Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Обоснование расходов на топливо

12 августа 2014 83 просмотра


Печатная версия
Электронный журнал

Есть два варианта, как учесть расходы на ГСМ: в составе материальных (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо как прочие (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Наиболее важные вопросы: какую сумму необходимо принимать к учету и существуют ли какие-либо нормативы для расходов на ГСМ?

14 мая вышло распоряжение Минтранса России № НА-50-р о рекомендованных нормах расхода топлива и масел в автомобильном транспорте. Документ дополняет более старое распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Начиная с 2008 года и вплоть до выхода распоряжения № НА-50-р эти нормы Минтранс России ни разу не дополнял. Между тем автопроизводители существенно расширили свой модельный ряд: появились новые марки автомобилей, новые типы двигателей и т.?д.

В результате за эти шесть лет в перечне норм расхода топлива для автотранспортных средств образовалось много пробелов. Их (но не все!) и заполняет новое распоряжение Минтранса России.

Обратите внимание, нормы расхода топлива, которые разрабатывает Минтранс России, являются рекомендованными. Это касается как старых нормативов 2008 года, так и дополнений текущего года.

Однако эксперты советуют все же использовать нормы Минтранса. Тогда налоговики точно не придерутся к затратам на ГСМ. Да и самой компании будет выгоднее четко закрепить нормативы. Ведь зачастую водители пользуются доверием работодателя и сливают себе оплаченный бензин.

А применять при расчете налога на прибыль нормы, дополненные распоряжением от 14 мая 2014 г. № НА-50-р, можно начиная с 15 мая.

Какими способами можно нормировать затраты на топливо

Чтобы нормировать расходы на ГСМ, достаточно издать соответствующий приказ. В нем пропишите данные об автомобилях и нормативы для них. При этом обязательно сделайте ссылку на распоряжение Минтранса.

Компаниям, которые решили использовать свои нормы, придется провести контрольный заезд, в ходе которого выяснить реальный расход топлива. И составить акт контрольного заезда транспорта. Ниже вы найдете такой акт контрольного заезда транспорта.

Также никто не запрещает использовать данные завода-изготовителя. Но помните: производитель всегда занижает расход – сведения о том, сколько машина «ест» бензина, устанавливают исходя из идеальных условий. То есть предполагается езда налегке по очень хорошей дороге без пробок, причем в идеальных погодных условиях.

Можно обратиться и в специализированную научную организацию, которая разработает обоснованные показатели. Но это, конечно, не бесплатно.

Наконец, компания вправе комбинировать упомянутые выше способы. Проще говоря, сравнить данные завода-изготовителя с нормами Минтранса и контрольного замера. А дальше выбрать наиболее удобный показатель, закрепив это в приказе.

Некоторые делают так: для автомобилей отечественного производства используют нормы Минтранса, а для машин, сделанных за рубежом, – фактический расход. Либо наоборот. Нарушений во всех этих случаях нет.

Как оформить приказ о нормировании расходов на ГСМ

Типовых шаблонов приказа нет. Главное отразить основные моменты.

Во-первых, пропишите дату, с которой действует приказ (1). Далее, важно не забыть о сезонности. Расход топлива в весенне-летний и осенне-зимний периоды отличается. Поэтому желательно установить нормы для каждого из этих периодов отдельно. Как вариант, можно прописать зимние надбавки. Этого будет вполне достаточно.

Во-вторых, сделайте ссылку на документ, на основании которого компания списывает расходы (2). То есть надо упомянуть, что является обоснованием – нормы Минтранса, свои замеры и прочее.

Ну а в-третьих, укажите в приказе данные об автомобилях, для которых вы устанавливаете нормы (3). Чем более детальными будут сведения, тем лучше. Как минимум впишите марку и модель автомобиля, а также его государственный регистрационный знак.

В заключение отмечу, что одного приказа о нормировании, как правило, недостаточно. Помимо этого налоговики требуют путевые листы. Хотя компания может обойтись и ежемесячными актами на списание топлива. Но тогда налоговики скорее всего снимут расходы при проверке.

Отстоять расходы удастся только в суде. Об этом свидетельствует постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60. В данном споре судьи резюмировали: компании, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы. Дело в том, что приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов) адресован именно транспортным предприятиям.

Так выглядит решение судей ФАС Московского округа. Однако стоит отметить, что в тексте приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 прямого указания на это нет. Из этого решения суда следует, что все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все необходимые реквизиты.

Но и это еще не все. Остальные документы зависят от способа покупки ГСМ. Так, если подотчетный сотрудник купил бензин за наличные, понадобится чек ККТ. А чтобы не было проблем с вычетом НДС, нужен счет-фактура заправки. Если этого документа нет, а НДС в чеке упомянут или выделен, вычет применять рискованно. Бывает так, что в чеке НДС не выделен и самого счета-фактуры тоже нет. Тогда материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме по чеку.

В некоторых организациях сотрудник использует для заправки талоны. В таком случае понадобятся сами талоны, акт об их использовании, договор и счет-фактура.

Еще один вариант – топливные карты. Тогда необходимы договор, отчет операций по топливной карте, акт приема-передачи топлива и счет-фактура.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка