Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Генеральная уборка в первичной учетной документации

25 сентября 2012 62 просмотра

Рассортируйте документы на нужные и ненужные

Для начала проведите, так сказать, ревизию первички. Вы можете это делать, как вам удобно. Ни одним законом подобная процедура не регламентирована.

Ревизию предлагаем провести по трем направлениям. Во-первых, определите документы, которые можно без сомнений уничтожить. Во-вторых, оставшиеся проверьте на ошибки. И в-третьих, выявите первичку, которую нужно восстановить, поскольку ее просто нет на месте.

Если объем документов велик и вы хотите, чтобы сотрудники бухгалтерии сделали все четко и по порядку, тогда стоит закрепить алгоритм проверки в специальном положении. Там же объяснить, как поступить в том или ином случае. При желании также составьте с руководителем отдельный приказ, в котором назначьте экспертную комиссию, направления и сроки ревизии. Но можно обойтись и без таких формальностей.

Уничтожьте первичку с истекшим сроком хранения

Итак, сперва стоит освободиться от ненужных документов. Согласитесь, держать лишние бумаги нет необходимости. Но понятно, что смело уничтожать можно только те сведения, у которых истек срок хранения. А как его правильно определить?

По идее, бумаги нужно держать как минимум три календарных года. Именно столько может охватить выездная проверка. За более ранние периоды налоговики просто не вправе запрашивать информацию.

Но есть сроки хранения, строго установленные тем или иным законом. Так, для целей налогового учета от документов нельзя избавляться по крайней мере четыре года. Закон о бухгалтерском учете предусматривает пятилетний срок. А бумаги, связанные с расчетом страховых взносов, и вовсе нельзя выкидывать шесть лет. Еще отдельные сроки для некоторых бухгалтерских и налоговых документов названы в разделе 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. А в таблице ниже мы привели ситуации, в которых стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички.

Для этих документов стоит установить особые сроки хранения

Вид документов

Срок хранения

Где об этом сказано

Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)

Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270

Первичная учетная документация за годы, в которых компания получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества

В течение всего периода, пока вы учитываете убыток при расчете налога на прибыль

Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)

Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ 

Так что советуем из всех возможных выбрать максимальный период, в течение которого требуется держать документ. И уже ориентируясь на него, принимать решение — уничтожать бумаги или оставить.

Если документов очень много, результаты проверки сроков хранения советуем свести в специальный аналитический расчет. Напротив каждого вида первички проставьте все возможные сроки в соответствии с нормами законодательства. Так вы наглядно определите безопасный максимум. Какие риски ждут компанию, если она раньше времени избавится от первички, читайте в комментарии ниже.

Мнение
Уничтожать документы, срок хранения которых еще не истек, опасно. За отсутствие какой-либо первички и счетов-фактур ревизоры могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ. Также в ходе проверки придется платить по 200 руб. за каждый непредставленный экземпляр (п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ, ст. 48 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Кроме того, руководителю или вам, как главному бухгалтеру, грозит ответственность по Кодексу РФ об административных правонарушениях. За нарушение сроков хранения — штраф по статье 15.11 в размере от 2000 до 3000 руб. А если не представите документы по требованию проверяющих — от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33).
Плюс ко всему будьте готовы к тому, что при отсутствии подтверждающих документов ревизоры вправе доначислить налоги расчетным путем (подп. 1 п. 7 ст. 31 Налогового кодекса РФ).

Антон Соничев,
адвокат юридической компании «Налоговик»

И вот когда все сроки вы обозначили, составьте акт об уничтожении документов с подробной их описью. Его примерный образец вы найдете ниже. Когда речь идет о большом объеме бумаг, в описи можно их сгруппировать по видам или налоговым периодам.

Исправьте найденные в документах ошибки

Теперь стоит позаботиться о порядке в самих документах. И при необходимости исправить выявленные в них ошибки. Тут главное сделать все по установленным правилам.

Предупредим, что вносить изменения можно во все первичные документы, кроме банковских и кассовых, а также бланков строгой отчетности (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Правда, с 2013 года новый закон о бухгалтерском учете снимет прямой запрет исправлять кассовые и банковские документы. Но таковой останется для кассовой первички в пункте 2.1 действующего Положения ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П.

О том, как исправлять первичку, подробно написано в пункте 4 Положения от 29 июля 1983 г. № 105. А пример исправленного документа мы показали ниже. Общие правила несложные. Нельзя использовать «корректоры». Ошибочный текст или сумму зачеркивайте одной чертой, а над ней (ниже или сбоку) пишите верный. Но так, чтобы было разборчиво. Далее в любом свободном месте напишите слово «Исправлено», поставьте текущую дату и свою подпись. Если, конечно, ваша подпись изначально была на документе.

Если же ошибка, к примеру, во входящей первичке, то исправления придется согласовывать с контрагентом. Не исключено, что представитель такой компании, чья подпись была на оригинале документа, уже уволился. В таком случае завизировать скорректированные реквизиты могут другие уполномоченные на это сотрудники контрагента.

Заметим, что данные выше рекомендации касаются бумажных документов. А первичная учетная документация, полученная в электронном виде, должна быть просто переоформлена и подтверждена электронной подписью.

А что если и бумажный документ также составить заново, то есть заменить неверный старый на правильный новый? В принципе, законодательство этого не запрещает. Но вот проверяющие могут придраться. В любом случае выбранный способ исправления первички лучше закрепите в учетной политике компании.

Первичная учетная документация: восстановление

Наконец осталось восстановить утраченные документы. Если, конечно, таковые вы выявили. Тут опять же ориентируйтесь на сроки хранения. Ведь если, к примеру, сгорели бумаги десятилетней давности, их и восстанавливать нет смысла. А вот за те периоды, которые вправе проверить налоговики, — смысл есть. Такие рекомендации даны в письме Минфина России от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288

Кстати, по общим правилам в случае пропажи или гибели первичных документов нужно назначить комиссию, которая расследует причины такой утраты. Плюс взять справку из соответствующей госслужбы. Например, если бумаги сгорели — поможет документ от пожарных.

Каким способом восстановить документы? Очевидно, внутреннюю документацию придется создавать заново. А когда это касается входящей первички, запросите заверенные копии у поставщиков или покупателей. Образец письма с таким запросом — ниже.

Контрагенты должны заверить направляемые вам копии согласно требованиям пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. Как правило, руководитель такой компании (или другой уполномоченный сотрудник) под реквизитом «Подпись» вписывает слово «Верно», свою должность, ставит дату, подпись с расшифровкой и печать. Только в таком виде полученные копии смогут полноценно заменить утраченные оригинальные документы.

Заметьте: заверять копии входящих документов самостоятельно нельзя. Такой вывод поддерживают и судьи ВАС РФ в определении от 20 декабря 2010 г. № ВАС-14501/10 по делу № А45-9663/2009.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка