Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Какие люди в нашей бухгалтерии!

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Чем опасны шаблоны договоров и как использовать их без риска

22 апреля 2015 403 просмотра

Типичная для многих ситуация, когда договоры готовятся по разработанному в компании шаблону. Несомненно, это удобно. Но иногда из-за таких болванок в договор попадают реквизиты и условия, которые не соответствуют действительности. Например, в преамбуле указан один директор, а на самом деле в организации уже другой руководитель.

Между тем любые нестыковки в тексте договора инспекторы считают подозрительными и даже могут доначислить компании налоги.

Кроме того, возможны и споры с контрагентами, допустим, если деньги уйдут не на тот счет.

Поэтому первым делом при подготовке любого договора или при проверке его проекта, в том числе полученного от контрагента, обращайте внимание на актуальность тех реквизитов и типовых условий, которые забиты в шаблоне. Именно о них пойдет речь в данной статье. А в таблице ниже мы привели условия конкретных договоров, в которых возможны ловушки, и дали советы, как в них не угодить, с учетом новых разъяснений Президиума ВАС РФ (информационное письмо от 25 февраля 2014 г. № 165).

Ловушки в конкретных договорах
Договор Условие договора Какие риски возможны для компании Рекомендация
Поставка Компании заключили общий (рамочный) договор, а поставку каждой партии оформляют отдельным соглашением. Штрафы установлены только в общем договоре Контрагент может отказаться платить неустойку, ссылаясь на то, что общий договор не заключен, так как в нем не согласован предмет поставки. Ведь наименование, цена и количество товаров фигурируют только в отдельных соглашениях. А штрафы за нарушение условий договора в этих документах не прописаны. Тем не менее компания вправе требовать уплатить неустойку или штраф. Поскольку судьи ВАС РФ высказали позицию, что в этом случае условия рамочного договора распространяются на конкретные поставки товаров (п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25 февраля 2014 г. № 165) Чтобы не спорить с контрагентом, можно включить условие о штрафах в конкретное соглашение. Или сделать в нем ссылку на рамочный договор
Аренда В договоре не указаны конкретные характеристики объекта Если объект аренды четко не обозначен, то договор считается незаключенным (п. 3 ст. 607 ГК РФ). Поэтому данный договор контрагент может оспорить. Однако если он фактически исполнял сделку, то есть подписал акт приемки-передачи и пользуется имуществом, плату за аренду получится взыскать (п. 15 постановления Пленума ВАС РФ от 17 ноября 2011 г. № 73) В договоре приведите характеристики объекта. Например, укажите адрес офиса, площадь и приложите к договору поэтажный план. В договоре на аренду оборудования зафиксируйте заводской номер, сведения об изготовителе и дату выпуска
Оказание услуг В договоре не установлен перечень конкретных услуг Налоговики могут придраться к расходам на услуги, особенно если в акте приемки-сдачи они тоже не конкретизированы. Но есть шансы доказать в суде, что такие претензии незаконны (постановление ФАС Поволжского округа от 11 мая 2012 г. по делу № А65-17249/2011) Подробное описание услуг приводите не только в договоре, но и в акте приемки-сдачи. Хотя если в договоре приведена подробная расшифровка услуг, компания может учесть расходы при расчете налога на прибыль, даже если в акте услуги подробно не описаны. Такое мнение выражают судьи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 июня 2011 г. по делу № А56-50454/2010)
Подряд Согласно договору подрядчик выполняет работы после того, как заказчик перечислит предоплату. При этом срок уплаты аванса в договоре не установлен Сроки выполнения работ являются существенным условием договора (п. 1 ст. 708 ГК РФ). Поэтому контрагент может не уплатить компании неустойку за просрочку работ на том основании, что срок их выполнения не согласован. Но судьи признали эту позицию неверной. В данном случае период работ определен, при этом считается, что заказчик должен перечислить предоплату в разумный срок. Если же заказчик не заплатил аванс, подрядчик вправе отказаться от исполнения обязательств по договору (п. 6 информационного письма Президиума ВАС РФ от 25 февраля 2014 г. № 165) После выхода информационного письма Президиума ВАС РФ от 25 февраля 2014 г. № 165 компании могут ставить срок выполнения работ в зависимость от действий заказчика. Раньше судебная практика по этому вопросу была неоднозначной. Но при этом в договоре безопаснее установить срок, в который заказчик должен уплатить подрядчику аванс. Иначе возможны споры по этому поводу. Другой вариант — оговорить конкретные сроки работ без привязки к моменту перечисления аванса
Заем В договоре предусмотрено целевое назначение займа или кредита Если компания направит заем или кредит на другие цели, налоговики могут исключить расходы на проценты как необоснованные. Особенно рискованно выдавать за счет кредитов, которые компания получила за плату, займы с более низким размером процентов. Хотя в суде есть шанс доказать, что расходы по таким кредитам можно учесть (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 апреля 2014 г. № 15АП-1761/2014) Если компания потратила заем на деятельность, которая связана с получением дохода, то расходы на проценты можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Независимо от того, какое назначение займа указано в договоре. Но по возможности лучше обойтись без упоминания в договоре цели займа, чтобы исключить лишние вопросы налоговиков
Комиссия В договоре не указано, какие расходы несет комиссионер, а какие — комитент Налоговики часто снимают расходы, которые прямо не значатся в договоре. Например, затраты посредника на хранение товаров. Хотя по общим правилам такие расходы оплачивает именно комиссионер (ст. 1001 ГК РФ). Поэтому судьи позволяют учесть эти суммы при расчете налога на прибыль (постановление ФАС Уральского округа от 26 августа 2011 г. № Ф09-4700/11) Перечислите в договоре виды расходов, которые оплачивают комитент и комиссионер. Либо можно установить, что затраты комиссионера включены в сумму его вознаграждения. Такое условие договора может быть выгодно для комитента, так как позволяет зафиксировать сумму расходов

Реквизиты, которые надо всегда перепроверять

Прежде всего рассмотрим реквизиты, которые часто переносят из договора в договор. И поэтому сведения могут быть неактуальными.

Данные директора

В преамбуле договора содержатся Ф. И.О. директора. А поскольку эти данные редко меняются, то на практике преамбулу копируют из одного договора в другой. В этом и есть первая опасность шаблона. Если договор будет подписан новым руководителем компании, а в шапке будут стоять данные старого директора, возможны споры с налоговиками. Они могут настаивать на том, что такое соглашение недействительно, и на этом основании отказать в вычете НДС или учете расходов по этой сделке. Понадобится идти в суд, чтобы доказать, что ошибка техническая (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 декабря 2013 г. по делу № А56-24640/2012).

Аналогичные последствия возникнут, если в шапке договора стоят данные действующего директора, но подписал документ другой сотрудник, например его зам. Тогда нужно проконтролировать, чтобы в шапке документа были данные работника, а не директора. И реквизиты действующей доверенности.

На будущее, чтобы избегать таких ловушек, можно не писать конкретные данные руководителя в преамбуле, а оставить под них пустое место. Например, так «________». И каждый раз заполнять их в шаблоне при подготовке нового договора.

Реквизиты счета

Шаблоны договоров, в которых уже указаны реквизиты банковского счета, использовать удобно — не надо каждый раз вносить информацию из множества цифр. Ведь они зачастую тоже становятся причиной споров, поскольку в них нередко допускают ошибки.

Но и шаблоны договоров с готовыми банковскими реквизитами тоже дело небезопасное. Возможно, ваша компания открыла новый расчетный счет в другом банке. Например, если банк, с которым компания сотрудничала раньше, стал проблемным.

Тогда в шаблоны договоров обязательно внесите новые банковские реквизиты. Иначе покупатель может перечислить компании оплату по устаревшим реквизитам. Если старый счет уже закрыт, то ничего страшного нет. Деньги просто вернутся покупателю. А вот если контрагент отправит оплату на счет в проблемном банке, то не факт, что ее удастся вернуть.

Если компания сменила счет, обязательно отправьте контрагенту уведомление с новыми данными расчетного счета. Только в таком случае можно будет взыскать с покупателя, перечислившего деньги на старый счет, неустойку за просрочку платежа или проценты в размере ставки рефинансирования (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 20 февраля 2012 г. по делу № А70-4036/2011).

Также стоит время от времени уточнять у контрагента, актуальны ли банковские реквизиты, упомянутые в договоре. Ведь контрагент тоже может потребовать уплатить пени за задержку оплаты, если деньги не придут на новый счет. Хотя в этом случае компании можно сослаться на то, что контрагент не уведомил ее об изменении реквизитов.

Адрес компании

В разделе «Реквизиты сторон» договора отражают юридический адрес компании. Если ваше предприятие меняло адрес, нужно актуализировать эти данные в шаблоне, который вы используете для заключения сделок.

В данных контрагента тоже должен значиться адрес из ЕГРЮЛ. Это можно перепроверить на сайте nalog.ru (раздел «Электронные сервисы» > «Проверь себя и контрагента»).

Иначе налоговики могут использовать это как доказательство фиктивности сделки. В итоге из-за таких недочетов можно потерять вычеты и расходы и добиваться их придется в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 апреля 2012 г. по делу № А21-3883/2011).

Типовые условия, которые стоит удалить или уточнить

Теперь о типовых условиях договора, которые нередко нужно исключить или, наоборот, детализировать.

Штрафы

В типовых договорах относительно штрафов нередко прописана только общая фраза. Например: «За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по настоящему Договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».

Однако в Гражданском кодексе РФ установлены только проценты за нарушение денежных обязательств. Их размер равен ставке рефинансирования (ст. 395 ГК РФ). Таким образом, взыскать проценты получится, например, с покупателя, если он не оплатил товары. А покупатель может получить проценты при просрочке поставки товаров, только если он перечислял предоплату (п. 4 ст. 487 ГК РФ). То есть эта ответственность предусмотрена только за неисполнение денежного обязательства, а, к примеру, за задержку поставки проценты по статье 395 Гражданского кодекс РФ взыскать нельзя.

Конечно, кроме этого компания может требовать от контрагента возместить любые убытки. В том числе и в ситуации, когда поставщик не отгрузил товары в установленный срок (ст. 15 , 393 ГК РФ). Но на практике доказать размер убытка бывает весьма сложно.

Поэтому лучше в договоре прописывать конкретные штрафы и неустойки за нарушение обязанностей сторон. Сумму штрафа обычно устанавливают в твердой сумме, а неустойку определяют в процентах от суммы задолженности. Пример:

Заявки покупателя

Одно из стандартных условий договора: покупатель, заказчик или комитент передает контрагенту предварительные письменные заявки на приобретение товаров или услуг. Однако фактически компании могут не оформлять эти документы. Например, если договариваются о поставке по телефону.

Для налоговиков несоответствие между условиями договора и документооборотом свидетельствует о фиктивности сделки. Хотя судьи поддерживают инспекторов, только если те приводят и другие доказательства того, что поставщик не отгружал товары (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30 апреля 2014 г. по делу № А27-9958/2013). Чтобы не спорить с налоговиками, стоит изучить типовой текст договора и исключить стандартные условия, которые компании не собираются выполнять.

Прейскурант

Иногда в договоре не прописывают конкретные цены, а делают ссылку на прейскурант. В этом случае необходимо следить за тем, чтобы в тексте были указаны реквизиты действующего прейскуранта. Иначе покупатель оплатит товар по старым расценкам. Но лучше вообще исключить из шаблона ссылку на прейскурант с конкретными реквизитами (датой, номером). Достаточно привести прейскурант в приложении. Тогда у сторон не будет разногласий по поводу цен.

Пример формулировки условия договора:

В долгосрочном договоре можно установить, что покупатель оплачивает товары по прейскуранту, действующему на дату заказа. Если покупатель будет оформлять этот документ. Например:

В договоре можно также прописать обязанность поставщика периодически предоставлять покупателю актуальный прейскурант. Пример:

Дополнительно цены желательно также указывать в спецификации, которую компании оформляют на каждую партию продукции. Это позволит исключить споры с клиентом по поводу стоимости товаров. Ведь спецификацию подписывает как поставщик, так и покупатель, следовательно, цена поставляемых товаров будет считаться согласованной.

Важно!
Что еще проверить в договоре

1. НДС. Обязательно зафиксируйте сумму и ставку НДС. Если конкретные товары или услуги налогом не облагаются, об этом должно быть сказано в договоре. Иначе возможны споры с контрагентом по поводу цены.

2. Формы первички. Можно согласовать в договоре формы первичных документов, удобные для компании. Если подписать договор с формами, предлагаемыми контрагентом, ваша компания обязана будет их придерживаться.

3. Штраф. Покупателю выгодно установить в договоре штраф за задержку счетов-фактур или первички либо неверное заполнение этих документов.

4. Печать. В холдингах порой происходит такая ошибка: в договор попадает печать не той компании, которая фигурирует в договоре, а другой — с очень похожим названием

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка