Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Разработка положения о бухгалтерии и инструкции к рабочим местам

12 октября 2012 1450 просмотров

Как написать Положение о бухгалтерии

Прежде чем разрабатывать Положение о бухгалтерии, нужно понять, для чего оно будет использоваться. Основных целей три — определить место бухгалтерии в компании, сформировать структуру отдела и разработать систему мотивации.

Что значит определить место бухгалтерии в компании? Максимально четко разграничить полномочия с другими отделами. Предположим, с дебиторской задолженностью работают два подразделения — бухгалтерия и отдел сбыта. В Положении о бухгалтерии нужно указать, что она лишь предоставляет информацию о наличии дебиторской задолженности. А в Положении об отделе сбыта — что этот отдел отвечает за истребование такой задолженности у контрагентов на основании информации, полученной от бухгалтерии. Разделение полномочий фиксируется в разделе «Взаимодействия и связи». Для эффективной работы необходимо, чтобы все положения о подразделениях и отделах компании составлялись и корректировались одновременно и не противоречили друг другу.

Сформировать структуру бухгалтерии поможет раздел Положения, который называется «Функции подразделения». Допустим, на бухгалтерию возложена задача по трансформации отчетности по РСБУ в МСФО. Тогда у главного бухгалтера должна появиться штатная единица «заместитель главного бухгалтера по МСФО».

Подробно описанные в Положении функции бухгалтерии также служат источником информации при разработке системы мотивации. В компаниях, где внедрена система ключевых показателей эффективности, размер премиальных складывается из трех составляющих: результаты работы конкретного сотрудника, результаты работы отдела и результаты работы компании. Показатели эффективности отдела должны на 100 процентов соответствовать перечню функций бухгалтерии, прописанных в Положении.

Какие разделы следует обязательно включить в должностную инструкцию

Можно найти большое количество примеров должностных инструкций для сотрудников бухгалтерии. Поэтому я не стану перечислять все разделы этого документа, а остановлюсь лишь на тех моментах, которые, с одной стороны, являются существенными, а с другой — нередко упускаются из виду.

Во-первых, функции бухгалтера, прописанные в должностной инструкции, также как и в Положении о бухгалтерии, должны четко соответствовать показателям системы мотивации. А именно первой ее составляющей — набору ключевых показателей эффективности конкретного сотрудника. Во избежание недоразумений не лишним будет включить в каждую инструкцию пункт о том, что в случае производственной необходимости на сотрудника могут быть возложены и иные функции.

Во-вторых, в должностной инструкции необходимо описать не только административное, но и функциональное подчинение. Вот, скажем, бухгалтер, который ведет книги покупок. Он имеет право требовать от коллег, работающих на своих участках со счетами-фактурами, своевременно и правильно проводить документы. Или бухгалтер, ответственный за дебиторскую задолженность контрагентов, вправе контролировать качество работы сотрудника, разносящего платежи. Отдельно стоит сказать о том, что функциональное подчинение может не ограничиваться только рамками бухгалтерии, а распространяться и на соседние подразделения компании.

В-третьих, и это очень важно, необходимо продумать и зафиксировать в должностных инструкциях систему взаимозаменяемости бухгалтеров. Закрепить так называемых дублеров. Каждая инструкция должна содержать информацию о том, какую должность может замещать данный сотрудник, а также какая должность дублирует его. При этом замещение может быть не полным, а частичным, о чем тоже должно быть подробно сказано в инструкции. Допустим, на время отсутствия бухгалтера участка № 8 книгу покупок ведет бухгалтер участка № 3, а расчеты с поставщиками учитывает бухгалтер участка № 5.

Также как и положения об отделах, должностные инструкции не должны противоречить друг другу. Если в одной инструкции указано руководство по какому-то участку, то в другой зеркально должно быть прописано подчинение. Поэтому перед тем, как писать должностные инструкции, я рекомендую сформировать сводные таблицы с кратким описанием функций всех должностей. Такие таблицы позволят не только ничего не упустить, но и более равномерно распределить загрузку сотрудников (см. ниже).

Система взаимозаменяемости бухгалтеров

Что такое инструкция к рабочему месту и для чего она нужна

Должностные инструкции составляются, чтобы распределить и четко зафиксировать обязанности, права и ответственность бухгалтеров и сотрудников соседних подразделений. Для использования в ежедневной работе они не предназначены. Поэтому помимо должностных стоит подготовить инструкции к рабочим местам.

Инструкция к рабочему месту — что-то вроде указаний, которые бухгалтер пишет своему коллеге, замещающему его во время отпуска. Соответственно, инструкцию к рабочему месту готовит сам работник. Нередко можно наблюдать следующую картину: один бухгалтер рассказывает другому, что и как нужно делать, а другой — записывает. Обычно это происходит спонтанно, пометки делаются на клочках бумаги, которые быстро теряются, несмотря на ценность информации. Часто сотрудники сами себе пишут мини-инструкции, обклеивая стикерами монитор компьютера или заполняя пространство под оргстеклом на рабочем столе. Задача главного бухгалтера — стандартизировать этот процесс, перевести его в формализованное русло. Чтобы подчиненные делали все правильно, а не по принципу «кто во что горазд».

Рабочие инструкции — это своего рода катехизис для каждого рабочего места. Свод ответов на вопросы в формате «что делать, если…», написанный простым понятным языком. Не стоит тратить время на то, чтобы придумывать затейливое вступление, ведь эти инструкции предназначены для постоянного использования. Отсюда рождается простая схема их накопления и хранения. Представьте себе один лист формата А4, на котором содержатся и вопрос, и ответ. Это уже инструкция. Два листочка — две мини-инструкции. И так далее. Затем заводится папка, куда все эти листы подшиваются. На папке делается надпись «Инструкция к рабочему месту бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей». И все, она готова. Если какой-то ответ устарел, соответствующий лист из папки выкидывается, а новый вставляется. Меньше формализма и больше практического смысла и удобства использования.

Хочу предостеречь: для создания рабочей инструкции к тому или иному бухгалтерскому участку не нужно пытаться сразу вспомнить все. Не стоит также придумывать различные случаи из разряда «если в оплату продукции поступит вексель третьих лиц…». Может, он и не поступит никогда, а мы на описание этой ситуации свое время потратим. Достаточно зафиксировать основные моменты, а потом, по мере возникновения различных тонкостей, просто дополнять папку новыми листами.

Пример постепенного формирования инструкции приведен ниже. Первоначальный вариант очень короткий, но вполне работоспособный. И только когда крайний срок сдачи документов выпал на выходной день, потребовалось дополнить инструкцию вторым пунктом. Третья редакция появилась тоже после того, как произошло нештатное событие — не все кладовщики принесли документы вовремя, и у бухгалтера опять возник вопрос: «Что делать в такой ситуации?»

Пример

Иинструкция на рабочее место «Бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей»

1. Первоначальный вариант. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

2. Вторая редакция. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Если число, указанное в пункте 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

3. Третья редакция. Бухгалтер принимает от кладовщиков отдела материально-технического снабжения (ОМТС) все приходные складские ордера (ПСО) до 5-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным.

Если число, указанное в пункте 1, попадает на выходной или праздничный день, то все ПСО сдаются не позднее последнего предвыходного или предпраздничного дня.

Если ПСО принесены позже сроков, указанных в пунктах 1 и 2 настоящей инструкции, то такие документы принимаются от кладовщиков только вместе с объяснительной запиской на имя главного бухгалтера:

— до числа, указанного в пунктах 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно — принимаются бухгалтером к учету в отчетном месяце;

— после числа, указанного в пунктах 1 и 2, плюс 2 рабочих дня включительно — принимаются к учету в следующем за отчетным месяце.

Где граница существенности при подготовке инструкций

Очень часто сотрудники ленятся оформлять инструкцию в формате «вопрос — ответ» письменно и говорят главному бухгалтеру: «Да ладно! Вам трудно ответить, что ли? Три минуты вопрос задать, две минуты на него ответить, а вы меня заставляете инструкцию писать!» Это в корне неправильно. Существенность вопроса определяется не скоростью ответа, а совсем другими параметрами.

Принцип существенности в данном случае очень простой. Если из-за того, что в инструкции нет какого-либо важного момента, снижаются эффективность работы бухгалтера или качество изготавливаемого продукта, то это существенно и должно быть описано. Например, когда счета-фактуры сшиваются по горизонтали сверху, не видно важную часть шапки, в которой указаны номер и дата документа, а также реквизиты контрагентов. И потом с этой пачкой документов будет очень неудобно работать. Поэтому лучше указать в инструкции, что счета-фактуры надо сшивать в пачки строго по вертикали. Если же для вас, как для главного бухгалтера, это несущественно — можно написать просто: «Нужно сшивать». А как именно — оставить на усмотрение работника.

И насчет главного аргумента подчиненных — лишней траты времени. На устный инструктаж уходит гораздо больше времени, чем кажется на первый взгляд! Три минуты занял ответ руководителя одному сотруднику, а завтра пришел другой и задал тот же самый вопрос. Десять человек — уже 30 минут. Два таких «маленьких» вопроса — уже час. И самое главное, что люди, как правило, задают один и тот же вопрос по нескольку раз, так как забывают, какой ответ вы дали. Время утекает как вода сквозь решето. Разговариваем много, а результата практически нет. Главный бухгалтер должен быть непреклонен: хотите получать ответы на свои вопросы — читайте инструкции к рабочим местам.

Какая инструкция к рабочему месту важнее

В идеальной бухгалтерии легко выделить идеальные рабочие места. Бухгалтер по заработной плате, бухгалтер по кассе, бухгалтер по банку, бухгалтер по расчетам с поставщиками и так далее. В реальной жизни функции часто переплетаются между подчиненными самым затейливым образом — что ни компания, то обязательно есть какие-нибудь тонкости. Все зависит от того, каких людей, с каким опытом работы смогли найти. Исходя из этого, как правило, и распределяются функции. К примеру, не было хорошего бухгалтера по учету внешнеэкономической деятельности — функции этого участка распределили между двумя другими работниками. Через некоторое время нашли такого человека и все обязанности передали ему.

Такие несоответствия идеальной и реальной бухгалтерии будут постоянно. Что же делать с инструкциями? Как их писать: для конкретного человека или к определенному рабочему месту? В этом заключается еще одно отличие рабочей инструкции от должностной. Должностная инструкция создается для человека, а рабочая — к рабочему месту. Люди приходят и уходят, а инструкции к рабочим местам должны оставаться. И если бухгалтер 40 процентов рабочего времени занимается основными средствами, а 60 процентов — расчетами с поставщиками, то у него должно быть две инструкции. Или компания может вырасти, и вместо одного человека нужно будет два — один полностью на основные средства, второй — на расчеты с поставщиками. Не переписывать же из-за этого инструкцию к рабочему месту. При таком подходе будет меньше проблем и с временной подменой бухгалтера на время отпуска или болезни. Вы, как руководитель, просто раскидаете его функции между оставшимися бухгалтерами, снабдив каждого из них соответствующими инструкциями.

Обновлять инструкции необходимо каждый раз при существенном изменении условий работы. Они могут быть вызваны, например, утверждением нового регламента взаимодействия между отделами или внедрением нового программного продукта.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка