Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Проверьте свои расчеты

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Самые необходимые первичные документы

6 ноября 2012 1096 просмотров

В каждом случае будем называть необходимые первичные документы, которые позволят признать расходы в налоговом учете. Лишние первичные документы, которые можно спокойно исключить из привычного набора, необходимого для признания налоговых расходов, выделим особо. Все это мы обобщили в наглядной таблице.

Какими документами подтвердить налоговые расходы

Вид расходов

Обязательные документы

Лишние документы

Арендные платежи

Договор аренды, акт приемки-передачи имущества, ежемесячные счета-фактуры, документы об оплате

Ежемесячные акты

Расходы на корпоративную связь

Договор с оператором связи, приказ руководителя с перечнем работников, которым нужны корпоративные сим-карты, детализированные ежемесячные отчеты

Ежемесячные акты от оператора связи

Компенсация за использование работником личного телефона на службе

Приказ руководителя о выплате сотрудникам ежемесячных компенсаций за использование личного телефона на работе

Ежемесячные акты и детализированные отчеты от оператора связи

Затраты на доставку на условиях самовывоза

Путевые листы, авансовые отчеты, заявления водителей с просьбой выдать деньги на бензин, чеки на покупку ГСМ

Транспортная и товарно-транспортная накладные

Стоимость доставки по договору перевозки

Договор, товарная накладная по форме № ТОРГ-12, а также один из документов — товарно-транспортная или транспортная накладная

Акт об оказании транспортных услуг

Стоимость доставки по договору транспортной экспедиции

Договор, расписка экспедитора, акт об оказании транспортных услуг

Транспортная и товарно-транспортная накладные

Расходы на аренду

Безопасный минимум: Договор аренды, акт приемки-передачи имущества, ежемесячные счета-фактуры, документы об оплате.

Лишние документы: Ежемесячные акты.

В налоговом учете арендные платежи включайте в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Основание — подпункт 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Давайте посмотрим, какими документами обычно на практике обмениваются арендатор и арендодатель. И разберемся, какие из них действительно нужны вам для того, чтобы подтвердить расходы на аренду, а какие можно спокойно исключить. И не пререкаться каждый раз с контрагентом.

Выписывает ли ежемесячно ваш арендодатель акт с суммой арендных платежей?

Договор аренды в письменной форме. Вообще глава 34 Гражданского кодекса РФ содержит требование соблюдать письменную форму договора, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом.

Акт приемки-передачи имущества. Законодательство требует составлять акт или иной подобный документ, только когда речь идет о недвижимости. Но в других случаях стороны договора, как правило, также составляют документ, подтверждающий передачу имущества арендатору.

Ежемесячные счета-фактуры и документы об оплате. Арендодатель ежемесячно выставляет арендатору счет-фактуру, на основании которого одна сторона начисляет НДС, а другая принимает его к вычету. Счета-фактуры можно считать документами, косвенно подтверждающими, что ваша компания продолжает пользоваться арендованным имуществом.

Перечисленные документы — это тот минимум, который необходим для признания арендных платежей в расходах.

Ежемесячные акты. Если ваша компания и арендодатель подписали договор с актом приемки-передачи имущества, то признать расходы в налоговом учете можно без ежемесячных актов об оказании услуг. Ведь договор и акт приемки-передачи подтверждают, что ваша компания получила имущество. А счета-фактуры и документы об оплате доказывают — стороны действуют по договору.

О том, что расходы на аренду можно подтвердить без ежемесячных актов, сказано и в письме Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118. Более того, в другом письме — от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750 — чиновники из финансового ведомства сделали общий вывод о ежемесячных актах. Так вот, по мнению Минфина России, для признания расходов ежемесячные акты нужны, только если стороны предусмотрели в договоре, что они будут обмениваться такой первичкой. Или это требование законодательства.

Расходы на корпоративную сотовую связь

Как правило, если сотрудникам необходимо в рабочих целях звонить с мобильного телефона, компания оплачивает такие расходы. Потраченные суммы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на связь. Основание — подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Перечень же необходимых первичных документов зависит от того, каким образом компания оплачивает телефонные разговоры. Руководство может просто приобрести для сотрудников корпоративные сим-карты. Тогда траты по таким картам будет нести сама компания. Другой способ: сотрудники разговаривают по работе со своих сим-карт. А компания возмещает стоимость служебных звонков.

Компания оплачивает разговоры сотрудников с корпоративных номеров

Необходимые первичные документы: Договор с оператором связи, приказ руководителя с перечнем работников, которым нужны корпоративные сим-карты, детализированные ежемесячные отчеты.

Лишние документы: Ежемесячные акты от оператора связи.

Список документов, которые без проблем позволят обосновать расходы на связь в налоговом учете, чиновники из Минфина России привели в письме от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350. Это договор, ежемесячные отчеты оператора связи, приказ с перечнем сотрудников, которым в рамках служебных обязанностей положена компенсация расходов на связь.

Договор с оператором связи. С оператором связи компания заключает обычный договор на оказание услуг (п. 2 ст. 779 Гражданского кодекса РФ). При этом в соглашении стороны могут закрепить, какими именно документами они будут обмениваться.

Приказ руководителя.В приказе директора важно предусмотреть не только перечень работников, которым нужны корпоративные телефонные карты. Но и лимиты, в пределах которых компания готова оплачивать разговоры. Такой приказ составьте в произвольной форме (образец — ниже).

Возможен и такой вариант. Руководитель дает сотрудникам право разговаривать за счет организации по корпоративным картам, не соблюдая никаких лимитов. Тогда в приказе важно уточнить, что разговоры с таких сим-карт не нормируются. Так вы спишете расходы на связь без проблем. Если же вы забудете сказать про лимит в приказе, могут возникнуть споры с налоговыми инспекторами.

О том, может работник использовать корпоративную связь или нет, стоит написать в должностной инструкции каждого.

Детализированные отчеты от оператора связи. Чиновники из главного финансового ведомства настаивают, что отчет оператора должен быть детализированным. Выполнить это требование несложно, операторы выписывают детализированные счета без проблем. Поэтому по итогам месяца просто не забудьте проследить, чтобы вам выдали именно детализированный отчет по каждой сим-карте, а не общий документ на всю стоимость звонков.

А вот определять, какие именно звонки были сделаны в служебных целях, а какие в личных, не надо. Все звонки в пределах установленного директором лимита можно считать обоснованными.

Ежемесячные акты со стоимостью переговоров. А вот акты, подтверждающие стоимость телефонных звонков за месяц, для признания расходов не нужны. Ведь если вы получаете от оператора связи детализированные отчеты, в них уже есть вся необходимая информация.

Компания оплачивает разговоры сотрудников с личных номеров

Необходимые первичные документы: Приказ руководителя о выплате сотрудникам ежемесячных компенсаций за использование личного телефона на работе.

Лишние документы: Ежемесячные акты и детализированные отчеты от оператора связи.

Если сотрудники используют для деловых разговоров собственные сим-карты, то лучше всего оформить выдачу компенсации за использование личного имущества на службе. Тогда ежемесячно сотрудник будет получать одну и ту же сумму.

А можно ли не оформлять компенсацию и просто каждый месяц возмещать работникам стоимость служебных разговоров? Сделать это сложно. Ведь достоверно узнать стоимость звонков по работе можно только по детализированным ежемесячным отчетам оператора связи. При этом вам придется каждый раз определять, какие звонки с сим-карты являются личными, а какие служебными.

Поэтому проще выдать компенсацию за использование личного мобильника на службе. Сумма компенсации покроет расходы сотрудника на оплату звонков, а также износ его телефонного аппарата.

А установить такую выплату прямо позволяет статья 188 Трудового кодекса РФ.

Приказ руководителя. Размер компенсации достаточно прописать в приказе руководителя. Можно оформить общий приказ на всех работников, которым приходится звонить клиентам со своего телефона. Образец такого документа вы найдете ниже.

Помимо приказа стоит предусмотреть и в должностных инструкциях работников, использующих личные телефоны на службе, что им приходится звонить клиентам.

Отчеты или акты от оператора связи. Чтобы признать расходы в сумме выданных компенсаций работникам, вам достаточно одного приказа. Какие-либо документы от оператора связи здесь не понадобятся. С этим соглашаются и чиновники (подробнее читайте комментарий ниже).

Мнение

Если руководство компании приняло решение выплачивать сотрудникам компенсацию за использование личных телефонов в служебных целях, то подтвердить и обосновать расходы поможет приказ руководителя. В нем пропишите размер компенсации, а также сделайте ссылку на должностную инструкцию сотрудника, которому по работе необходимо осуществлять звонки со своего телефона. На основании этих документов компенсацию можно полностью включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 Налогового кодекса РФ). Требовать же от оператора связи акты об оказании услуг, а также детализированные отчеты здесь нет необходимости. Приказа руководителя достаточно, чтобы подтвердить экономическую обоснованность расходов.

Александра Бахвалова,
специалист отдела Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Расходы на доставку купленного товара

Здесь сразу скажем: проще всего признать в налоговом учете расходы на доставку, если ее стоимость включена в цену товара. В этом случае отдельно подтверждать транспортные расходы вам не придется.

А покупную стоимость товаров в этом случае вы спишете на основании одного документа — товарной накладной по форме № ТОРГ-12 или товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т. Это подтверждает, в частности, письмо Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413. Никакие акты на оказание транспортных услуг тут не понадобятся.

Сложнее обстоят дела, если транспортные расходы покупателю приходится оплачивать отдельно от стоимости приобретаемых товаров. Или когда затраты по перевозке груза несет непосредственный продавец. В этих случаях придется подтвердить не только суммы, направленные на покупку товаров, но и транспортные затраты.

Список необходимых документов зависит от того, как организована доставка.

Доставка собственными силами покупателя

Необходимые первичные документы: Путевые листы, авансовые отчеты, заявления водителей с просьбой выдать деньги на бензин.

Лишние документы: Транспортная и товарно-транспортная накладные.

Если ваша компания сама перевозит товары со склада поставщика, в числе расходов на доставку у вас будут суммы, потраченные на бензин, покупку запчастей, заработная плата водителя и прочие. Посмотрим, каких бумаг достаточно, чтобы подтвердить расходы.

Путевые листы. Для начала важно доказать, что автомобиль компании, в принципе, использовали в производственных целях. А главные помощники в этом деле — путевые листы. Обратите внимание: форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно, если транспортные перевозки не являются основным видом деятельности для вашей компании. Просто не забудьте предусмотреть в бланке обязательные реквизиты, перечень которых содержит статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Кассовые документы. Деньги на покупку бензина и другие расходы на содержание машины обычно выдают водителям из кассы под отчет. В этом случае, чтобы подтвердить расходы, вам понадобится стандартный перечень кассовых документов. А именно заявление водителя с просьбой выдать деньги, авансовый отчет. Такие выводы следуют из Порядка ведения кассовых операций, утвержденного положением ЦБР от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Транспортная и товарно-транспортная накладные. Эти документы не нужны, чтобы подтвердить расходы на доставку, если договор предусматривает самовывоз товаров покупателем. К такому выводу пришли чиновники из Минфина России в письме от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123.

Доставка по договору перевозки

Необходимые первичные документы: Договор перевозки или агентирования, товарная накладная по форме № ТОРГ-12, а также один из документов — товарно-транспортная или транспортная накладная.

Лишние документы: Акт об оказании транспортных услуг перевозчиком.

Доставить товар может и сам продавец. Своими силами или с помощью стороннего перевозчика. Либо покупатель заключает договор с транспортной компанией напрямую. Тут не запутайтесь с документами. Разберемся по порядку.

Договоры перевозки и агентирования. По договору перевозки транспортная компания обязуется перевезти груз за счет отправителя (ст. 785 Гражданского кодекса РФ). Обычно договор с перевозчиком заключает продавец товара. А покупатель компенсирует расходы продавца. В такой ситуации важно правильно оформить договор с поставщиком. Иначе у сторон могут возникнуть риски по НДС (подробно об этом мы писали в статье «Надежные способы принять к вычету НДС с расходов на доставку товаров и коммуналку», опубликована в журнале «Главбух» № 20, 2012).

Лучше всего включить транспортные затраты в стоимость товаров. Если же по каким-то причинам это сделать невозможно, то советуем оформить с продавцом посреднический договор.

Транспортная и товарно-транспортная накладные. В настоящее время одновременно действуют два документа — транспортная накладная, форма которой утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272, а также товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т.

Так вот, ФНС России в этом году выпустила разъяснение, которое позволяет упростить документооборот. По мнению налоговиков, компании подойдет любой документ: транспортная накладная или форма № 1-Т. Главное, чтобы первичка была правильно заполнена (письмо ФНС России от 21 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4681@).

Товарная накладная. Транспортной или товарно-транспортной накладной вы подтвердите только расходы на перевозку. А вот стоимость покупных товаров списать в расходы лучше на основании накладной по форме № ТОРГ-12.

Акт об оказании транспортных услуг. Данных в транспортной накладной или форме № 1-Т достаточно для обоснования расходов на доставку. Вот почему покупателю, чтобы списать расходы, обзаводиться еще и актом об оказании транспортных услуг не надо.

Частые вопросы по первичным документам

Помимо стоимости товара мы оплачиваем расходы на доставку. Можно ли подтвердить все эти затраты без товарной накладной по форме № ТОРГ-12?

Лучше все-таки попросить у поставщика такой документ. Иначе налоговики не признают стоимость товаров в расходах.

Мы заключили с аудиторами договор на проверку нашей бухгалтерской отчетности. Можно ли подтвердить расходы на основании итогового заключения без акта?

Да, если в договоре не предусмотрены поэтапная сдача работ и обязанность аудиторской компании выписывать акты.

Наша компания собирается арендовать помещение. По какой форме надо составить акт о передаче помещения в аренду?

Составьте акт произвольно. А вот унифицированную форму № ОС-1 применяют, когда имущество передают по договору купли-продажи или финансовой аренды (лизинга).

Мы забираем товары со склада поставщика самовывозом. Как нам составить для подтверждения расходов на доставку путевые листы?

Вам достаточно предусмотреть в путевых листах реквизиты, обязательные в силу Федерального закона о бухучете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Доставка по договору транспортной экспедиции

Необходимые первичные документы: Договор, расписка экспедитора, акт об оказании транспортных услуг.

Лишние документы: Транспортная, а также товарно-транспортная накладные.

Организовать доставку товаров за счет покупателя продавец может и по договору транспортной экспедиции (гл. 41 Гражданского кодекса РФ). Либо в роли такового может выступать и сторонний перевозчик.

Но экспедитор не просто доставляет товар. Он оказывает и другие услуги, связанные с транспортировкой, например хранение.

Договор транспортной экспедиции. Если такой договор заключают между собой покупатель и продавец, то обычно его оформляют отдельно от договора поставки.

Экспедиторская расписка и акт. Чтобы признать вознаграждение экспедитору в налоговых расходах, помимо договора понадобятся два документа: акт об оказании транспортных услуг произвольной формы и экспедиторская расписка. Форма второго документа предусмотрена приложением 2 к Порядку оформления экспедиторских документов (приказ Минтранса России от 11 февраля 2008 г. № 23).

Товарно-транспортная накладная и транспортная накладная. Эти документы просто продублируют те же данные, которые содержат расписка и акт. Поэтому такие накладные покупателю не нужны. С этим соглашаются и в Минфине России.

Кроме того, чтобы подтвердить расходы, вам не понадобятся и другие экспедиторские документы. Речь идет о поручении экспедитору и складской расписке.

Важно

  1. Расходы на аренду и сотовую связь можно подтвердить в налоговом учете без ежемесячных актов об оказании услуг. Чиновники с этим не спорят.
  2. Товарно-транспортная и транспортная накладные не понадобятся, если товар доставляют по договору транспортной экспедиции.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы проверяете ИНН контрагента в первичке, которую сдают подотчетники?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка