Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Не сообщаем в службу занятости об увольнении сотрудников

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Какой должна быть печать и где ее ставить

23 августа 2012 568 просмотров

У компании может быть только одна круглая печать?

На самом деле круглых печатей может быть несколько. Как минимум — две круглые печати. Скажем, одна у главного бухгалтера, а вторая у руководителя. Несколько печатей удобно изготовить на тот случай, если директор постоянно разъезжает по командировкам. Правда, сделать две абсолютно идентичные круглые печати вряд ли получается. В частности, размеры могут отличаться на миллиметр. И вот тут уже особо въедливые представители контрагентов или сотрудники банков, таможни и других ведомств могут придраться. Правомерно ли?

Повторим, компаниям не запрещено делать несколько печатей. Из законов лишь следует, что все акционерные общества и ООО обязаны иметь круглую печать. На ней должны быть указаны полное наименование и местонахождение организации (ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Многие помимо таких обязательных реквизитов предусматривают в оттиске еще ИНН и ОГРН. Вообще в печать компании можно добавить любые другие данные.

Кроме основной круглой печати компании разрешено иметь другие штампы с фирменным названием. Причем они могут быть любой формы, не только круглыми.

То есть количество нужных печатей, в том числе круглых, компания определяет самостоятельно. Однако только одна круглая печать может быть основной (!). Иначе руководство компании могут обвинить в подделке на основании статьи 327 Уголовного кодекса РФ. Чтобы этого не произошло, лучше изготовить две разные круглые печати на случай оформления важных бумаг. Например, на одной из них будет дополнительная надпись «Для документов».

Еще для удобства советуем прописать во внутренних документах, допустим в приказе руководителя, какую именно печать работники компании будут применять в том или ином случае.

Постоянных партнеров или контролеров насторожило то, что вы проставляете в документах разные печати? Чтобы убедить их в том, что все в рамках закона, предоставьте им пояснительное письмо от руководителя компании. Образец такого письма мы привели ниже. Воспользуйтесь им, чтобы ответить на претензии контрагентов.

Оттиск печати должен быть синим или красным?

На самом деле цвет оттиска не важен. Но вот ваш контрагент или чиновник, принимающий от вас какие-то важные документы, видит на них печать фиолетового или зеленого цвета… и возвращает бумаги обратно. Дескать, оттиск должен быть синим.

Еще раз: что касается различных цветов и изображений на печати, то никаких запретов на этот счет нет. Так что вы можете использовать чернила любого цвета.

Но чтобы придирчивые покупатели не заподозрили, что штамп на документе — подделка, а вашу компанию не сочли однодневкой, обязательно предоставьте им доказательство обратного. К примеру, покажите оригинал свидетельства о постановке компании на учет в налоговой инспекции, а также сделайте копию этого документа.

На квитанции к приходнику обязательно ставить основную печать компании?

На самом деле основной печати в приходнике может и не быть. Унифицированная форма № КО-1 состоит из двух частей — приходного кассового ордера (остается у продавца) и квитанции к нему (выдается покупателю). На практике кассиры не всегда проставляют на квитанции к приходнику основную круглую печать компании. Обычно для кассовых операций у компании есть специальный штамп с отметкой «Оплачено» или «Принято». Но некоторым покупателям это не нравится — они требуют строго «главную» печать.

Здесь помогут следующие доводы. Как оформлять приходник при приеме денег в кассу, уточняет пункт 3.2 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12 октября 2011 г. № 373-П. В нем сказано, что в квитанции к ордеру надо проставить штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Кроме того, этот реквизит предусмотрен в унифицированной форме № КО-1.

Никаких специальных требований к такому штампу в законодательстве нет. Поэтому кассир вправе проставить специальную печать для приходных операций. Главное, чтобы по ней можно было понять, какая компания проштамповала кассовый документ.

Штамп в квитанции к приходнику должен «заезжать» на сам ордер?

На самом деле законных оснований ставить печать одновременно на обеих частях формы № КО-1 у компании нет. Но некоторые уверены: оттиск печати следует проставлять в левом углу квитанции так, чтобы край заходил на приходный кассовый ордер. Кассир вашей компании полностью уместил печать на квитанции, не заезжая на приходник, и покупатель требует исправлений? Можно спокойно отказать ему.

А вывести покупателя из заблуждения поможет следующий аргумент — обычно место для печати отмечено в квитанции буквами «М.П.». Таких обозначений на основной части приходника нет. В Положении о порядке ведения кассовых операций сказано, что в квитанции должен стоять штамп компании. А не его половина или даже три четверти.

Мнение
В настоящее время законодательство не содержит запрета использовать дополнительные печати помимо основной. Единственное требование — у ООО и АО должна быть круглая печать с наименованием и местонахождением организации. Поэтому компания, например, может сделать две круглые печати. Одна из них будет основной, а другая — на случай, если воспользоваться первой не получается.
Не исключено, что, увидев разные печати на документах, контрагенты или контролеры зададут вопросы. Но если речь идет о реальной компании, которая ведет деятельность, то любые претензии, в том числе со стороны проверяющих, можно снять. Для этого достаточно предоставить первичные документы и бухгалтерские регистры, подтверждающие, что подозрительные сделки были осуществлены на самом деле. Да и к тому же законодательство не требует проставлять на всех документах именно основную печать.

Максим Симонов,
старший юрист налоговой практики «Дювернуа Лигал»

Печать должна быть во всех первичных документах?

На самом деле, если компания разрабатывает первичные документы самостоятельно, печать ставить не требуется.

А когда форму первичного документа утвердили чиновники, то печать надо ставить, если в бланке есть обозначения «М.П.». Например, она обязательна в товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Причем печати в этом документе должны быть обеих сторон сделки — как продавца, так и покупателя.

Все налоговые документы надо заверять печатями?

На самом деле далеко не во всех налоговых документах должна быть печать.

Проставлять штамп компания обязана, например, в налоговых декларациях, а именно на титульных листах. Такой реквизит предусмотрен в самих формах отчетов. А вот печати на всех страницах деклараций — это уже лишнее.

Не требуется оттиск печати и на налоговых регистрах, необходимых для расчета прибыли. Их вы разрабатываете самостоятельно. Обязательные реквизиты регистров перечислены в статье 313 Налогового кодекса РФ. И печать здесь не упомянута.

Также печать необязательна в счете-фактуре и в пояснительных записках, которые вы направляете инспекторам. Хотя в поясняющих документах такой реквизит, как круглая печать, лучше предусмотреть — у инспекторов такая бумага вызовет больше доверия.

А вот в регистрах по НДС (книге покупок и книге продаж, журнале полученных и выставленных счетов-фактур) печать нужна. Этого требуют правила по их заполнению.

Если же налоговая истребует документы для проверки, то можно предоставить не оригиналы, а заверенные копии. В каком виде их подготовить, Налоговый кодекс не уточняет. Советуем заверить копии подписью директора и круглой печатью компании. Опять же для убедительности. Тем более что такое требование к копиям прописано в приложении № 5 к приказу ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@.

Важно

  1. У компании может быть лишь одна основная печать. Но печатей круглой и других форм, в том числе с полным названием и местонахождением компании, может быть несколько.
  2. На квитанциях к приходным кассовым ордерам необязательно ставить основную печать. Это может быть специальный штамп для кассовых операций.
  3. Первичные документы неунифицированной формы можно не проштамповывать. Но если контрагент требует, проще пойти ему на уступку.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка