Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Банк запросил авансовые отчеты директора. Показать?

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Разъяснения по НДФЛ с командировочных расходов

18 октября 2012 143 просмотра

В каких ситуациях НДФЛ не удерживать можно, а в каких — рискованно

Ситуация*

Дополнительные условия

Основание

НДФЛ удерживать не придется

Стоимость проездного билета выше установленных в организации норм

Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику

Письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364

Сотрудник ездил на такси

Безопасно не исчислять налог лишь в случае, когда сотрудник пользовался услугами такси, добираясь в аэропорт или на вокзал и обратно. В остальных случаях возможны споры с контролерами

Письмо Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180

Работник приехал в командировку раньше, чем нужно, или уехал позже

Только если сотрудник нарушил сроки командировки на день-два, налог можно не удерживать

Письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234

Стоимость проживания выше лимитов, установленных в вашей компании

Налог можно не удерживать со всей суммы, которую руководитель разрешил возместить сотруднику

Письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204

Арендуя квартиру, сотрудник оплачивал коммунальные услуги отдельно

При любых условиях НДФЛ не исчисляйте

Письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802

НДФЛ нужно исчислить

В счет из гостиницы включена стоимость питания

Если стоимость питания выделена отдельной строкой, придется рассчитать с нее налог

Письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263

Размер суточных, установленный в вашей компании, больше 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. — для загранкомандировок

НДФЛ нужно удержать лишь с суммы превышения лимитов, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ 

Письмо Минфина России от 11 июня 2009 г. № 03-04-06-01/133

* В ситуациях подразумевается, что сотрудник представил оправдательные документы.

Все это правила пункта 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. А также пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Но запутаться в них немудрено.

Давайте досконально разберемся, когда же удерживать налог с командировочных компенсаций, а когда — нет. В помощь возьмем недавние разъяснения Минфина России.

Как возместить расходы на проезд без налоговых потерь

Расходами на проезд можно считать стоимость билетов на любой вид транспорта, а также связанные с этим затраты. Например, на покупку обязательной страховки. Или оплату услуг по оформлению проездного документа.

По общему правилу НДФЛ с компенсаций проезда можно не удерживать. Конечно, если суммы вписываются в установленные компанией нормы. А работник принес вам все подтверждающие документы. Это чеки, квитанции и проездные билеты. Кстати, распечатка электронного билета и багажная квитанция тоже подойдут. С этим согласились чиновники из Минфина России в письме от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57.

Если же доказательств расходов на проезд у работника нет, налог придется удержать.

Однако на практике не всегда все складывается идеально, даже когда есть все необходимые документы. Рассмотрим самые распространенные ситуации.

Стоимость билета превышает установленные нормы

Предположим, отправляя сотрудника по служебным делам, ваша компания согласилась оплатить ему проезд бизнес-классом. Но вы понимаете, что в рамки лимита, прописанного во внутренних документах, такие затраты явно не вписываются. Нужно ли в этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билетов?

Так вот, налог вам рассчитывать не придется, раз руководство возмещает сотруднику расходы на проезд полностью. Пусть и сверх нормы. О таком согласии скажет утвержденный директором авансовый отчет. К столь благоприятному выводу чиновники из Минфина России пришли в письме от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364.

Но бывает и так. Работник сам берет себе билет в бизнес-класс, не согласовав этот вопрос с начальством. Тогда не исключено, что руководство одобрит компенсацию лишь в размере установленного в вашей компании лимита. Выдайте эту сумму, и НДФЛ удерживать не придется.

Сотрудник пользовался услугами такси

Вот еще пример. Ваш сотрудник в командировке передвигался исключительно на такси, пытаясь сэкономить время. По мнению главных финансистов, в этом случае НДФЛ удерживать не надо. Конечно, при условии, что такой вид транспорта работник использовал именно в служебных целях. Об этом сказано в письме Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180.

Но учтите, что некоторые налоговики на местах не всегда поддерживают такой подход. Например, столичные инспекторы считают, что ситуации нужно разделять. Одно дело, если речь идет о проезде в аэропорт или на вокзал и обратно. Тут проверяющие вряд ли станут спорить и требовать уплаты НДФЛ. Но если сотрудник передвигался на такси от гостиницы до места работы — придется платить налог. Или доказывать, что общественным транспортом в это время проехать было невозможно. Об этом, в частности, сказано в письме УФНС России по г. Москве от 24 декабря 2009 г. № 20-20/3/3535.

Поэтому прежде, чем возместить работнику расходы на такси, лучше узнайте мнение на этот счет у своего инспектора.

Даты, указанные в командировочном удостоверении и билетах, не совпадают

А что если работник выехал по служебным делам раньше, чем указано в его командировочном? Или, наоборот, вернулся позже прописанной там даты. Тут имеет значение, на какой срок работник задержался или на сколько раньше он отправился в поездку.

Предположим, сотрудник остался в месте командировки провести отпуск. Речь идет о продолжительном периоде. При таком раскладе работник получает доход в натуральной форме в виде оплаченного билета. А потому с его стоимости надо удержать НДФЛ, как того требует пункт 1 статьи 211 Налогового кодекса РФ.

Другое дело, когда сотрудник задержался в месте командирования ненадолго. Скажем, на выходные или праздники. Тут экономической выгоды у работника уже не возникает. Оба билета — и туда, и обратно можно возмещать полностью. Налог удерживать не нужно (письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234).

По каким нормам компенсировать затраты на жилье

Расходы на жилье в служебной поездке не облагаются НДФЛ в полной сумме. Но опять же при условии, что они подтверждены документально.

А как быть, если работник вернулся из командировки без оправдательных бумаг? Тогда НДФЛ с командировочных расходов ( наем жилого помещения) не удерживайте в пределах 700 руб. Это если сотрудник разъезжал в пределах РФ. В случае с загранкомандировкой необлагаемый лимит больше — 2500 руб. Все эти нормативы берите за каждый день поездки.

Возмещая сотруднику затраты на жилье сверх установленных пределов, рассчитайте НДФЛ с суммы превышения. Даже если в вашей компании установлены более высокие лимиты выплат. Данный порядок действий описан в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Теперь скажем о том, как поступать, если документы сотрудник все же привез. Но возникли другие сложности.

Расходы по найму жилья оказались выше норм

Итак, сотрудник принес счет из гостиницы на сумму несравнимо больше корпоративных лимитов. Все равно возьмите с командированного письменное заявление о возмещении расходов. В нем пусть он укажет причины такого перерасхода. Например, как в образце ниже.

Теперь решение за руководителем компании. Какую сумму затрат на жилье он одобрил возместить сотруднику? Вот эту сумму и выплатите, и НДФЛ с командировочных расходов не удерживайте. Даже если внутренние лимиты компании нарушены. Об этом — письмо Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

В счет за проживание включена стоимость питания

Нередко в счете или акте из гостиницы указывают еще и стоимость завтрака. И если она обозначена отдельной строкой, то с этой суммы придется исчислить НДФЛ. В письме Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263 приведено объяснение этому. Оплату питания нельзя считать расходами по найму помещения. И применять нормы пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ здесь будет неправомерно.

Арендуя квартиру для сотрудника, компания оплачивает и коммунальные услуги

Совсем по-другому смотрят минфиновцы на возмещение коммуналки. Такие расходы могут возникнуть, когда сотрудник в длительной командировке снимает квартиру. А на оплату коммунальных услуг ему выдают отдельную квитанцию. Так вот, коммунальные платежи не облагайте НДФЛ. Ведь они напрямую связаны с расходами на проживание. Такой благоприятный вывод есть в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Как без ошибок рассчитаться по суточным

Помимо стоимости жилья и проезда сотруднику нужно компенсировать дополнительные, но неотъемлемые расходы по командировке — суточные. И тут важно помнить о правилах пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А именно суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки в России не облагаются НДФЛ. Предел установлен и для загранкомандировок — 2500 руб.

Да, мы не ошиблись. Для суточных законом установлены те же лимиты, что и для ситуации, когда командированный не смог подтвердить расходы на оплату жилья. Но действуют они отдельно друг от друга. Налог удержите лишь с суммы, превышающей эти нормы. Даже если локальным актом вашей организации предусмотрен больший размер суточных. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 11 июня 2009 г. № 03-04-06-01/133.

А как нужно поступить, если сотрудник уехал в командировку и вернулся из нее в один и тот же день? В таком случае суточные вообще лучше не выдавать. Иначе будете вынуждены рассчитывать НДФЛ с командировочных расходов или защищать свои интересы в суде. К счастью, в последнее время судебная практика складывается в пользу компаний. Подробнее об этом — в комментарии ниже.

Мнение

Вообще, если сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться из командировки домой, суточные ему платить не надо (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако в организации может быть установлен иной порядок. Например, коллективным договором предусмотрена выплата суточных, в том числе при однодневных командировках. В этом случае сотруднику нужно выдать установленную договором сумму. Но проверяющие, как правило, считают такие выплаты доходом работника. И требуют с суточных удержать НДФЛ. С этим до последнего времени соглашались и некоторые судьи. Но совсем недавно Президиум ВАС РФ поставил точку в спорах с суточными в пользу компании (см. постановление от 11 сентября 2012 г. № 4357/12).

Иван Чемичев,
руководитель юридического отдела АКГ «МЭФ-Аудит»

Подтверждающим документом для выплаты суточных будет командировочное удостоверение. И только. Чеки, квитанции, акты и другие бумаги вам для этого не потребуются. Об этом Минфин России выпустил письмо от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741.

Важно

  1. НДФЛ с командировочных расходов удерживать не надо, если расходы на проезд до места командирования подтверждены. Даже если стоимость билетов выше установленного в организации лимита.
  2. Со стоимости питания придется уплатить НДФЛ, если эта сумма указана отдельной строкой в гостиничном счете.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка