописана в счете-фактуре по арендной плате Принимать к вычету входной НДС небезопасно. Налоговики скорее всего откажут

Коммуналка заложена в сумму арендной платы

Компании могут договориться о том, что в сумме арендной платы будут сразу заложены коммунальные расходы арендатора. Статья 614 ГК РФ этого не запрещает. К тому же в этом случае учет затрат для арендатора будет самым простым. Ведь не нужно отдельно учитывать расходы на коммуналку, эта сумма у вас будет значиться в арендной плате.

Есть два варианта. Либо коммуналка в договоре прописана в фиксированном размере, либо арендатор перечисляет только ту сумму, на которую он этими услугами воспользовался. Чтобы выбрать наиболее выгодный для компании вариант, вам нужно заранее проанализировать потребность компании в коммунальных услугах. Меняется ли она в течение года или нет.

Если организация работает в постоянном режиме, то можно прописать в договоре с арендодателем фиксированную сумму коммуналки. Но тут есть несколько важных аспектов. Стоимость коммунальных услуг, как правило, меняется. Причем такие корректировки могут происходить несколько раз в течение года. Однако изменить размер арендной платы стороны могут только раз в году. Таково требование пункта 3 статьи 614 ГК РФ.

Кроме того, стоимость некоторых услуг может зависеть от того, в каких объемах они оказываются. Но далеко не всегда получается заранее предугадать, сколько компания потребит. И в итоге может оказаться, что реальные затраты на коммунальные услуги больше той суммы, которую арендатор должен платить по договору.

Поэтому закреплять фиксированную плату за коммунальные услуги в договоре может быть невыгодно как арендодателю, так и арендатору.

Второй способ – оплачивать ровно столько, сколько компания напользовала – в этом плане более практичен. Особенно если компания занимается сезонными работами. Тут арендная плата будет складываться:

– из платы за пользование арендованным помещением;

– из стоимости коммунальных услуг, потребленных вашей компанией.

Учет в обоих случаях будет одинаковым. Арендную плату, в которую входит и стоимость коммунальных услуг, при расчете налога на прибыль включите в прочие расходы. Основание – подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

А поскольку счет-фактура выставлен на всю сумму арендной платы, то арендатор вправе принять к вычету весь НДС, в том числе и по коммунальным услугам.

В бухгалтерском учете затраты в виде арендной платы признаются расходами по обычным видам деятельности. Об этом сказано в пункте 5 ПБУ 10/99. В учете сделайте обычные записи по арендной плате:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76
– начислена арендная плата за текущий месяц (без НДС);

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76
– начислен НДС по арендной плате;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– принят к вычету НДС по арендной плате.

– Наша компания арендует помещение под офис. В июне кончится срок действия договора. А директор уезжает в командировку и планирует продлить контракт позже. Арендодатель, в свою очередь, против этого не возражает. С одной стороны, раз мы так и будем платить арендную плату, то по гражданскому законодательству договор продлевается на неопределенный срок. Но с другой – самого договора-то у нас на руках не будет. Могут ли налоговики на этом основании снять расходы по арендной плате, а соответственно, и коммунальные затраты?

– Да, проверяющие скорее всего признают такие затраты неподтвержденными.

Насчет того, что договор у вас автоматически пролонгируется, вы правы. Действительно, согласно пункту 2 статьи 621 ГК РФ, если компания продолжает пользоваться имуществом и арендодатель не против, то договор возобновляется на тех же условиях на неопределенный срок.

Но налоговые инспекторы обычно это во внимание не принимают и отказывают в расходах по формальной причине – нет действующего договора аренды. А соответственно, не выполняется условие пункта 1 статьи 252 НК РФ. С таким выводом есть письмо УФНС России по г. Москве от 29 декабря 2008 г. № 19–12/121861. Поэтому самый верный вариант – вовремя продлить договор аренды. Иначе расходы придется отстаивать через суд.

Расходы на коммунальные услуги компенсируются отдельно

А если вы не хотите смешивать плату за помещение и компенсацию коммуналки, то договоритесь с арендодателем, что ваша компания будет отдельно возмещать такие расходы. Другими словами, это будет отдельная сумма сверх арендной платы. А раз так, то арендодатель будет каждый раз выписывать вам два счета – на оплату аренды и на возмещение коммунальных платежей.

Прописать условие о компенсации коммуналки можно как в договоре аренды, так и в отдельном документе. Как вариант, в договоре об оплате коммунальных услуг. Только не путайте это с договорами поставки, к примеру, электроэнергии. Это абсолютно разные правоотношения. Ведь арендодатель не является энергоснабжающей организацией.

Для того чтобы налоговики разрешили списать расходы на оплату коммунальных услуг, убедитесь, что есть подтверждающие документы. За каждый период у вас должны быть счета с расшифровкой сумм коммуналки и услуг связи, которые арендодатель составляет на основании счетов спецпредприятий.

Стоимость услуг учитывайте в составе материальных расходов. Право на это дает подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

– А что если арендодатель не оплатит коммунальные услуги и при этом выставит нам счета? Разрешат ли налоговики учесть сумму компенсации в расходах?

– Налоговые инспекторы действительно могут придраться к таким расходам. Формально у вас на руках будут счета от арендодателя, на основании которых вы и должны перечислять ему деньги за коммунальные услуги. Но тем не менее нелишним будет запастить дополнительной первичкой.

Пропишите в договоре с арендодателем, что тот должен предоставлять вам копии счетов-фактур, актов выполненных работ и платежки по коммуналке. Тогда претензий к расходам у проверяющих точно не будет.

С налогом на добавленную стоимость ситуация более запутанная. Инспекторы настаивают на том, что в данной ситуации для целей НДС реализации как таковой нет. А значит, не выполняется условие пункта 1 статьи 172 НК РФ.

По мнению проверяющих, арендодатель не должен выставлять контрагенту счет-фактуру на коммунальные услуги. А тот, в свою очередь, не имеет права принять налог к вычету. Такую позицию поддерживают и представители Минфина России в письме от 14 мая 2008 г. № 03-03-06/2/51.

Если арендодатель, следуя такой логике, вам не выставляет счета-фактуры, тогда всю сумму из счетов по коммуналке (включая налог) учтите в составе материальных расходов. Основание – все тот же подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

Чиновники не разрешат поставить к вычету налог и в том случае, когда счет-фактуру арендодатель все же выписал.

Но некоторые судьи встают на сторону компаний и признают обоснованным вычет НДС по коммуналке на основании счета-фактуры от арендодателя. Президиум ВАС РФ поддержал данную позицию в постановлении от 10 марта 2009 г. № 6219/08. Ведь без электроэнергии, воды и т. п. арендатор не может реализовать право пользования съемным помещением. Поэтому обеспечение коммунальными услугами неразрывно связано с предоставлением аренды. А то, каким образом компании рассчитываются за такие услуги, не важно.

В целях бухучета затраты на коммунальные услуги распределяйте по обычным видам деятельности. Если вы можете определить величину расхода, то учитывайте его на последнее число месяца. А если нет – на дату, когда получили счет от арендодателя. Такой порядок закреплен в пункте 16 ПБУ 10/99.

Стоимость коммунальных услуг отражайте по дебету счетов учета затрат и кредиту счета расчетов с арендодателем.

Лектор: Елена Сафарова,
юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка