Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики разрешают не платить ЕНВД, если магазин закрылся

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Расходы по командировкам и их оформление

8 апреля 2013 19 просмотров

Унифицированные и неунифицированные формы командировочных документов

В старом законе о бухгалтерском учете (от 21.1196 № 129-ФЗ) при оформлении первички приоритет был закреплен за формами, содержащимися в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только если таких форм не было утверждено, допускалось использовать документы неунифицированной формы (собственной разработки), которые должны были содержать ряд обязательных реквизитов.

С 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). Согласно пункту 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В новом законе тоже перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Однако по новым правилам формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

В отличие от старого закона в Законе № 402-ФЗ отсутствуют указания об обязательном применении унифицированных форм.

Комментируя новый порядок оформления первичных учетных документов, Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 разъяснил: «С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы)».

Из этой формулировки следует: если действующий нормативный правовой акт любой отрасли законодательства содержит либо собственно форму документа, подходящего под определение первички, либо ссылку на другой ведомственный акт, в котором есть такая форма (например, на те же госкомстатовские унифицированные формы), то эта форма первичного документа становится обязательной к применению. 

Приведенную формулировку Минфина России взяли на вооружение чиновники разных ведомств.

В письме от 14.02.13 № 14-2-291 Минтруд России сначала говорит, что, направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения оформляет и подписывает соответствующие документы по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Напомним, что указанным постановлением утверждены следующие унифицированные формы:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9);
  • командировочное удостоверение (№ Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (№ Т-10а).

А затем авторы письма цитируют формулировку из информации Минфина России № ПЗ-10/2012, из чего можно сделать вывод, что формы командировочных документов допускается разрабатывать самостоятельно, если специальные формы (или ссылки на унифицированные формы) не встречаются в иных нормативных правовых актах.

Основными нормативными правовыми актами для направления работников негосударственных организаций в служебные командировки являются Трудовой кодекс и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее – Положение № 749).

В Трудовом кодексе нет ни форм командировочных документов, ни ссылок их унифицированные формы.

Положение № 749 регулирует отношения только работодателя с работниками. К правоотношениям, возникающим на основании гражданско-правовых договоров (подряда, возмездного оказания услуг и т. п.), этот документ не имеет отношения.

Исходя из формулировок Положения № 749, получаем, что поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой. Кроме того, правоотношения работодателя с работником при работах с разъездным либо подвижным характером данным Положением не регулируется.

В письме от 14.02.13 № 14-2-291 Минтруд России обращает внимание на пункт 7 Положения № 749, согласно которому фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, проставленным в командировочном удостоверении. При командировании в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые работник командирован.

Минтруд России со ссылкой на письмо Минфина России от 16.08.11 № 03-03-06/3/7 разъясняет, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения Минтруд России предлагает закрепить внутренним локальным документом организации. И тогда расходы по командировкам можно будет признать.

Заметим, что письмо Минфина России № 03-03-06/3/7 посвящено проблемам документального подтверждения в целях налогообложения прибыли командировочных расходов, если не представляется возможным проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командировки и выбытии из него (например, при направлении работника для встречи с клиентами). Рекомендация применять дополнительные первичные документы по учету труда аргументируется положениями пункта 1 статьи 252 НК РФ, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Судьи разделяют этот подход. По их мнению, при наличии иных доказательств отдельные дефекты заполнения командировочных удостоверений не могут являться основанием для доначисления налога (постановление ФАС Уральского округа от 04.08.08 № Ф09-3096/08-С3).

А вот в письме Роструда от 04.03.13 № 164-6-1, в котором тоже рассмотрены отдельные вопросы оформления командировочной первички, указание применять именно унифицированную форму командировочного удостоверения (№ Т-10) дано безо всяких оговорок о возможности самостоятельной разработки этого документа.

Записи в табеле учета рабочего времени

При нахождении работника в командировке непосредственный контроль работодателя за его «посещаемостью» рабочего места в принимающей организации затруднен. Поэтому возникает вопрос, как заполнять табели учета рабочего времени, информация из которых используется для оплаты труда?

Унифицированные формы табелей учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13) утверждены постановлением Госкомстата России ль 01.01.04 № 1.

Разъясняя в комментируемом письме порядок заполнения этих форм в отношении  командированного работника, Минтруд России уже не рассуждает о возможности их самостоятельной разработки, а просто использует графы и кодировку унифицированной первички.

Дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки рекомендовано обозначать кодом «К» («06» – служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени Минтруд России предлагает дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал сотруднику указание о продолжительности работы в выходной день.

В пункте 2 письма № 164-6-1 Роструд тоже разъяснил, что в случае привлечения работника к работе в выходной день  этот день в табеле следует отмечать как работу в выходной день.

Предлагаемая трудовыми ведомствами кодировка выходных (праздничных) командировочных дней в табелях напрямую связана с порядком оплаты этих дней командированному работнику.

Возмещение расходов командированного сотрудника

В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать командированному работнику следующие расходы по командировкам:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, то есть внутренними нормами. Аналогичный порядок предусмотрен пунктом 11 Положения № 729. При этом возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при их документальном подтверждении (п. 24 Положения № 729).

Таким образом, для негосударственных организаций нормативного ограничения командировочных расходов нет. Точнее, это ограничение устанавливается работодателем.

В пункте 2 письма от 14.02.13 № 14-2-291 Минтруд России проанализировал нормы Положения № 729, которые регулируют порядок определения командировочных расходах организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В результате последовал вывод: и для таких организаций на законодательном уровне не определены ни максимальные, ни минимальные размеры, которые ограничивали бы пределы расходов, закрепляемых на локальном уровне.

Минтруд России подчеркнул, что локальным нормативным актом может быть закреплен дифференцированный размер командировочных расходов для работников, занимающих различные должности. Аналогичного мнения придерживается и Роструд (п. 4 письма № 164-6-1).

Разница в командировочных выплатах разным работникам одной организации, установленных ее локальным нормативным актом, не влияет на налогообложение их НДФЛ. Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагаются суточные в пределах: 700 руб. за каждый день при командировках по России и 2500 руб. – за каждый день нахождения в загранкомандировке. В этой норме нет никаких уточнений по поводу статуса (должности) командированного.

Для целей налогообложения прибыли, ЕСХН, «упрощенки» суточные вообще не нормируются, то есть определяются локальным нормативным актом работодателя (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 2 ст. 346.5, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Командировка «туда – обратно»

В пункте 5 кписьма от 14.02.13 № 14-2-291интруд России рассмотрел порядок оформления командировок на одни сутки.

Было отмечено, что законодательно этот порядок не установлен. Само ведомство считает нецелесообразным оформлять командировочное удостоверение для однодневной поездки. Сроки отсутствия работника, направленного по служебному заданию, можно отслеживать по проездным документам, отчету о командировке.

При этом Минтруд России ссылается на письмо Минфина России от 26.05.08 № 03-03-06/2/60, в котором тоже сказано, что при однодневной командировке командировочное удостоверение для подтверждения налоговых расходов оформлять необязательно.

Роструд с таким подходом не согласен (п. 5 письма № 164-6-1). По его мнению, согласно Положению № 749 командировочное удостоверение не выписывается только в одном случае – при командировке за границу. Правда, соблюдая субординацию, Роструд направляет работодателей за разъяснениями командировочных вопросов для целей трудового законодательства в Минтруд России.

НДФЛ при однодневной командировке

В письмах Минфина России от 05.03.13 № 03-04-06/6472 и от 01.03.13 № 03-04-07/6189 отмечено, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ только суточные по командировке не требуют документального подтверждения их использования. Остальные расходы, произведенные командированным работником с согласия и ведома работодателя, для освобождения их от НДФЛ подлежат документальному подтверждению.

Вместе с тем, при отсутствии документального подтверждения денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут освобождаться от НДФЛ в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке. Об этом же – в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.12 № 4357/12.

По нашему мнению, в связи с достаточно спорной квалификацией выплат при однодневной командировке, которые формально (согласно трудовому законодательству) не являются суточными, но имеют ту же экономическую направленность, во избежание проблем с обложением этих выплат НДФЛ будет нелишним выписать работнику командировочное удостоверение.

Если же сотрудник регулярно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации и при этом он может после работы ежедневно возвращаться домой (курьер, работник связи, ЖКХ), то, возможно, его работа носит разъездной характер. Такая работа и причитающиеся работнику компенсации прописаны в статье 168.1 ТК РФ. Эти поездки командировками не считаются и под действие Положения № 749 не подпадают.

Несчастный случай в командировке

В пункте 6 письма от 14.02.13 № 14-2-291 Минтруд России рассматривает ситуацию, когда в командировке с работником произошел несчастный случай.

Согласно части 1 статьи 227 ТК РФ, расследованию и учету подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками при осуществлении действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.

При групповом несчастном случае (два человека и более), тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом работодатель (его представитель) в течение суток обязан направить извещение по установленной форме, в том числе работодателю, направившему работника, с которым произошел несчастный случай (ст. 228.1 ТК РФ).

Порядок формирования комиссии по расследованию несчастного случая установлен статьей 229 ТК РФ.

Положение об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях и формы документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, утверждены постановлением Минтруда России от 24.10.02 № 73 (далее – Положение № 73).

В письме от 14.02.13 № 14-2-291интруд России цитирует нормы Положения № 73, в которых раскрыты особенности формирования комиссии по расследованию несчастных случаев, происшедших с лицами, направленными для выполнения работ к другому работодателю.

В пункте 6 письма № 164-6-1 Роструд тоже касается ситуации с несчастным случаем в командировке, перечисляет адреса, куда работодатель (его представитель) в течение суток обязан направить извещение по установленной форме, и приходит к выводу, что рассылкой извещений должен заниматься работодатель, у которого произошел несчастный случай.

Елена Веденина,

эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка