Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Как теперь сдавать уточненки и с какими кодами

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Опасные расходы на поиск персонала через агентство

13 апреля 2015 72 просмотра

Сайт журнала «РНК»

Электронный журнал «РНК»

Каждая организация сталкивается с проблемой поиска кадров. Большинство ищет необходимых специалистов собственными силами. Однако если вакансию нужно закрыть в сжатые сроки, приходится удваивать усилия, например, обращаться в кадровые агентства. Налоговики нередко исключают расходы на поиск персонала через агентство, если в структуре организации есть отдел кадров или специалист по работе с персоналом. Похоже, Минфин России не согласен с таким подходом. Проанализируем разъяснения ведомства по этому и другим вопросам, связанным с отражением затрат на поиск персонала.

В компании есть отдел кадров

При расчете налога на прибыль организация может признать расходы по набору работников, в том числе расходы на поиск персонала через агентство (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). На первый взгляд кажется, что эта норма Налогового кодекса позволяет организациям одновременно учитывать расходы и на функционирование собственной кадровой службы, и на оплату услуг кадровых агентств по подбору персонала.

Однако писем Минфина России, которые бы подтверждали или, наоборот, опровергали этот вывод, найти не удалось. В принципе ведомство считает, что даже при наличии штатных работников расходы на оплату услуг сторонних специалистов того же профиля можно признать в налоговом учете. Такой вывод следует, например, из письма Минфина России, посвященного учету расходов на оплату юридических услуг при наличии в компании собственной юридической службы (письмо от 16.07.08 № 03-03-06/1/83). Аналогичный подход можно распространить и на другие виды услуг, в частности на услуги кадровых агентств.

Впрочем, в отношении тех же юридических услуг ведомство несколькими годами ранее отмечало, что организация вправе признать расходы на сторонних юристов, только если оказанные ими услуги не дублируют обязанностей, возложенных на собственный юридический отдел (письма Минфина России от 06.12.06 № 03-03-04/2/257, от 31.05.04 № 04-02-05/3/42 и от 08.10.03 № 04-02-05/3/78). Поэтому не исключено, что налоговики на местах все-таки откажут компании в учете расходов на оплату услуг кадрового агентства, если в ее штате есть специалист или подразделение по подбору персонала, выполняющие аналогичные функции.

Подчеркнем, что о дублировании функций штатных работников и кадрового агентства можно говорить только при наличии в организации сотрудников, в должностные обязанности которых входит именно поиск персонала. Если отдел кадров занимается лишь ведением кадрового делопроизводства, расходы на поиск персонала через агентство являются экономически оправданными. Подтвердить, что поиск персонала не входит в обязанности отдела кадров или инспектора по кадрам, можно с помощью положения об этом отделе, должностных инструкций и других внутренних документов.

Сотрудника так и не нашли

Нередко кадровое агентство также не может найти подходящего специалиста на вакансию, особенно если на поиск ему было отведено слишком мало времени. Бывает и так, что ни один из кандидатов, предложенных агентством, не подошел организации-заказчику, хотя формально соответствовал оговоренным требованиям. Минфин России считает, что в подобных случаях организация не может учесть расходы на поиск персонала через агентство (письма от 04.09.08 № 03-03-06/1/504, от 01.06.06 № 03-03-04/1/497 и от 28.02.03 № 04-02-05/2/10). Чиновники отметили, что если организация фактически не произвела набор работников, в том числе и в результате рассмотрения кандидатур, предоставленных специализированными компаниями по подбору персонала, то указанные расходы нельзя рассматривать как экономически оправданные расходы и учитывать для целей налогообложения. Ведомство исходит из того, что эти расходы не привели к положительному результату, то есть не являются обоснованными.

Впрочем, некоторые кадровые агентства заключают договор не на подбор персонала, а на оказание информационных услуг. При грамотном документальном оформлении у заказчика обычно не возникает проблем с признанием расходов по таким договорам (подп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ). Хотя в этом случае есть риск, что кадровое агентство вообще никого не найдет, а будет лишь предоставлять резюме соискателей, найденные в интернете.

Важно!

Чтобы подтвердить расходы на оплату услуг кадрового агентства, организации-заказчику необходимо иметь (письмо УФНС России по г. Москве от 19.07.12 № 16-15/064754@):
— договор с кадровым агентством;
— акт об оказании услуг по поиску персонала;
— заявки с указанием количества и квалификации запрашиваемых работников.

Кроме того, целесообразно сохранять резюме или анкеты кандидатов, предложенных кадровым агентством, в том числе и отклоненных заказчиком. Также может пригодиться штатное расписание организации-заказчика, свидетельствующее о наличии у нее вакансий на дату заключения договора с кадровым агентством, или копии заявлений об увольнении сотрудников

Разместили в СМИ объявление о вакансиях

Ведомство неоднократно указывало, что объявления о наборе персонала, публикуемые в печатных изданиях, не являются рекламными, даже если содержат подробные сведения о работодателе и его товарах или видах деятельности (письма Минфина России от 23.09.11 № 03-03-06/1/585 и от 28.02.03 № 04-02-05/2/10). Ведь такие объявления не соответствуют понятию рекламы, прежде всего из-за того, что адресованы конкретному кругу лиц — тем, кто ищет работу или планирует сменить ее в будущем (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 13.03.06 № 38-ФЗ «О рекламе»).

Более того, вакансия в принципе не может рассматриваться как объект рекламирования. Таковым может быть только товар, его изготовитель или продавец, логотип либо мероприятие (в том числе спортивное соревнование, концерт, конкурс, фестиваль, основанные на риске игры, пари), на привлечение внимания к которым направлена реклама.

Таким образом, Минфин России предлагает отражать расходы, связанные с размещением в печати платных объявлений о наборе персонала, именно как расходы по набору работников, то есть не нормировать их (подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ). Отнесение таких расходов к рекламным, например, если кандидата на вакансию не нашли и не стали рисковать с их учетом в составе расходов на поиск персонала, приведет к тому, что налоговики все равно исключат эти расходы из рекламных.

Специалистов переманили у другого работодателя

Некоторые компании готовы заплатить за то, чтобы нужный им квалифицированный специалист, работающий в тот период в другой организации, перешел именно к ним. Подобную выплату обычно оформляют как разовую премию или бонус за смену работодателя.

Минфин России считает, что организация, выплатившая такую премию или бонус, не может признать ее при расчете налога на прибыль (письмо от 16.11.06 № 03-03-04/2/246). Чиновники убеждены, что расходы, связанные с выплатой премии (бонуса) вновь принятому сотруднику до начала его деятельности (не за результаты работы, а для стимуляции специалиста к смене работодателя), не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли организаций.

По мнению ведомства, в расходы можно включить лишь те премии, которые начислены за производственные результаты, профессиональное мастерство, высокие достижения в работе и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ). Премия, стимулирующая сотрудника лишь к смене работодателя, фактически выплачивается ему авансом за будущие результаты работы, которые в итоге, возможно, и не будут достигнуты.

Получается, что выплату такой премии или бонуса целесообразно отложить хотя бы до конца первого месяца работы нового сотрудника. Понятно, что работник на это вряд ли согласится. Тем не менее, если оформить такую премию как выплату за производственные результаты, у организации больше шансов на то, чтобы признать ее в налоговом учете.

Оплатили проезд иногороднего кандидата к месту собеседования

Многие компании открывают свои представительства в других городах и регионах. Как правило, кандидатов на должность руководителя такого подразделения приглашают на собеседование в головной офис. Нередко отбор работников такого уровня проходит в несколько этапов, то есть претендентам приходится несколько раз приезжать на собеседование в город, где расположена головная компания. Обычно расходы на их проезд и проживание оплачивает или компенсирует приглашающая сторона. Может ли она признать эти расходы при расчете налога на прибыль?

Минфин России не дает однозначного ответа на этот вопрос, хотя его неоднократно спрашивали именно об этом (письма от 28.10.10 № 03-03-06/1/669 и от 19.08.10 № 03-03-06/1/562). Ведомство ограничилось лишь общими фразами о том, что расходы по набору работников можно учесть, если они обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 и подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Из этого можно сделать вывод, что признавать расходы на проезд и проживание иногородних соискателей рискованно. Впрочем, очевидно, что подобные расходы обусловлены необходимостью найма персонала требуемой квалификации в конкретном регионе, то есть являются для компании обоснованными. Однако, если организация все-таки учтет подобные затраты, налоговики, скорее всего, исключат их и пересчитают налог на прибыль.

Если компания компенсирует кандидату стоимость проезда к месту проведения собеседования, с этой суммы она обязана удержать НДФЛ. Минфин России убежден, что в случае компенсации или оплаты потенциальным работодателем стоимости проезда и проживания соискателя у последнего образуется доход, облагаемый НДФЛ (письма от 28.10.10 № 03-03-06/1/669, от 19.08.10 № 03-03-06/1/562 и от 06.08.10 № 03-04-06/6-170). Ведь хотя кандидат и приезжал на собеседование в головной офис по инициативе организации, он при этом преследовал еще и собственные цели, поскольку стремился устроиться на работу (письмо Минфина России от 06.08.10 № 03-04-06/6-170).

Такой доход считается полученным соискателем в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Тем не менее компания обязана определить сумму этого дохода, рассчитать с нее НДФЛ, удержать налог и перечислить его в бюджет (п. 1, 4 и 6 ст. 226 НК РФ). У нее не возникнет с этим сложностей, если речь идет о возмещении кандидату понесенных им расходов. Соответствующую сумму налога организация удержит при выплате ему денежной компенсации.

Если компания не возмещает расходы, а самостоятельно приобретает для соискателя билеты или оплачивает его проживание в гостинице, она сможет удержать НДФЛ только у того кандидата, которого в итоге примет на работу. И то только при выплате ему зарплаты и, возможно, не всю сумму исчисленного налога сразу.

У соискателей, не прошедших собеседование, удержать налог, скорее всего, не получится. В этом случае необходимо будет сообщить в инспекцию и самому кандидату о том, что НДФЛ не был удержан, и указать сумму налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно не позднее 31 января года, следующего за тем годом, в котором организация оплатила его расходы на проезд и проживание. Чтобы оформить такое сообщение (оно составляется по форме 2-НДФЛ), понадобятся ФИО соискателя, его дата рождения, паспортные данные, адрес места жительства и ИНН (при наличии). Поэтому целесообразно делать копии с паспортов всех кандидатов, которым компания оплачивает или компенсирует стоимость проезда и проживания.

А. Бахвалова,
главный специалист отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Когда вы планируете сдать расчет по страховым взносам за I квартал?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка