Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Какие документы необходимы в конце года?

5 декабря 2012 1848 просмотров

В какой форме хранить и как часто распечатывать важные бухгалтерские документы

Документ

Форма хранения

Условия, при которых можно или нужно хранить в данной форме

Когда понадобится распечатать

Основание

Регистры бухгалтерского учета, предусмотренные учетной политикой

Электронная

Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись»

По требованию инспекции, ПФР или ФСС

Пункт 1 статьи 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, пункт 4 ПБУ 1/2008, статья 93 Налогового кодекса РФ, статья 37 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ

Бумажная

Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП

В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров

Регистры налогового учета, предусмотренные учетной политикой

Электронная

Формы заверены ЭЦП

По требованию инспекции

Статьи 93, 313 и 314 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314

Бумажная

Вы не владеете ЭЦП

В сроки, которые вы установили в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров

Книга покупок и книга продаж, журнал учета счетов-фактур

Электронная

Любые

По требованию инспекции, если документы не соответствуют установленному формату и нет ЭЦП

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ 

Бумажная

Данный способ закреплен в учетной политике

До 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала

Регистр по НДФЛ, карточка учета по страховым взносам

Электронная

Вы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись»

По требованию инспекции, ПФР или ФСС

Пункт 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ

Бумажная

Данный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦП

В сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров

Регистры бухгалтерского учета

Как хранить: Можно в электронном виде. Выводить на бумагу надо, если это предусмотрено в учетной политике.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции, ПФР или ФСС.

В учетной политике на этот год вы утвердили формы регистров бухучета, которые применяете. Ведь обязательных бланков нет.

Так вот, распечатывать эти регистры (документы, необходимые в конце года) вам придется, если такое требование вы сами прописали в той же учетной политике. То есть в те сроки, которые самостоятельно установили. Но как минимум за календарный год. Регистры на бумаге заверьте собственноручной подписью. И рядом напишите свои фамилию и инициалы.

Кстати, даже если в учетной политике вы промолчали про распечатки, это, естественно, не запрещает вам распечатать их для себя в любой момент. Допустим, Главную книгу и карточки счета.

Регистры бухучета, которые вы храните исключительно в компьютере, можете не заверять ЭЦП. При условии, что в утвержденных формах вы не предусмотрели реквизит «Подпись».

Ну и само собой, будьте готовы вывести регистры на бумагу по требованию налоговиков или ревизоров из фондов. Заметьте: лишь те, которые вы действительно ведете и назвали их в учетной политике. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10.

Бумажные копии для проверки подпишите. И ниже напишите «верно», свои должность, фамилию и инициалы, а также дату заверения (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459).

Регистры налогового учета и для расчета НДФЛ

Как хранить: Можно постоянно в электронном виде, если регистры заверены ЭЦП. Иначе надо выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции.

Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, вы обязаны вести по разработанным формам, они входят в документы, необходимые в конце года. Каждый регистр должен подписывать работник, ответственный за их составление. То же касается и регистра по НДФЛ, если в утвержденной вами форме есть реквизит «Подпись».

Выходит, эти регистры вы можете хранить в компьютере и не распечатывать, если заверите их ЭЦП. Ведь кодекс не требует выводить налоговые регистры на бумажный носитель. Такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314). Этот вывод справедлив и для регистров по НДФЛ. В пункте 1 статьи 230 кодекса не сказано, в каком именно виде, бумажном или электронном, надо их вести и хранить.

Как часто вы распечатываете регистры, закрепленные в учетной политике?

Электронные регистры распечатать все же понадобится по требованию инспекции. Бумажные копии для проверки надо заверить специальной отметкой (письмо Минфина России от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297). Для удобства можете изготовить штамп с нужными реквизитами. В частности, это данные об ЭЦП, фраза «копия верна» и место для подписи (образец — ниже). Передать регистры через Интернет не получится. ФНС России попросту не вправе утверждать форматы налоговых регистров.

Если ЭЦП вы не владеете, регистры стоит печатать регулярно. Скажем, по закрытии очередного отчетного периода. Для НДФЛ достаточно по итогам календарного года. Если, конечно, вы не предусмотрели ежеквартально или ежемесячно.

Книга покупок и книга продаж по НДС и журнал учета счетов-фактур

Как хранить: Можно в электронной форме. Но передать в таком виде в ИФНС получится, только если заверить ЭЦП.

Когда распечатывать: до 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала.

Вести и хранить книгу покупок и книгу продаж по НДС, а также журнал учета счетов-фактур можно двумя способами — в электронном виде и на бумаге.

Если второй способ вы закрепили в учетной политике, тогда вы должны были распечатывать формы ежеквартально — до 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала. Так что если вы этого по какой-то причине не сделали раньше, то не забудьте распечатать по итогам года.

Каждую распечатку пронумеруйте и прошнуруйте. И отдайте на подпись руководителю.

Кстати, многие бухгалтерские программы на листах выводят дату печати. И допустим, по какой-то причине вы распечатали книгу покупок и книгу продаж, а вместе с ними и журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур за третий квартал (а может, и за все предыдущие) с опозданием. Скажем, 15 декабря. И эта дата отражена на распечатках. Не станет ли это поводом для претензий со стороны налоговиков?

Не переживайте, специально корректировать даты на листах не стоит. За то, что вы вывели книги и журналы на бумагу с опозданием, штрафа не будет. Налоговым кодексом РФ наказание попросту не предусмотрено. А вычеты из-за такого нарушения инспекторы вряд ли снимут, если сами счета-фактуры будут в порядке.

Допустим, вы храните книги и журналы в электронном виде. Тогда по требованию инспекторов регистры можете представлять на проверку через Интернет, если заверите их ЭЦП. То есть распечатывать книги и журналы вам не понадобится.

Кодекс разрешает подавать в налоговую инспекцию электронные документы, которые составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ). А такие форматы книги покупок и книги продаж, а также журнала учета счетов-фактур утверждены приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@. Обратите внимание: книгу покупок и книгу продаж, а также журнал учета счетов-фактур за I квартал 2012 года надо хранить только на бумаге. Это требование устанавливало ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Частые вопросы по распечатке документов

Можно ли распечатать на бумаге с двух сторон и скрепить степлером регистр бухучета?

Да, можно. Закон о бухучете не запрещает печатать их на листах с двух сторон и скреплять. Эти ограничения для налоговых деклараций.

Оштрафуют ли нас, если регистры за год мы распечатаем после сдачи годовой декларации?

Нет. Это не является нарушением. Налоговый кодекс РФ не требует печатать регистры до какого-то определенного срока.

На распечатках регистров не отобразилось название компании. Можно ли вписать от руки?

Да, конечно. Ни Закон о бухучете, ни Налоговый кодекс РФ не запрещают заполнять регистры учета комбинированным способом.

Достаточно ли для подтверждения расходов только заверенных регистров?

Нет, ведь регистры не подтверждают расходы. В них накапливаются данные из первички. Вот только ею вы и сможете доказать сумму расходов.

Карточка учета по страховым взносам

Как хранить: Можно в электронном виде, но безопаснее выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Достаточно по окончании года и по требованию ПФР или ФСС для проверки.

Документы, необходимые в конце года включают в себя и карточку учета по страховым взносам. Все выплаты работникам и начисленные на них взносы вы также учитываете в каком-то специальном документе. Причем отдельно по каждому человеку. Такое требование содержит часть 6 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Скажем, выплаты и взносы можно отражать в индивидуальной карточке учета по форме, которую рекомендуют ПФР и ФСС (письма ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П). Либо в собственном регистре учета таких сумм (письмо Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2010 г. № 286-19). Составлять и хранить эти документы можно как на бумаге, так и в электронном виде. Допустим, в 1С, Excel или другой программе.

Однако электронные карточки все же стоит распечатывать. Достаточно по итогам года. Но можно чаще, к примеру ежеквартально. Ведь такие документы по сути являются учетными регистрами, пусть в законе это прямо и не прописано. В карточках есть все сведения, необходимые для заполнения отчетности в ПФР и ФСС. И выходит, эти документы должен подписывать ответственный за их составление работник. Вот и рекомендуемая форма предусматривает, что ее заверяет главный бухгалтер.

Обратите внимание. Специалисты фондов вправе истребовать на проверках карточки по взносам (ст. 37 Закона № 212-ФЗ, распоряжение Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р). В таком случае вам понадобится за 10 рабочих дней сформировать в программе, распечатать и заверить эти документы. Отправить их через Интернет нельзя, поскольку формат карточки не утвержден. Так что когда в штате сотни или тысячи работников, распечатать эти документы стоит заранее. Иначе вы рискуете не успеть подготовить бумаги. Особенно если ПФР и ФСС проверяют взносы за три предшествующих года. А штраф за просрочку каждого документа, напомним, составляет 200 руб. (ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

Важно

  1. По требованию контролеров надо представлять только регистры, установленные в учетной политике.
  2. Регистры по НДФЛ и карточки по взносам вы можете не печатать и не заверять. Но это придется сделать, если в учетной политике вы предусмотрели, что печатаете их и есть реквизит «Подпись».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка