Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Компания переезжает в новый офис

8 мая 2014 476 просмотров


Печатная версия
Электронный журнал

Сменить место своей прописки компания может по разным причинам. Скажем, появилась возможность снять за меньшие деньги помещение побольше или арендодатель просто не стал продлевать с вашей организацией договор. В любом случае нужно внести изменения в учредительные и кадровые документы.

Первым делом следует скорректировать устав и учредительный договор (если он есть) и зарегистрировать изменения в налоговой инспекции, которая занимается этими вопросами.

Вам потребуются следующие бумаги:

– решение общего собрания об изменении адреса;

– изменения, вносимые в устав, либо устав в новой редакции в двух экземплярах. Один из них налоговая оставит у себя, а другой вернет вам с соответствующей отметкой;

– лист, А «Сведения о наименовании юридического лица» заявления о государственной регистрации по форме Р13001;

– лист Б «Сведения об адресе (месте нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица __________» (здесь укажите новые данные);

– лист М «Сведения о заявителе».

Также придется перечислить в бюджет пошлину, размер которой на сегодняшний день составляет 800 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Эту сумму вы сможете учесть при расчете налога на прибыль. Основанием будет подпункт 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Ведь согласно пункту 10 статьи 13 кодекса, пошлина отнесена к федеральным налогам. При этом она включается в расходы в полной сумме в день ее начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Попутно замечу, что если у вас акционерное общество и вы затеваете смену адреса после 1 сентября, то не забудьте вот еще о чем. После этой даты больше не будет деления на ЗАО и ОАО. Поэтому закрытым акционерным обществам понадобится сменить в своем названии организационно-правовую форму «Закрытое акционерное общество» на «Акционерное общество». Открытым акционерным обществам, которые публично не размещают ценные бумаги, также нужно сменить «Открытое акционерное общество» на «Акционерное общество». Сведения об этом отразите в том же заявлении по форме № Р13001.

Изменения в ЕГРЮЛ должны быть зарегистрированы не позднее пяти рабочих дней (п. 1 ст. 8, п. 3 ст. 11 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ). Еще через один рабочий день налоговики выдадут вам лист записи Единого государственного реестра юридических лиц и вторую копию устава с внесенными изменениями. Кроме того, налоговики сами передадут сведения о вашем новом адресе в ФСС РФ и ПФР.

Вопрос – А что будет, если просто переехать на новый адрес, сохранив прежний как юридический?

– Это крайне неосмотрительно. Дело в том, что деятельность компании по новому адресу инспекторы трактуют как создание обособленного подразделения. Это в том случае, если по старому месту компания остается хотя бы частично. Если это не так, то ни о каком создании филиала речи не идет, будет просто несовпадение юридического и фактического адресов. Между тем государственная регистрация юридического лица возможна только по местонахождению его постоянно действующего исполнительного органа. То есть в этом случае закон обязывает вас внести изменения в учредительные документы. Иначе вам грозит штраф либо за нарушение срока постановки на учет в инспекции по местонахождению ее обособленного подразделения, либо за уклонение от постановки на учет (ст. 83 и 116 НК РФ).

А теперь разберемся, какие расходы могут возникнуть при переезде компании и как отразить в учете расходы по переезду компании.

Двойная арендная плата

В большинстве случаев переезд организации на новое место не происходит в одночасье. Организация обычно вынуждена тратить некоторое время на ремонт нового помещения. Это приводит к тому, что приходится одновременно оплачивать аренду и старого помещения, в котором пока ведется деятельность, и нового.

На мой взгляд, при расчете налога на прибыль вы можете учесть расходы на одновременную аренду сразу двух офисов. И претензий со стороны инспекторов возникнуть не должно. Основанием будет подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Экономическая целесообразность аренды старого помещения сомнению не подлежит. Расходы по переезду компании, те же расходы же на аренду нового офиса можно обосновать тем, что компании нужно время для того, чтобы подготовить помещения к переезду. Ведь у каждой организации свои требования к организации офисного пространства. Косвенно это подтверждает письмо Минфина России от 15 февраля 2007 г. № 03-03-06/2/26.

К тому же, если у компании много подразделений, перевозить их все сразу, как правило, нецелесообразно. Поэтому может получиться так, что деятельность компании какое-то время будет вестись одновременно по двум адресам. В таком случае обоснованность затрат на аренду обоих помещений очевидна.

Кроме того, судьи уже не раз указывали, что любая организация ведет предпринимательскую деятельность на свой страх и риск. И потому вправе самостоятельно и единолично оценивать эффективность и целесообразность любых своих расходов. В компетенцию инспекторов это никак не входит.

Но, конечно, с переездом лучше не затягивать. Иначе у инспекторов могут возникнуть претензии к обоснованности двойных затрат на аренду с точки зрения статьи 252 НК РФ. Скажем, в ситуации, когда компания оплачивает аренду, а ремонт фактически не ведет.

Вопрос – Наша компания (ООО) переезжает в пределах Москвы. Нужно ли нам менять печать?

– В данном случае необходимости в этом нет.

Согласно пункту 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ООО должно иметь круглую печать с названием компании на русском языке и с указанием ее местонахождения. Следовательно, если меняется местонахождение организации, то печать следует заменить.

Однако в вашем случае организация остается в Москве. Поэтому менять печать не понадобится.

Дополнительные выплаты работникам

При переезде у многих сотрудников компании прибавляется работы – собрать и упаковать вещи, расставить мебель, отсоединить и заново настроить компьютерную технику.

Чтобы не нарушать нормальный рабочий процесс, переселение часто откладывают на «после работы» или вообще на выходные. Между тем за работу во внеурочное время полагается дополнительная оплата.

Работу, официально выполненную сверх установленного трудового графика, оплачивают в повышенном размере. Минимальная норма таких выплат предусмотрена статьей 152 ТК РФ.

Для первых двух часов переработки установлен полуторный коэффициент, для последующих – двойной. Компания вправе установить и более высокие размеры оплаты сверхурочной работы с учетом доплат и надбавок. Но в любом случае конкретный порядок оплаты сверхурочных должен быть прописан в коллективном или трудовом договоре.

По желанию работника за переработку ему можно предоставить дополнительное время отдыха вместо повышенной оплаты. При этом если человек отработал сверхурочно, скажем, четыре часа, то и отдыхать в связи с этим он вправе не менее четырех часов.

Теперь о работе в выходные. В статье 153 ТК РФ предлагается два варианта оплаты за работу в такие дни. Первый – в двойном размере, второй – по обычным ставкам плюс отгул. В последнем случае даже за несколько часов работы в выходной или праздник работнику полагается полный свободный день (письмо Роструда от 31 октября 2008 г. № 5917-Т3). Причем что именно предпочесть – двойную оплату или отгул – работник вправе решить самостоятельно. А вот компания не может в одностороннем порядке обязать работника взять отгул.

Добавлю, что дополнительные начисления работникам, связанные с переездом, включают в состав расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ).

На практике возможна и обратная ситуация – переезд затягивается, и работники компании, упаковав все свои вещи, не могут приступить к своим обязанностям на новом месте. То есть работа встает. В таком случае компания не вправе без согласия работников отправлять их в отпуска за свой счет. Не договорившись с сотрудниками, работодатель может лишь оплатить простой в размере не менее 2/3 средней зарплаты (ст. 157 ТК РФ).

Если компания нарушит это правило, ее могут оштрафовать по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штраф для должностных лиц составит от 1000 до 5000 руб., для организации – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Вопрос – Нужно ли новый адрес компании отражать в трудовых договорах?

– Да. По общему правилу в трудовом договоре обязательно должно быть указано место работы, то есть фактический адрес компании (ст. 57 ТК РФ). Поэтому, меняя адрес, компания должна внести изменения во все трудовые договоры, заключенные с сотрудниками. Или оформить с каждым из них дополнительное соглашение, указав в нем новый адрес. Кроме того, если компания переезжает в другую местность (например, из Москвы в область), она обязательно должна заручиться письменным согласием работников (ст. 72.1 ТК РФ). Конечно, не все сотрудники захотят переезжать в другую местность. В этом случае у компании есть право расторгнуть с ними трудовые соглашения. Формулировка в трудовой книжке при этом будет такая: «Уволен в связи с отказом от переезда в другую местность вместе с работодателем, п. 9 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ».

Услуги сторонних организаций и грузчиков

Если при переезде вы используете транспорт организации, то можно учесть все расходы на его содержание и эксплуатацию. Основанием будет подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Если своего транспорта нет, можно воспользоваться услугами специализированных агентств. Такие компании предоставляют не только транспорт, но и грузчиков.

Начнем с транспортных услуг. В подпункте 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ указано, что к материальным расходам (стоимости услуг производственного характера, оказанных сторонними исполнителями) относится оплата перевозок внутри организации. Такими перевозками можно назвать и рейсы, связанные с переездом. Поэтому стоимость транспортных услуг учитывается при расчете налога на прибыль.

Что касается суммы, заплаченной грузчикам, то подходящего пункта для них в Налоговом кодексе нет. Но поскольку перечень учитываемых затрат открыт, в этой ситуации можно использовать подпункт 49 пункта 1 статьи 264 кодекса. Ведь вряд ли инспекторы будут оспаривать обоснованность затрат на переезд. В конце концов, в каком месте компании вести свой бизнес, решает ее руководство.

Кроме того, компания вправе сама нанять грузчиков, заключив с ними гражданско-правовые договоры, например подряда. Тогда их вознаграждения совершенно законно можно рассматривать как расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Единственное, придется заплатить «зарплатные» налоги, но за минусом взносов в ФСС. А взносы на страхование от несчастных случаев перечисляются с выплат по договору гражданско-правового характера, только если в договоре прямо указано на это (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Обратите внимание: вы можете заключить такие договоры не только со сторонними людьми, но также и со своими собственными сотрудниками. Суммы, выплаченные штатным работникам по гражданско-правовым договорам, можно учесть на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина России от 21 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/495). Главное, чтобы работы, которые сотрудник выполняет по гражданско-правовому договору, не пересекались с его прямыми должностными обязанностями.

Например, если менеджер в свое нерабочее время занимается погрузкой и разгрузкой имущества компании на новом месте, то эта работа никак не связана с его основными обязанностями. Поэтому выплаты за нее обоснованны и могут быть без проблем учтены при расчете налога на прибыль. И совсем другое дело, если договор подряда на погрузку-разгрузку заключен со штатным грузчиком. Экономическая обоснованность таких расходов более чем сомнительна, даже если он трудится в нерабочее время.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка