Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Ошибки в первичной документации

3 октября 2012 393 просмотра

Ошибки в товарной накладной

Ошибки в первичной документации встречаются часто. Начнем с товарной накладной. Как вы знаете, первичные документы необходимо составлять по унифицированным формам, если таковые есть. Вот как раз для товарной накладной предусмотрена обязательная форма № ТОРГ-12. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

В унифицированные формы добавлять информацию не запрещено. А удалять реквизиты нельзя. Изменять их тоже (включая код, номер формы, наименование документа). Это установлено в порядке, утвержденном постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20. Поэтому первым делом убедитесь, что поставщик не изобрел собственную форму накладной и не изменил реквизиты утвержденного бланка.

Затем нужно, конечно, проверить данные, которые приведены в накладной. В указаниях по применению формы № ТОРГ-12 не сказано, какие именно реквизиты этого документа являются обязательными. Налоговики же хотят видеть заполненными абсолютно все строки и графы, которые предусмотрены унифицированной формой. Тем не менее можно отделить существенные ошибки от мелких недостатков.

При каких погрешностях в товарной накладной учитывать расходы рискованно

Есть такие ошибки в первичной документации, при которых рискованно учитывать расходы. Рассмотрим дефекты накладной № ТОРГ-12, к которым налоговики наверняка придерутся.

Номер и дата товарной накладной. Дата — это вообще обязательный элемент любого первичного документа. Напомним, что перечень реквизитов, которые должны быть в первичке, приведен в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Поэтому к накладной без даты и номера претензии контролеров вполне оправданны.

Кстати, еще в накладной № ТОРГ-12 нередко забывают указать момент отпуска или получения груза. В то же время без этих сведений невозможно установить, когда именно была совершена хозяйственная операция и право собственности на продукцию перешло к покупателю. Это подтверждает постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 декабря 2010 г. по делу № А52-807/2010.

Название товара, цена, количество, стоимость. Это наиболее значимые данные товарной накладной, которые позволяют идентифицировать товар и его стоимость. Поэтому ошибок в них быть не должно. Кроме того, проверяя эти графы, убедитесь, что сведения в них полностью соответствуют счету-фактуре. Ведь любые противоречия привлекают внимание контролеров.

Наименования и адреса сторон. Все существенные ошибки в названиях поставщика, покупателя и их адресах нужно исправить. Что касается мелких неточностей (например, строчные буквы вместо заглавных), они, конечно, могут вызывать вопросы у проверяющих. Но если все остальные сведения заполнены верно и у инспекторов нет доказательств, что контрагент является однодневкой, вряд ли они откажут компании в учете расходов.

Реквизиты договора, а также транспортной накладной. Иногда в накладной пишут «основной договор». Или же приводят неверные номер или дату контракта. Эта неточность не позволяет определить, по какому договору поставщик отгрузил товары. Также нужно иметь в виду, что налоговики обычно проверяют, указаны ли в № ТОРГ-12 данные транспортной накладной.

Подписи. Особенно тщательно контролеры изучают подписи в накладной и зачастую проводят их экспертизу. Больше всего претензий связано с тем, что в накладной № ТОРГ-12 отсутствует подпись в строке «Отпуск груза произвел». Или не заполнена строка «Отпуск груза разрешил».

Следующая типичная ошибка — нет расшифровки подписей. Или не указаны должности сотрудников, подписавших товарную накладную. Примеры некорректных подписей в № ТОРГ-12, а также правильный образец приведены ниже.

Но допустим, в полученной вами накладной все подписи налицо. Тогда убедитесь, что документ заверили уполномоченные сотрудники поставщика. Для этого понадобятся, например, копии доверенности или приказа руководителя о праве подписи. Заодно проверьте, чтобы подписи одного и того же работника на разных документах визуально не отличались.

Отметим также, что претензии налоговиков к документам, подписанным неустановленными лицами, стали обычным явлением. В таких случаях компании приходится доказывать, что, заключая сделку, она проявила должную осмотрительность. Прежде всего проверила, что контрагент числится в ЕГРЮЛ. Ну и запросила учредительные и прочие документы. Поэтому лучше всего убедить руководителя наладить проверку контрагентов на стадии заключения договоров. И вообще закрепить все эти вопросы в регламенте. Тогда получать от партнера необходимые документы будут менеджеры, которые работают с клиентами.

Данные доверенности и печати. Нередко поставщик не указывает реквизиты доверенности, по которой представитель покупателя получил товар. Нарушением считается и отсутствие печати продавца и покупателя. Ведь в унифицированной форме оттиск печати предусмотрен.

Какие неточности в накладной № ТОРГ-12 можно считать незначительными

Все остальные сведения в форме № ТОРГ-12 менее важны. Однако полностью исключить вопросы контролеров по ним нельзя. Здесь все зависит от ситуации и конкретного проверяющего. Поэтому если, казалось бы, в не особо значимых данных вы обнаружите ошибки, безопаснее их исправить.

Так, нередко поставщики не указывают банковские реквизиты, а также телефоны своей компании, грузополучателя и плательщика. Вообще столичные налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 26 апреля 2010 г. № 16-15/43834 дали следующие разъяснения. Если в накладной нет банковских реквизитов грузополучателя, это несущественная погрешность. Согласитесь, вряд ли можно считать значительным нарушением и отсутствие номера расчетного счета продавца или плательщика. Не говоря уже об их телефонах и факсах. Тем не менее во избежание лишних вопросов со стороны проверяющих лучше эти сведения в № ТОРГ-12 привести. Так, ничто не мешает взять банковские реквизиты покупателя из договора.

Иногда контролеры придираются и к совершенным мелочам. Скажем, если в форме № ТОРГ-12 не фигурирует вид упаковки, масса груза или количество приложений. Здесь инспекторам сразу же можно указать на явную незначительность подобных дефектов. К примеру, приобретенный вашей компанией товар учитывается в штуках. Значит, такие реквизиты, как «масса груза (нетто)», «масса груза (брутто)», выраженные в весовых показателях, необязательны. Об этом сказано в постановлении ФАС Московского округа от 25 марта 2008 г. № КА-А40/2034-08.

Удастся ли отстоять расходы и вычеты

Возможно, ошибки в первичной документации исправить не удалось. Из-за этого местные налоговики не соглашаются принять бумаги в подтверждение расходов компании. Прежде всего стоит попробовать подать жалобу в УФНС. В ней объясните контролерам, что № ТОРГ-12 содержит все необходимые данные, которые подтверждают факт поставки: название товара, стоимость, дату отгрузки, подписи сторон. Если это не даст результата и вы хотите спорить с налоговиками в суде, нужно иметь в виду следующее.

Прежде всего, когда нарушения оформления товарной накладной незначительны, судьи обычно занимают сторону налогоплательщиков. Пример — постановление ФАС Поволжского округа от 25 июля 2011 г. по делу № А55-22020/2010.

Впрочем, даже если в № ТОРГ-12 есть существенные ошибки, вы можете попробовать обосновать расходы другими документами. Это могут быть договоры, счета-фактуры, платежные поручения, регистры бухучета, книга покупок, данные инвентаризации, подтверждающие наличие товаров.

Однако ошибки в первичке зачастую являются только одним из доводов инспекторов, которые они выдвигают в суде. Другие аргументы обычно связаны с тем, что контрагент компании не платит налоги, не сдает отчетность, находится по адресу массовой регистрации, не имеет достаточных ресурсов для совершения сделки и т. д.

И если это действительно так и компании не удастся доказать свою осмотрительность при выборе контрагента и реальность поставки товаров, судьи могут поддержать контролеров (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 апреля 2012 г. по делу № А21-4231/2011).

Недостатки актов приемки-сдачи услуг или работ

Ошибки в первичной документации возникают не только у поставщиков. Теперь о документах, которые могут подтвердить реализацию услуг или работ. Типовой формы для них нет, за исключением строительно-ремонтных работ. Однако в акте приемки-сдачи услуг или работ должны быть все обязательные реквизиты, установленные для первички. Пример акта оказания услуг вы можете посмотреть ниже.

Далее для краткости будем говорить об услугах. Тем более что расходы именно на их оплату контролеры чаще признают необоснованными. Особенно это касается консультационных, маркетинговых, юридических услуг.

Кстати, чтобы предупредить вопросы проверяющих, можно заранее составить документ, в котором обосновать необходимость услуг для компании. В нем нелишним будет также пояснить, исходя из каких соображений компания привлекла конкретного контрагента-исполнителя. Например, из-за невысоких расценок, наличия нужной специализации и т. д.

Приводят ли ваши контрагенты в актах подробное описание оказанных услуг или выполненных работ?

Дата составления акта и период оказания услуг, реквизиты договора

Прежде всего проверьте, чтобы в акте была указана его дата. А также период, в который контрагент оказывал услуги. Кроме того, должно быть понятно, к какому договору составлен акт.

Описание услуг

Нередко в акте приемки-сдачи указывают только наименование услуг и общую стоимость. Этого недостаточно. Должен быть перечень услуг, которые выполнил контрагент. Иначе ревизоры наверняка снимут расходы и доначислят налоги.

Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.

Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114-11.

Цена за единицу измерения и стоимость

Вообще-то услуги не должны обязательно иметь единицу измерения. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Но налоговиков это, как правило, не устраивает. Так что желательно изначально в договоре оговаривать цену за единицу измерения. Например, такой единицей могут быть затраченные на исполнение услуги человеко-часы. Другой вариант — цена одной конкретной услуги по прейскуранту исполнителя. Тогда в акте надо будет привести расчет итоговой стоимости всех оказанных услуг.

Подписи сторон

Убедитесь, что в акте приемки-сдачи есть расшифровки подписей исполнителя и заказчика. Само собой, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ.

Приложения к акту

В идеале помимо акта у вас должен быть подробный отчет исполнителя. Дополнительно к акту или отчету желательно приложить документы, которые подтверждают оказание услуг. Это могут быть, к примеру, тексты письменных консультаций, заключения по результатам экспертизы договоров. Даже если контрагент консультировал в устном виде, можно составить служебные записки, в которых описать суть возникшего у компании вопроса и ответ, данный партнером.

А по рекламным услугам факт их оказания можно подтвердить также и другими способами. Например, экземплярами изготовленных каталогов, листовок, фотоотчетами. Тогда при необходимости ваша компания уж точно сможет доказать реальность расходов (постановление ФАС Московского округа от 24 апреля 2012 г. по делу № А40-109021/11-99-470).

Проверьте, чтобы в итоге акт с приложениями полностью соответствовал условиям сделки. Скажем, если в договоре указано, что контрагент передает компании разработанную документацию, она должна быть приложена к акту.

Как исправить первичку

Ошибки в первичной документации необходимо исправлять. Полученную от контрагентов первичку проверять лучше сразу. И добиваться от поставщика, чтобы тот при необходимости оперативно выписал новые, правильные, экземпляры документа. Кстати, этот процесс тоже удобнее вести через работников, которые взаимодействуют с клиентами.

Заметим, что дописывать нужные данные в одностороннем порядке не стоит. Ведь экземпляры первичных документов у продавца и покупателя должны быть идентичны. Иначе налоговики выявят расхождения при встречной проверке поставщика.

А как быть, если ошибку обнаружили контролеры в ходе проверки? В законодательстве установлены правила, по которым нужно корректировать первичку. Это можно делать только по согласованию с участниками хозяйственных операций. Что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые изначально завизировали документы. Кроме того, нужно указать дату исправлений. Это предусмотрено в пункте 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вот только такой порядок исправлений и признают ревизоры. Поэтому придется просить контрагента внести корректировки по всем правилам. Причем в оба экземпляра первички. После чего исправленные документы вы можете представить налоговикам вместе с возражениями на акт проверки.

Если же вы готовы спорить с контролерами, а в документе не хватает каких-либо сведений, можно просто вписать их, не заверяя подписью и печатью. Судьи часто позволяют «дооформлять» таким образом первичные документы. К примеру, такое мнение выражено в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23 марта 2009 г. № Ф04-1132/2009(1304-А45-14). А в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 апреля 2011 г. по делу № А13-15657/2009 указано, что компания может внести в первичку данные, которые она должна заполнить как покупатель.

Более того, судьи нередко позволяют компаниям заменить документы с ошибками на правильно оформленные. Пример — постановление ФАС Московского округа от 13 февраля 2012 г. по делу № А40-44834/11-90-194.

Важно

  1. Проверяйте наличие расшифровок подписей в первичке.
  2. Исправлять нужно оба экземпляра первички. Иначе налоговики выявят расхождения при встречной проверке.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка