Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как инспекции ужесточают работу с компаниями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Оплата проезда в отпуск должна быть документально подтверждена

14 апреля 2015 1089 просмотров

Можно ли упростить порядок учета?

Итак, организация собирается установить в коллективных и трудовых договорах размер компенсации в фиксированной сумме. И определить порядок выплаты компенсации лишь на основании заявления работника без требования от него документов, подтверждающих произведенные затраты. Это позволило бы избежать компании лишнего оформления бумаг, то есть упростить процесс учета. Ведь Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень необходимых документов, для подтверждения данного вида расходов. Достаточно ли в качестве документального подтверждения самого локального акта и расходного документа?

Позиция Минфина

Чиновники ответили, что такой подход неприменим. В письме от 11.01.13 № 03-03-06/1/2 они разъяснили, почему.

Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату за счет работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным. А также на оплату стоимости провоза багажа. Это – гарантия, установленная трудовым законодательством, распространяющаяся не только на самого работника, но и на неработающих членов его семьи, проживающих с ним (ст. 325 ТК РФ).

И действительно в указанной статье Трудового кодекса предусмотрено установление работодателем размера, условий и порядка компенсации данных расходов. При этом, как отметили финансисты в своем письме, законодатель не ограничивает минимальный и максимальный размеры компенсации, а также не ограничивает право на дифференцированный подход при возмещении расходов. Любые начисления работникам в том числе компенсационные начисления и расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми и коллективными договорами, включаются в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

В соответствии с пунктом 7 статьи 255 НК РФ фактические расходы на оплату проезда указанных лиц к месту использования отпуска на территории России и обратно включаются в расходы коммерческих организаций в порядке, предусмотренном работодателем.

Проанализировав указанные нормы, специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что оплата проезда работника (провоза багажа) к месту проведения отпуска и обратно при отсутствии подтверждающих документов не может быть включена в состав расходов на оплату труда.

Таким образом, по мнению Минфина, перечисленные нормы дают возможность компании установить в коллективном, трудовом договоре или ином локальном акте (помимо самого порядка выплаты компенсации) перечень документов, который работник должен представить работодателю для получения компенсации. Но не предоставляют права учитывать суммы выплаченных компенсаций в расходах, уменьшающих прибыль, без подтверждающих документов.

Иными словами, установить фиксированную сумму компенсации и выплачивать ее работникам организация может и без подтверждающих документов. А вот учесть эту сумму в целях налогообложения прибыли на основании пункта 7 статьи 255 НК РФ – нет. Поскольку:

– во-первых, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ);

– во-вторых, при отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их компенсационный характер.

По поводу НДФЛ – подход аналогичный. Освобождению от обложения данным налогом выплат, компенсирующих какие-либо расходы налогоплательщиков, осуществляется только при наличии документального подтверждения понесенных расходов.

Иная точка зрения

По мнению автора, позиция чиновников не бесспорна. Ведь в целях применения пункта 7 статьи 255 НК РФ под фактическим расходами можно понимать расходы в виде выплаченных работнику сумм. Затраты организации при этом документально подтверждены заявлением работника, расходным документом (по выплате работнику определенной суммы) и локальным нормативным актом, устанавливающим такой порядок выплаты компенсации на основании конкретной нормы трудового законодательства.

Отметим, что чиновники не ответили на вопрос, можно ли учесть утвержденные организацией фиксированные суммы компенсаций в уменьшение прибыли как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором, на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ.

Попробуем ответить на этот вопрос самостоятельно.

Налоговым кодексом РФ не ограничен состав расходов на оплату труда. Их перечень открытый. Компания вправе учесть любые расходы, если они отвечают следующим требованиям. Выплаты должны быть:

Рассматриваемая фиксированная сумма компенсации отвечает всем указанным требованиям. Следовательно, если компания не решится их учесть на основании пункта 7 статьи 255 НК РФ, она может учесть их на основании пункта 25 той же статьи.

При этом рекомендуем внести соответствующие положения в учетную политику.

Арбитражная практика

Судьи, как правило, поддерживают налогоплательщика. Они ссылаются на Инструкцию о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера… утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22.11.90 № 2; далее - Инструкция).

В пункте 39 Инструкции сказано, что оплата проезда в отпуск и обратно производится перед отъездом, исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных билетов или других оправдательных документов. При непредставлении проездных билетов, но при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, оплата проезда к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем. Также возмещаются расходы по проезду в отпуск и обратно на личном автомобиле.

Поэтому арбитры считают, что непредставление проездных билетов при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, не является основанием для отказа в оплате проезда к месту использования отпуска и обратно. Такой вывод сделан, в частности, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17.03.08 № Ф04-1696/2008(1976-А81-34).

Верховный Суд РФ в решении от 13.07.05 № ГКПИ2005-753 отказал  в удовлетворении заявления о признании частично недействительным пункта 39 Инструкции. Он пришел к выводу о том, что положения этого пункта не противоречат нормам Трудового кодекса РФ и Закона РФ от 19.02.93№ 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Судьи на местах иногда признают правомерным отнесение к расходам возмещенных работнику затрат на проезд к месту проведения отпуска и обратно на личном автомобиле даже в размере стоимости авиабилета. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 07.11.07 № Ф04-7665/2007(39818-А75-40) арбитры решили, что указанные выплаты компания вправе учесть в расходах, поскольку оплата проезда при использовании личного автотранспорта по авиатарифу в оба конца предусмотрена коллективным договором общества. При этом суд указал, что компания в качестве подтверждающих документов представила разработанную ею справку с отметкой о прибытии к месту проведения отпуска и обратно и справку о стоимости авиатарифа на дату прибытия к месту проведения отпуска.

В качестве документального подтверждения затрат на проезд к месту проведения отпуска и обратно на личном автотранспорте судьи признают документы, свидетельствующие о праве собственности на автомобиль и праве на управление автомобилем, чеки автозаправочных станций, расчет расхода бензина по кратчайшему маршруту движения до места проведения отпуска т. п. (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.10.07 № А42-6440/2005).

Выводы

Подытожим сказанное.

По мнению финансового ведомства, зафиксировать сумму льготы в локальном нормативном акте организации мало. Выплачиваемая лицам, работающим в районах Крайнего Севера, фиксированная сумма компенсации оплаты проезда в отпуск, установленная в коллективном договоре, не может быть учтена в расходах без подтверждающих документов. А также не может быть освобождена от НДФЛ. Следует учесть, что если работник отдыхает за рубежом, оплата расходов на проезд от места пересечения границы России до места проведения отпуска подлежит обложению у работника налогом на доходы физлиц (письмо Минфина России от 29.12.12 № 03-04-06/6-375).

Однако суды зачастую данную точку зрения не разделяют и поддерживают налогоплательщика, отмечая, что непредставление проездных билетов при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, не является основанием для отказа работнику в оплате проезда к месту использования отпуска и обратно.

Так что, какого подхода придерживаться, исходя из возможных налоговых рисков, должна решить сама организация.

Мария Щербакова,

налоговый консультант

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 15:00 Приказ об увольнении

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка