Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Правила оформления и выдачи командировочных

19 августа 2012 431 просмотр

Оформление и выдача командировочных теперь осуществляется по-новому. Начнем с того, что перед служебной поездкой кассир выдает сотруднику аванс. А ниже вы узнаете, всегда ли с суммы командировочных надо удерживать НДФЛ.

Мнение
С выданных командированному сотруднику суточных, превышающих 700 руб. в день (и более 2500 руб. в день — по загранкомандировкам), придется удержать НДФЛ. Эти же нормативы по налогу на доходы физлиц применяйте, если работник не предоставил документы на проживание и дорогу, но руководство все-таки возместило ему такие расходы. А вот когда стоимость целевых расходов (гостиничных услуг, транспорта и т. д.) подтверждена документально, в налогооблагаемый доход работника ее не включайте полностью.
Некоторые компании прописывают во внутренних документах лимиты расходов на проживание и проезд командированных сотрудников. Так вот, если работник истратил на отель или билеты сверх нормы, но руководство полностью возместило ему эти расходы, удерживать НДФЛ также не нужно. Это подтверждает недавнее письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/ 6-204.

Дмитрий Менжинский,
старший налоговый специалист департамента аудита ООО «Бейкер Тилли Русаудит»

Какое заявление взять с командированного

Чтобы выдать деньги под отчет, от работника надо получить заявление. Такое требование содержит новое Положение о порядке ведения кассовых операций № 373-П. Но конкретной формы заявления там нет. Вам нужно разработать свою. А сотрудники, отправляясь в командировку, всего лишь заполнят готовый бланк или напишут заявление по образцу. Как может выглядеть такой документ, мы показали ниже.

Потом это заявление отнесите руководителю вашей компании. Пусть он напишет на документе, сколько денег и на какой период компания выдаст подотчетнику. И подкрепит это своей подписью и датой.

Предыдущие подотчетные суммы

Оформление и выдача командировочных в таком случае производится в особом порядке. Выдать деньги под отчет можно только в том случае, если работник вернул неизрасходованные предыдущие суммы (п. 4.4 Положения № 373-П). Формально зачесть текущую задолженность в счет предстоящих командировочных расходов нельзя. Но вместе с тем кассовый порядок не запрещает, чтобы сотрудник рассчитался по старому долгу и получил деньги на командировку в один и тот же день.

Так что, прежде чем выдавать командировочные, проверьте, как обстоят дела с предыдущими подотчетными суммами. И только если за работником долга нет, сделайте на его заявлении пометку: «Задолженности по подотчетным суммам за работником не числится». Далее распишитесь и проставьте текущую дату. И уже в таком виде передайте заявление на подпись руководителю компании.

Если в командировку ездили несколько работников

Распространенная ситуация: руководство компании отправляет в одну и ту же командировку сразу несколько работников. В таком случае вы можете оформить на них один приказ о направлении в командировку. Но вот авансы на поездку надо выдавать работникам строго по отдельным расходникам. А после командировки каждый из них должен представить свой авансовый отчет.

Тут могут возникнуть сложности, если гостиницу на всех командированных оплатил один из них. Ведь тогда гостиничный счет выпишут на одного работника. А полностью включить стоимость проживания в свой авансовый отчет он не может. У каждого в отчете должны значиться расходы на проживание.

Да, новый кассовый порядок не запрещает подотчетнику передавать полученные деньги кому-то другому. Это старый порядок содержал такое ограничение. Сейчас же работники могут обмениваться подотчетными суммами. Но в итоге отчитаться по расходам все равно каждому придется за себя (п. 4.4 кассового порядка). Исключений из правила нет.

Поэтому если в гостинице дали один комплект документов на всех, то оригинал пусть приложит к авансовому отчету тот работник, который рассчитывался с отелем. А остальные подотчетники могут сделать копии.

Проще обстоят дела с расходами на проезд. Тут каждый сможет добавить к своему авансовому отчету оригиналы документов. Ведь понятно, что билеты, маршрутная квитанция и посадочные талоны выписываются персонально.

Как окончательно рассчитаться с работником по авансовому отчету

И вот сотрудник вернулся из служебной поездки. Предупредите его, что отчитаться по истраченным суммам он должен в течение трех рабочих дней. С него — авансовый отчет и бумаги, подтверждающие расходы: гостиничный счет, билеты на самолет или поезд и другие. Проверив все документы по командировке, окончательно рассчитайтесь с работником — либо он вернет остаток в кассу, либо вы возместите ему перерасход. Сделать это нужно в течение срока, установленного внутренними документами компании. Например, приказом руководителя (образец такого документа — ниже). Напомним, старый кассовый порядок вообще умалчивал про сроки проверки авансового отчета.

Чтобы доплатить работнику, вам достаточно выписать расходный кассовый ордер. Тут все понятно. А вот вернуть остаток наличными сотрудник может не всегда. В таком случае удержите сумму долга из его заработной платы (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Решение об этом надо принять в течение одного месяца после проверки подтверждающих документов.

Чтобы спокойно удержать неизрасходованную сумму аванса из заработка сотрудника, заручитесь его согласием. Просто издайте с руководителем приказ об удержании суммы долга из заработной платы. И ознакомьте с этим документом сотрудника под подпись. Примерный образец приказа приведен ниже.

Если служебные поездки следуют одна за другой

Оформление и выдача командировочных в такой ситуации производят следующим образом. Бывает, что подотчетник, не успевая выйти на работу после одной командировки, сразу же уезжает в другую. Тут возникает два вопроса. Можно ли выдать деньги на вторую поездку, если сотрудник не успел рассчитаться по первому авансу? И может ли сотрудник отчитаться за первую командировку уже после того, как вернется из последующей поездки, то есть позже чем через три рабочих дня?

Ответим по порядку. Если заранее известно, что подотчетник не успеет между поездками выйти на работу, можете выдать ему деньги сразу на обе командировки. Кассовый порядок поступать так не запрещает. Главное, чтобы за сотрудником не числилось долга по предыдущим подотчетам. При этом оформите общий расходник. А работник, вернувшись из последней поездки, заполнит один авансовый отчет.

Переходим ко второму вопросу. Руководство вправе принять решение о том, что в день приезда из первой командировки и отъезда во вторую подотчетник на работу не выходит (п. 4 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тогда сотрудник сможет отчитаться уже после возвращения из второй поездки — после выхода на работу. И трехдневный срок он при этом не нарушит.

То же самое можно сказать и про ситуацию, когда подотчетник вернулся из одной командировки, например, в пятницу. А уехал в другую — в понедельник или выходные. Раз на работу он не выходил (опять же по приказу руководителя), то отчитаться за первую командировку не мог. Все сроки соблюдаются.

А если между командировками сотрудник все-таки отрабатывает хотя бы день? Тогда в этот же день ему надо успеть отчитаться в бухгалтерии по поездке, из которой он вернулся накануне. И при этом вернуть в кассу неиспользованный остаток денег. Либо оформите возврат и тут же выдайте деньги в счет второй командировки.

Важно

  1. Чтобы выдать аванс на командировку, с работника надо взять заявление. Для удобства попросите заполнить документ по образцу.
  2. Если подотчетник после командировки остался должен компании, неизрасходованную сумму аванса можно удержать из его зарплаты. Для этого заручитесь письменным согласием работника.
  3. В случае если командировки идут одна за другой, можно выдать деньги сразу на несколько служебных поездок

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка